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von Claudia Datinger

Stempelnachbearbeitung: Unterschied zwischen den Versionen

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Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:
Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:
*Der Mitarbeiter verwechselt die Felder auf der Stempeluhr
*Der Mitarbeiter stempelt mehrmals (bspw. 2 Mal für den Dienstbeginn)
*Der Mitarbeiter vergisst auf eine Stempelung


==Typen von Stempelungen==
*Der Mitarbeiter vergisst zu stempeln
Mögliche Stempelungen und deren Bearbeitung werden hier beschrieben. Dabei muss zwischen drei Typen von Stempelungen unterschieden werden:
*Der Mitarbeiter stempelt mehrmals
*KOMMT / GEHT: Stempelungen zu Dienstbeginn und Dienstende
*Der Mitarbeiter stempelt Kommt statt Geht
*ABWESENHEITEN: Stempelung von Abwesenheiten wie Arztbesuche, Behördengänge etc. (beim [[Planungscode]] muss bei Planungscodeart "Abwesend" hinterlegt sein)
*Der Mitarbeiter stempelt an einem freien/abwesend geplanten Tag
*ANWESENHEITEN: Stempelung von Anwesenheiten wie Besprechungen, interne Fortbildungen etc. (beim [[Planungscode]] muss bei Planungscodeart "Anwesend" hinterlegt sein)


==Darstellung auf der Stempeluhr==
=== Welche Tage müssen bearbeitet werden? ===
Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:
 
* [[Standeskontrolle]]:
** Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.
 
*[[DienstplanerWindows#Meldungsfenster|Meldungsfenster]]:
**Ein schwerer Fehler erscheint in der Namensspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel
 
=== Nachbearbeitung ===
Die Nachbearbeitung der Stempelungen erfolgt über das Kommt-/Gehtfenster.
 
Die Kommt-/Gehtzeiten werden zur Nachvollziehbarkeit in unterschiedlichen Farben dargestellt:
{| class="wikitable alex-blue"
!Farbe
!Bedeutung
!Darstellung
|-
|Grün
|Die Stempelung ist in Ordnung und Kommt von der Stempeluhr/App
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762508921712.png|500x500px]]
|-
|Weiss
|Die Zeit wurde manuell eingegeben/nachbearbeitet
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762508970120.png|500x500px]]
|-
|Rot
|Die Stempelung muss nachbearbeitet werden
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762509018189.png|500x500px]]
|-
|Blau
|Die Stempelung wurde storniert
|
|}
 
 
Die Nacherfassung kann manuell oder über die Stempel Autokorrektur durchgeführt werden.


Auf der Stempeluhr gibt es die unterschiedlichsten Felder, die zum Stempeln verwendet werden. Diese sind in der oben angeführten Abbildung farblich gekennzeichnet:
==== Manuelle Bearbeitung ====
*Rot: KOMMT / GEHT
Die fehlerhaften Stempelungen werden direkt im Kommt-/Gehtfenster bearbeitet und mittels manueller Eingabe eingetragen.
*Grün: ABWESENHEIT (Bsp.: Arztbesuch)
*Blau: ANWESENHEIT (Bsp.: Besprechung)


Hier gibt es nähere Informationen, wie ein [[Planungscode]] auf der Stempeluhr angezeigt werden kann: [[Stempeluhr]]
{| class="wikitable alex-blue"
!Beispiel
!Ausgangssituation
!Lösung
!Endsituation
|-
|Kommt oder Geht Stempelung fehlt
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762509018189.png|500x500px]]
|Die fehlende Zeit eintragen
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762509676665.png|500x500px]]
|-
| rowspan="2" |Keine Stempelung vorhanden
| rowspan="2" |[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762509763503.png|500x500px]]
|Kommt- und Gehtzeit nachtragen
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762509818893.png|500x500px]]
|-
|Abwesenheit im Dienstplan eintragen
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510063893.png|500x500px]]
|-
|2 Mal Kommt oder Geht gestempelt
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510230732.png|500x500px]]
|Die fehlerhafte Stempelung löschen und die fehlende Stempelung manuell eintragen
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510371240.png|500x500px]]
|-
|2 Geht - Stempelungen
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510501705.png|500x500px]]
|Zeile mit der falschen Stempelung löschen, bei Bedarf Gehtstempelung korrigieren
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510752401.png|500x500px]]
|-
|Stempelung am freien Tag (kein Dienst)
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510819161.png|500x500px]]
|Dienst/Planungscode eintragen
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762510865059.png|500x500px]]
|}Wichtig: Die Bearbeitung sollte nicht am aktuellen Tag durchgeführt werden


==Wie kann man nachzubearbeitende Stempelungen erkennen?==
==== Stempel Autokorrektur ====
Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:
Im Kommt-Geht-Fenster sowie in der Werkzeugleiste des Dienstplans gibt es zwei Funktionen zur automatischen Korrektur von Stempelfehlern:
* [[Kompaktübersicht für Dienstplanverantwortliche#Meldungsfenster|Meldungsfenster]]: Ein schwerer Fehler erscheint in der Namenspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel
 
{{AlexBild|Funktionen in der Werkzeugleiste|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762511759166.png]]}}
 
<span><br /></span>
Verwendet man diese Funktionen in der Werkzeugleiste, so werden die Stempelfehler '''für den gesamten Plan''' automatisch wie folgt beschrieben korrigiert.
 
===== Stempelfehler automatisch korrigieren =====
Diese Funktion kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:
*'''Mehrere Kommt'''-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander:
**nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
*'''Mehrere Geht'''-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander:
**nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
*'''Zwei Mal Kommt''' länger als 2 Minuten getrennt:
**wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
*'''Abwesenheitsstempelung''' (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes
 
''Anmerkung zu den folgenden Beispielen: die [[Pausenabzug_automatisch|AutoPause]] entsteht nicht durch die automatische Korrektur der Zeitstempel, sondern weil in diesem System eine [[Pausenabzug_automatisch|automatische Ruhepause]] hinterlegt ist.''
 
{{AlexBild|Stempelfehler automatisch korrigieren|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762512212538.gif]]}}
 
<span><br /></span>
{| class="wikitable alex-blue"
!Beispiel
!Ausgangssitatuation
!Endsituation
|-
|Mehrfache '''Kommt''' - Stempelung
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762512719633.png]]
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762512739611.png]]
|-
|Mehrfache '''Geht''' - Stempelung
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763143701.png]]
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763184690.png]]
|-
|Stempelung '''Kommt''' statt '''Geht''' um 16:00
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763249329.png]]
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763267704.png]]
|-
|Stempelung '''Geht''' statt '''Kommt''' um 06:30
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763317730.png]]
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763337123.png]]
|-
|Mitarbeiter hat statt ''Ende Arzt'' um 11:00 Uhr ''Kommt'' gestempelt.
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763617812.png]]
|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762763641579.png]]
|}
 
===== <span> </span>Fehlende Stempel auf "geplant" ändern =====
Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.


* [[Standeskontrolle]]: Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.
{{AlexBildDunkel|Fehlenden Geht-Stempel automatisch korrigieren|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762764331229.gif]]}}


==Nachbearbeitung==
=== Spezielle Funktionen ===
===Vorgehensweise===
Fehlende Stempelungen werden am besten über "Stempel manuell erfassen" nacherfasst. Eine Bearbeitung über das Kommt-/Geht-Fenster ist auch möglich. Erstere Variante hat jedoch Vorteile:


* Fehlt eine Beginn-Stempelung (KOMMT, Beginn Planungscode) und soll diese unmittelbar nacherfasst werden (aktueller Tag) sollte dies über die "Stempel manuell erfassen" erfolgen, da bei es bei Eingabe im Kommt-/Geht-Fenster ansonsten zu Problemen mit der GEHT-Stempelung kommt (Darstellung). Dies würde beispielhaft wie folgt aussehen:
==== Funktion "Zeitstempel anzeigen" ====
Beispiel: Die KOMMT-Stempelung wird unmittelbar nach Dienstbeginn manuell im Kommt-/Geht-Fenster nacherfasst. Der Mitarbeiter stempelt sein Dienstende.
Mithilfe dieser Funktion kann man sich alle Stempelungen des Mitarbeiters des aktuellen Monats anzeigen lassen:


{{AlexBild|Zeitstempel anzeigen|[[Datei:Stempelnachbearbeitung 1762504790949.png|300px]]}}


* Wird ein Dienst im Monatsplan gelöscht, gehen alle manuellen Änderungen und Eingaben im Kommt-/Geht-Fenster verloren. Stempelungen (von der Stempeluhr, über "Stempel manuell erfassen") bleiben erhalten.
Diese Auflistung enthält nur Stempelungen von der Stempeluhr, der Handy App oder Stempelungen aus der Funktion "Stempel manuell erfassen". Manuell eingetragene Zeiten im Kommt-/Gehtfenster sind hier nicht sichtbar.


===Stempel manuell erfassen===
Die Funktion wird über das Kontextmenü in den Summenspalten aufgerufen:
Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:
* Personalsuche - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
* Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
* Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste in eine beliebige Summenspalte beim jeweiligen Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen


Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:
{{AlexBild|Rechtsklick in den Summenspalten des Mitarbeiters|[[Datei:Stempelnachbearbeitung_1762504985569.png|200px]]}}


[[Bild:Stempelung erfassen.PNG]] [[Bild:Stempelung erfassen PC.PNG]]
==== Funktion "Stempel manuell erfassen" ====
Diese Funktion dient der Nacherfassung einer Stempelung, welche behandelt wird, als ob diese von einer Stempeluhr kommt.


#Es kann ausgewählt werden, ob es sich um eine KOMMT- oder GEHT-Stempelung handelt.
Im Kommt/Gehtfenster wird diese dann auch mit der Farbe "grün" dargestellt.Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:
#Datum
#Uhrzeit
#Auswahl Plaungscode


===Zeitstempel anzeigen===
*Personalsuche: Kontextmenü
Befindet man sich im Monatsplan, kann man sich durch Klick mit der rechten Maustaste in eine beliebige Summenspalte des jeweiligen Mitarbeiters mit der Funktion "Zeitstempel anzeigen" sämtliche Stempelungen des Mitarbeiters anzeigen lassen. Das Fenster sieht wie folgt aus:
*Dienstplan: Kontextmenü in der Summenspalte des Mitarbeiters


[[Bild:Zeitstempel anzeigen2.PNG|400px]]
​Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:


Bei Bedarf könnten einzelne Stempelungen in diesem Fenster storniert werden (falls eine Stornierung im Kommt-/Geht-Fenster nicht möglich ist). Dazu muss die jeweilge Zeile markiert werden (durch Klick). Durch Klick auf den Button "Storno" wird die Stempelung storniert. Wurde eine Stempelung storniert, bleibt sie weiterhin in der Liste stehen. Es steht jedoch als Text "Storniert" dabei.
{{AlexBild|Stempel manuell erfassen|[[Datei:Stempelnachbearbeitung_1762505276741.png|350px]]}}
Eine Stornierung kann mittels gleicher Vorgehensweise auch wieder rückgängig gemacht werden.


===Beispiele===
==== [[Zeitstempel Protokoll|Zeitstempelprotokoll]] ====
Die Nachbearbeitung nachfolgender Beispiele wird ausschließlich über das Kommt-/Geht-Fenster beschrieben. Fehlende Stemeplungen sind jedoch bevorzugt - wie im Punkt
Zur Nachvollziehbarkeit woher ein Zeitstempel kommt, kann das [[Zeitstempel Protokoll|Zeitstempelprotokoll]] aktiviert werden.
[[Stempelnachbearbeitung#Vorgehensweise|Vorgehensweise]] beschrieben - nachzuerfassen.


==== [[KOMMT / GEHT Stempelnachbearbeitung | KOMMT / GEHT]] ====
=== Links ===


==== [[Planungscode ABWESEND Stempelnachbearbeitung | Planungscode ABWESEND (z.B. Arzt, Einsatz außer Haus, Behördenweg)]] ====
* [[Datei:YouTubeLogoMitText.png|verweis=https://www.youtube.com/watch?v=gwmdYP46W4A|50x50px]] [https://youtu.be/w_nlvRD7UFw Videomitschnitt vom Webinar]
* [[Standeskontrolle]]


==== [[Planungscode ANWESEND Stempelnachbearbeitung | Planungscode ANWESEND (z.B. Besprechung, interne Fortbildung)]] ====
[[Kategorie:Zeiterfassung]]
[[Kategorie:David - Dokumentation nicht fertig]]

Aktuelle Version vom 10. November 2025, 08:46 Uhr

Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:

  • Der Mitarbeiter vergisst zu stempeln
  • Der Mitarbeiter stempelt mehrmals
  • Der Mitarbeiter stempelt Kommt statt Geht
  • Der Mitarbeiter stempelt an einem freien/abwesend geplanten Tag

Welche Tage müssen bearbeitet werden?

Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:

  • Standeskontrolle:
    • Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.
  • Meldungsfenster:
    • Ein schwerer Fehler erscheint in der Namensspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel

Nachbearbeitung

Die Nachbearbeitung der Stempelungen erfolgt über das Kommt-/Gehtfenster.

Die Kommt-/Gehtzeiten werden zur Nachvollziehbarkeit in unterschiedlichen Farben dargestellt:

Farbe Bedeutung Darstellung
Grün Die Stempelung ist in Ordnung und Kommt von der Stempeluhr/App
Weiss Die Zeit wurde manuell eingegeben/nachbearbeitet
Rot Die Stempelung muss nachbearbeitet werden
Blau Die Stempelung wurde storniert


Die Nacherfassung kann manuell oder über die Stempel Autokorrektur durchgeführt werden.

Manuelle Bearbeitung

Die fehlerhaften Stempelungen werden direkt im Kommt-/Gehtfenster bearbeitet und mittels manueller Eingabe eingetragen.

Beispiel Ausgangssituation Lösung Endsituation
Kommt oder Geht Stempelung fehlt Die fehlende Zeit eintragen
Keine Stempelung vorhanden Kommt- und Gehtzeit nachtragen
Abwesenheit im Dienstplan eintragen
2 Mal Kommt oder Geht gestempelt Die fehlerhafte Stempelung löschen und die fehlende Stempelung manuell eintragen
2 Geht - Stempelungen Zeile mit der falschen Stempelung löschen, bei Bedarf Gehtstempelung korrigieren
Stempelung am freien Tag (kein Dienst) Dienst/Planungscode eintragen

Wichtig: Die Bearbeitung sollte nicht am aktuellen Tag durchgeführt werden

Stempel Autokorrektur

Im Kommt-Geht-Fenster sowie in der Werkzeugleiste des Dienstplans gibt es zwei Funktionen zur automatischen Korrektur von Stempelfehlern:

Funktionen in der Werkzeugleiste


Verwendet man diese Funktionen in der Werkzeugleiste, so werden die Stempelfehler für den gesamten Plan automatisch wie folgt beschrieben korrigiert.

Stempelfehler automatisch korrigieren

Diese Funktion kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:

  • Mehrere Kommt-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander:
    • nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
  • Mehrere Geht-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander:
    • nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
  • Zwei Mal Kommt länger als 2 Minuten getrennt:
    • wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
  • Abwesenheitsstempelung (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes

Anmerkung zu den folgenden Beispielen: die AutoPause entsteht nicht durch die automatische Korrektur der Zeitstempel, sondern weil in diesem System eine automatische Ruhepause hinterlegt ist.


Stempelfehler automatisch korrigieren


Beispiel Ausgangssitatuation Endsituation
Mehrfache Kommt - Stempelung
Mehrfache Geht - Stempelung
Stempelung Kommt statt Geht um 16:00
Stempelung Geht statt Kommt um 06:30
Mitarbeiter hat statt Ende Arzt um 11:00 Uhr Kommt gestempelt.
Fehlende Stempel auf "geplant" ändern

Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.

Fehlenden Geht-Stempel automatisch korrigieren

Spezielle Funktionen

Funktion "Zeitstempel anzeigen"

Mithilfe dieser Funktion kann man sich alle Stempelungen des Mitarbeiters des aktuellen Monats anzeigen lassen:

Zeitstempel anzeigen

Diese Auflistung enthält nur Stempelungen von der Stempeluhr, der Handy App oder Stempelungen aus der Funktion "Stempel manuell erfassen". Manuell eingetragene Zeiten im Kommt-/Gehtfenster sind hier nicht sichtbar.

Die Funktion wird über das Kontextmenü in den Summenspalten aufgerufen:

Rechtsklick in den Summenspalten des Mitarbeiters

Funktion "Stempel manuell erfassen"

Diese Funktion dient der Nacherfassung einer Stempelung, welche behandelt wird, als ob diese von einer Stempeluhr kommt.

Im Kommt/Gehtfenster wird diese dann auch mit der Farbe "grün" dargestellt.Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:

  • Personalsuche: Kontextmenü
  • Dienstplan: Kontextmenü in der Summenspalte des Mitarbeiters

​Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:

Stempel manuell erfassen

Zeitstempelprotokoll

Zur Nachvollziehbarkeit woher ein Zeitstempel kommt, kann das Zeitstempelprotokoll aktiviert werden.

Links

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