Dienstpläne im Kalender anzeigen

Mit dieser Funktion können sich Ihre Mitarbeiter den ALEX - Dienstplan im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen lassen.


Der Aktualisierungsintervall ist von der eingesetzten Kalender-Software (Google Kalender, Outlook,...) abhängig.

Besetzungsreport anlegen

Um festzulegen, welche Dienste in den Google- oder Outlook-Kalender übertragen werden sollen, ist es notwendig, einen Besetzungsreport anzulegen. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Im Navigator bei dem Punkt „Besetzungsreport“ auf das grüne Plus klicken (= neuen Report anlegen).

Test.png

  • Den Besetzungsreport umbenennen, indem Sie in der Werkzeugleiste auf Zettel.png klicken.
  • Fügen Sie anschließend jene Dienste ein, die Sie gerne im Google- oder Outlook-Kalender angezeigt haben möchten:
    • Machen Sie dazu einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen“ -> „Dienst“ aus.
    • Wählen Sie nun jene Planungseinheit aus, für die Sie den Besetzungsreport anlegen → Planungseinheit mit Doppelklick auswählen.
    • Klicken Sie auf „Ausführen“.
    • Es werden alle Dienste der Planungseinheit angezeigt.
    • Markieren Sie die relevanten Dienste und klicken Sie auf „Öffnen“.

Bild.png


  • Wenn Sie auch Planungscodes, Aufgaben etc. im im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
    • Machen Sie einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen" -> „Planungscode“ / "Aufgabe" etc. aus.
    • Markieren Sie die gewünschten Planungscodes/Aufgaben etc. und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“.

iCal-Link per E-Mail versenden oder generieren

iCal-Link per Mail versenden

  • Versenden an einzelnes Personal:
    • im Navigator bei Personal auf die Lupe klicken
    • Mitarbeiter suchen
    • beim Mitarbeiter Rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"


  • Versenden an gesamtes Personal:
    • im Navigator bei Personal auf die Lupe klicken
    • beim Suchbegriff einen "*" eingeben und die Suche ausführen
    • alle Mitarbeiter markieren -> Rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"


  • WICHTIG!: E-Mail-Adresse eintragen
    • Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um den Link senden zu können, muss eine gültige E-Mail-Adresse bei jedem Mitarbeiter eingetragen werden.


OPTIONAL: iCal-Link generieren

  • Dienstplan eines bestimmten Mitarbeiters für den Google- oder Outlook-Kalender freigeben:
    • im Navigator bei Besetzungsreport auf die Lupe klicken
    • gewünschten Besetzungsreport suchen
    • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
    • es öffnet sich das Fenster „Personal“ → gewünschten Mitarbeiter suchen und mittels Doppelklick auswählen
    • den nun generierten Link an den Mitarbeiter weitergeben


  • Dienstplan des gesamten Personals für den Google- oder Outlook-Kalender freigeben (in diesem Fall wird der gesamte Dienstplan, d.h. von allen Mitarbeitern, in den Google- oder Outlook-Kalender importiert)
    • im Navigator bei Besetzungsreport auf die Lupe klicken
    • gewünschten Besetzungsreport suchen
    • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
    • den nun generierten Link an den Mitarbeiter weitergeben

Bese.png

Installation im Kalender

Google-Kalender

  • unter „Weitere Kalender“ auf „Über URL hinzufügen“ klicken

Google.png

  • den Link im Feld „URL“ einfügen und anschließend auf „Kalender hinzufügen“ klicken

Url.png

Outlook-Kalender

  • iCal-Link Datei auf Ihrem PC speichern:
    • im Navigator bei Besetzungsreport auf die Lupe klicken
    • gewünschten Besetzungsreport suchen
    • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal" bzw. „iCal Link“ auswählen
    • Um den generierten Link zu speichern, muss dieser markiert und mit Rechtsklick „Zu http://alex...“ ausgewählt werden

I.png

  • Es öffnet sich ein Fenster, um die Datei zu speichern


Pp.png


bis Outlook 2007

2007.png

  • Im nächsten Schritt fragt Sie Outlook nach dem zu importierenden Format. Wählen Sie "iCalendar oder vCalendar Date importieren".

Import.png

  • Wählen Sie nun die zuvor auf Ihrem PC gespeicherte ics-Datei aus (zb: alex_calender.ics).
  • Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, werden Sie gefragt, ob Sie den Kalender als neuen Kalender öffnen möchten oder ob Sie die Termine in Ihren Kalender integrieren möchten.

Out.png


  • Als neuen Kalender öffnen: Hier wird ein neuen Kalender im Outlook erstellt.
  • Importieren: Hier werden die Termine in Ihren bestehenden Kalender integriert.

Outlook 2010

  • Starten Sie Ihr Outlook-Programm. Klicken Sie auf “Datei” – “Öffnen” und auf “Kalender öffnen“. Suchen Sie die iCalendar-Datei (*.ics).

Hallo.png

Outlook 2013

  • Starten Sie Ihr Outlook-Programm, klicken auf “Datei” – “Öffnen und exportieren” und auf “Kalender öffnen“. Suchen und öffnen Sie die iCalendar-Datei (*.ics).

Ende.png


Bit Factory interne Zusatzinfos