Organisationscheckliste: Unterschied zwischen den Versionen

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Vor der Inbetriebnahme von Alex<sup>®</sup> ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären. Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:
Vor der Inbetriebnahme von {{Alex}} ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.  


[[Bild:DienstplanDatenkreislauf.JPG|800px]]
Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:


Wir bitten Sie, diese Checkliste sowie die [[Abrechnungscheckliste]] ausgefüllt zum [[Projektorganisation | Organisationsgespräch]] mitzubringen. Danke!
{{AlexBildDunkel|'''Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten'''|[[Bild:DienstplanWorkflow.JPG|800px]]|}}


==Unternehmensstruktur==


== Technische Voraussetzungen ==
*Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
**Welche Bereiche gibt es?
*Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in {{Alex}} abgebildet werden?<br>
*Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in {{Alex}} angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen


(Details zu den [[Mindestanforderungen an Hardware und Software]] finden Sie [[Mindestanforderungen an Hardware und Software|hier]].)
==Interne Workflows==


== Unternehmensstruktur ==
*Wie gelangen Dienstpläne in {{Alex}}?
*Wie gelangen Istzeiten in {{Alex}}?
**Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
**Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
**Wer trägt die Abwesenheiten in {{Alex}} ein?
*Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
**Urlaubsanträge + Genehmigungen
**Überstundengenehmigungen
*Einbinden der Mitarbeiter
**Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
**Stundennachweis per E-Mail versenden
**[[Personal Cockpit|{{Alex}}-Cockpit App]]
***nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
***als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
***als Stempeluhr verwenden
**Arbeiten mit der {{Alex}}-[[Wunschdienstplan|Wunschdienstplanung]]


* Wer ist der Alex<sup>®</sup>-Projektverantworliche?
==Zeiterfassung mit Stempelungen==


*Welche Bereiche sollen stempeln?
*Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
**{{Alex}}-Stempeluhr
**PC + Lesegerät
**Smartphone
**Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips


*Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
**Arzt
**Einsatz Rufbereitschaft


* Wer wird mit Alex<sup>®</sup> arbeiten? Welche Aufgaben sind in Alex<sup>®</sup> zu erledigen?
*Behandlung der gestempelten Zeiten
<u>Alex-Anwender      Aufgabe                </u>
**Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
* <span style="color:#8B8B83;">Hr. Huber        SUPERVISOR für die gesamte Einrichtung </span>                                       
**Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
* <span style="color:#8B8B83;">Fr. Berger      DIENSTPLANUNG Station/Abteilung x </span>             
**Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
* <span style="color:#8B8B83;">Fr. Bauer        LOHNVERRECHNUNG </span>             
**Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
*                                        
*                                        
*                                        


* Welche Bereiche und Planungseinheiten werden in Alex<sup>®</sup> abgebildet?
*Gibt es Kannarbeitszeiten?
<u>Kurzzeichen        Bezeichnung              </u>
*Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
* <span style="color:#8B8B83;">1.OG            Bereich Pflege: Pflege 1. Obergeschoss</span>             
*Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
* <span style="color:#8B8B83;">1.OG            Bereich Pflege: Pflege 2. Obergeschoss</span>             
* <span style="color:#8B8B83;">CHIR            Bereich Pflege: Chirurgie </span>             
* <span style="color:#8B8B83;">CHIR            Bereich Pflege: Radiologie </span>             
* <span style="color:#8B8B83;">DOC_CHIR        Bereich Ärzte: Anästhesie </span>                                                   
* <span style="color:#8B8B83;">VERW            Bereich Verwaltung: Personalbüro </span>                                       
*                                         
*                                         
*


* Mit welchen Planungseinheiten wird gestartet - welche sind die Piloteinrichtungen?
*Pausen
<u>Kurzzeichen        Bezeichnung</u>
**Werden Pausen gestempelt?
* <span style="color:#8B8B83;">1.OG            Bereich Pflege: Pflege 1. Obergeschoss</span>             
**Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
* <span style="color:#8B8B83;">CHIR            Bereich Pflege: Chirurgie </span>             
* <span style="color:#8B8B83;">DOC_CHIR        Bereich Ärzte: Anästhesie </span>                                                   
* <span style="color:#8B8B83;">VERW            Bereich Verwaltung: Personalbüro </span> 
*
*
*


* Welche Berufsgruppen werden benötigt?
*Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
<u>Kurzzeichen        Bezeichnung</u>
**Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
* <span style="color:#8B8B83;">FA              Facharzt</span>   
**Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
* <span style="color:#8B8B83;">DGKP            Diplomiertes Gesundheits- und Krankenpflegepersonal</span>   
* <span style="color:#8B8B83;">MTA              Medizinisch - Technische AssistentIn</span> 
*
*
*


== [[Schnittstellen]] ==
*Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?


* Welche Schnittstellen zu Fremdsystemen werden benötigt?
==Genehmigungsverfahren==
(Welche [[Schnittstellen]] möglich sind erfahren Sie [[Schnittstellen|hier]].)
Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:


Wir bitten Sie Musterschnittstellen für das Organisationsgespräch vorzubereiten. Danke!
*Wer sind die Antragssteller?
**Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
*Wer genehmigt die Anträge?
**Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
**Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
**Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
*Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
*Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
*Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
**Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
**Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge


<u>Schnittstelle            Fremdsystem</u>
<br />
* Lohnverrechnung            <span style="color:#8B8B83;">z.B.: SAP</span>  
* Abwesenheiten
* Stationseinsätze (Pooleinsätze Schüler)
* Zeiterfassung


== [[Zeiterfassung]] ==
==[[Aufgabenplanung]]==
Sollen Aufgaben (Maschinen, Geräte, Klienten, Arbeitsplätze, etc.) in Alex verplant werden?


Sie möchten die Zeitstempelungen ("Kommt/Geht-Zeiten") elektronisch über eine [[Stempeluhr]] erfassen? Hier finden Sie einen Leitfaden, worauf Sie bei der Inbetriebnahme achten sollen:
*Welcher Bedarf muss bei den jeweiligen Aufgaben gedeckt sein?
*Müssen gewisse Qualifikationen pro Aufgabe vorhanden sein, um diese zu besetzen?
*Wie werden die Aufgaben verplant? Monatlich, bereits fix im Dienstrad?


Wenn mit Aufgaben gearbeitet werden soll, dann bitte die im Anhang befindliche Datei ausfüllen und dem Projektmanager zukommen lassen.
<br />
==[[Schnittstellen]] zu Fremdsystemen==


*Welche Schnittstellen werden benötigt?
**Variable Bezüge (Lohnarten)
**Abwesenheiten
*Sonstige


Für wieviele Mitarbeiter soll die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?  __________________
==Projektorganisation==


*Wer ist der Projektverantwortliche?
*Gibt es Pilotabteilungen?
*Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
*Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
*Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
*Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
*Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
*Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt


Betrifft dies das gesamte Personal oder nur Teile (z. B. bestimmte Berufsgruppen oder Abteilungen)?
zurück zur [[Projektorganisation]]
 
* <span style="color:#8B8B83;">Pflegepersonal </span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Ärtzepersonal </span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Radologie </span>             
* <span style="color:#8B8B83;">Verwaltung </span>             
*                                         
 
 
Welche ABWESENHEITEN und BESONDEREN ANWESENHEITEN sollen elektronisch erfasst werden?
 
* <span style="color:#8B8B83;">Arztweg</span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Behördenweg</span>             
* <span style="color:#8B8B83;">Besprechung </span>             
*                                         
 
 
Sind die Begriffe „Kernarbeitszeit“ / „Kannarbeitszeit“ im Sprachgebrauch verankert und wenn ja, gibt es einheitliche Zeitgrenzen für Kern-/Kannarbeitszeit.
 
* Kernarbeitszeit: hier MUSS der Mitarbeiter anwesend sein
* Kannarbeitszeit: der Gleitzeitrahmen, der dem Mitarbeiter außerhalb der Kernarbeitszeit zum Ein/Ausstempeln zur Verfügung gestellt wird
 
 
Gibt es interne Vereinbarungen (Betriebsvereinbarungen) oder sonstige Richtlinien für die Bewertung der gestempelten Zeiten?
 
* <span style="color:#8B8B83;">minutengenaue Abrechnung</span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">früheste Einstempelungen / späteste Ausstempelungen</span>             
* <span style="color:#8B8B83;">Überstundenargumentation via Texteingabe</span>             
*                                         
 
 
Bitte beachten Sie:
 
* Je nach Aufstellungsort der Stempeluhr entstehen Wegzeiten oder Umkleidezeiten, die als Arbeitszeit anfallen können.
 
 
Wie ist mit Pausenzeiten zu verfahren?
 
* <span style="color:#8B8B83;">Pausenzeiten sind abhängig von Diensten</span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Pausenzeiten sind abhängig von einer geleisteten Mindeststundenanzahl (lt. AZG: 6.0 Std.)</span>             
*                                         
 
 
Durch die Einführung des Echtzeitsystems sind tägliche Arbeiten zu erledigen sind (haben alle gestempelt, welche Ausnahmen gibt es, wer hat vergessen und warum, Nachtrag von Auswärtseinsätzen wie Dienstreisen, ...)? Wie wird die Verantwortung verteilt?
 
* <span style="color:#8B8B83;">Verantwortung beim Dienstplanverantwortlichen</span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Verantwortung in den Personalstellen</span>             
* <span style="color:#8B8B83;">Verantwortung beim Mitarbeiter selbst</span>             
*                                         
 
Welche Informationen sollen die Mitarbeiter an der [[Stempeluhr]] erhalten?
 
* <span style="color:#8B8B83;">Vormonatsguthaben</span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Stundenkonto des aktuellen Monats</span>             
* <span style="color:#8B8B83;">Plus-Minus-Konto des aktuellen Monats</span>             
* <span style="color:#8B8B83;">Gesamtguthaben (Vormonat plus aktueller Monat</span>                                       
* <span style="color:#8B8B83;">Resturlaub</span>             
*                                         
 
 
Wie ist mit Zeiten zu verfahren, die ausserhalb der Kannarbeitszeit („Überzeit zu früh / zu spät“) geleistet werden?


* <span style="color:#8B8B83;">Stunden bei Bedarf auszahlen</span>                                       
{{AttachmentsList}}
* <span style="color:#8B8B83;">Stunden bei Bedarf gutschreiben</span>             
* [[Medium:Vorlage Aufgaben - Bedarf pro Wochentag.xlsx|Vorlage_Aufgaben_-_Bedarf_pro_Wochentag.xlsx]] -- [[Benutzer:ClaudiaW]], 13. Januar 2022, 14:02
*                                         
{{AttachmentsList/End}}
 
 
 
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Aktuelle Version vom 2. August 2022, 09:26 Uhr

Vor der Inbetriebnahme von Alex® ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.

Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:

Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten
DienstplanWorkflow.JPG

Unternehmensstruktur

  • Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
    • Welche Bereiche gibt es?
  • Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in Alex® abgebildet werden?
  • Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in Alex® angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen

Interne Workflows

  • Wie gelangen Dienstpläne in Alex®?
  • Wie gelangen Istzeiten in Alex®?
    • Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
    • Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
    • Wer trägt die Abwesenheiten in Alex® ein?
  • Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
    • Urlaubsanträge + Genehmigungen
    • Überstundengenehmigungen
  • Einbinden der Mitarbeiter
    • Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
    • Stundennachweis per E-Mail versenden
    • Alex®-Cockpit App
      • nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
      • als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
      • als Stempeluhr verwenden
    • Arbeiten mit der Alex®-Wunschdienstplanung

Zeiterfassung mit Stempelungen

  • Welche Bereiche sollen stempeln?
  • Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
    • Alex®-Stempeluhr
    • PC + Lesegerät
    • Smartphone
    • Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips
  • Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
    • Arzt
    • Einsatz Rufbereitschaft
  • Behandlung der gestempelten Zeiten
    • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
    • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
    • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
    • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
  • Gibt es Kannarbeitszeiten?
  • Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
  • Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
  • Pausen
    • Werden Pausen gestempelt?
    • Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
  • Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
    • Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
    • Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
  • Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?

Genehmigungsverfahren

Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:

  • Wer sind die Antragssteller?
    • Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
  • Wer genehmigt die Anträge?
    • Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
    • Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
    • Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
  • Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
  • Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
  • Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
    • Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
    • Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge


Aufgabenplanung

Sollen Aufgaben (Maschinen, Geräte, Klienten, Arbeitsplätze, etc.) in Alex verplant werden?

  • Welcher Bedarf muss bei den jeweiligen Aufgaben gedeckt sein?
  • Müssen gewisse Qualifikationen pro Aufgabe vorhanden sein, um diese zu besetzen?
  • Wie werden die Aufgaben verplant? Monatlich, bereits fix im Dienstrad?

Wenn mit Aufgaben gearbeitet werden soll, dann bitte die im Anhang befindliche Datei ausfüllen und dem Projektmanager zukommen lassen.

Schnittstellen zu Fremdsystemen

  • Welche Schnittstellen werden benötigt?
    • Variable Bezüge (Lohnarten)
    • Abwesenheiten
  • Sonstige

Projektorganisation

  • Wer ist der Projektverantwortliche?
  • Gibt es Pilotabteilungen?
  • Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
  • Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
  • Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
  • Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
  • Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
  • Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt

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