Stundennachweis per E-Mail/Parametrierung: Unterschied zwischen den Versionen

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Aktuelle Version vom 15. September 2022, 07:44 Uhr

Stundennachweise können als Anhang im PDF-Format per E-Mail verschickt werden.

Link zur Funktionsbeschreibung

Inbetriebnahme

Freischaltung

Kontaktieren Sie uns, damit wir diese Funktionalität bei Ihnen freischalten!

Anpassungen im Alex

Postausgangsserver

Postausgangsserver konfigurieren in den ALEX^®-Systemeinstellungen -> E-Mail Einstellungen
Alternativ muss für jene Benutzer, welche als Versender agieren sollen, ein E-Mail-Client installiert sein.

E-Mail Adressen hinterlegen

Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um Stundennachweise per e-mail schicken zu können, muss bei jedem Mitarbeiter eine gültige E-Mail Adresse eingetragen werden.

Diese können auch mit der Funktion "Eigenschaften importieren" mit einer Liste eingespielt werden.

Benutzerrechte

Die Funktion kann von allen Benutzern mit dem Benutzerrecht "Stundennachweis als E-Mail versenden" genutzt werden. Eventuell muss bei bestehende Rollen dieses Recht hinzugefügt werden, Supervisoren haben das Recht automatisch.

Individuelle Textnachricht

Es kann ein individueller Text eingestellt werden, welcher in der Nachricht angezeigt wird, siehe Individuelle Textnachricht.

Anpassungen des E-Mail-Clients

Wenn ein E-Mail-Client für den Versand verwendet wird, ist es eventuell nötig dessen Einstellungen anzupassen damit die folgenden Warnmeldungen behoben werden können:

Wenn diese Warnung abgeschaltet wird, sollte aber unbedingt sichergestellt werden, dass der jeweilige PC virengeschützt ist. Ansonsten kann es passieren, dass Schadsoftware über die E-Mail-Clients Spam verschickt.

Bei Windows Live Mails 2012 kann die Meldung zum Beispiel hier abgestellt werden:

Eventuell können auch diese Informationen hilfreich sein: http://www.wintotal.de/tipparchiv/?id=1474

Bit Factory interne Zusatzinfos

Aktivierung

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-[[Stundennachweis|Stundennachweise]] können als Anhang im PDF-Format per e-mail verschickt werden.
+[[Stundennachweis|Stundennachweise]] können als Anhang im PDF-Format per E-Mail verschickt werden.
-=Inbetriebnahme =
+[[Stundennachweis per E-Mail|Link zur Funktionsbeschreibung]]
-== Systemvoraussetzungen ==
+==Inbetriebnahme ==
-Für jene Benutzer, welche als Versender agieren sollen, muss ein e-mail-Client installiert sein.
+=== Freischaltung ===
-== Alex Konfiguration anpassen ==
+Kontaktieren Sie uns, damit wir diese Funktionalität bei Ihnen freischalten!
-Das [[Bfx.Alex.TimeSheetMail.UI.Architecture.dll]] ermöglicht es, Stundennachweise per e-mail an die Mitarbeiter zu versenden.
+=== Anpassungen im Alex ===
-== Anpassungen im Alex ==
+==== Postausgangsserver ====
-- Die e-mail-Adressen für die Empfänger können in den Personalstammdaten hinterlegt werden. (Siehe auch Funktion [[Eigenschaften_importieren|Eigenschaften importieren]])
+[[Alex Konfiguration Postausgangsserver|Postausgangsserver konfigurieren]] in den ALEX<sup>®</sup>-Systemeinstellungen -> E-Mail Einstellungen <br>
+Alternativ muss für jene Benutzer, welche als Versender agieren sollen, ein E-Mail-Client installiert sein.
-- Die Funktion kann von allen Benutzern mit dem Benutzerrecht "Stundennachweis als e-mail versenden" genutzt werden. Eventuell muss bei bestehende Rollen dieses Recht hinzugefügt werden, Supervisoren haben das Recht automatisch.
+====E-Mail Adressen hinterlegen ====
-== Anpassungen des e-mail-Clients ==
+*Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um Stundennachweise per e-mail schicken zu können, muss bei jedem Mitarbeiter eine gültige E-Mail Adresse eingetragen werden.
-Eventuell ist es nötig, im e-mail-Client noch Anpassungen zu machen, um solche Meldungen zu vermeiden:
+Diese können auch mit der Funktion "[[Eigenschaften_importieren|Eigenschaften importieren]]" mit einer Liste eingespielt werden.
+====Benutzerrechte ====
+* Die Funktion kann von allen Benutzern mit dem Benutzerrecht "Stundennachweis als E-Mail versenden" genutzt werden. Eventuell muss bei bestehende Rollen dieses Recht hinzugefügt werden, Supervisoren haben das Recht automatisch.
+====Individuelle Textnachricht====
+Es kann ein individueller Text eingestellt werden, welcher in der Nachricht angezeigt wird, siehe [[Stundennachweis_per_E-Mail:_Individuelle_Textnachricht|'''Individuelle Textnachricht''']].
+=== Anpassungen des E-Mail-Clients ===
+Wenn ein E-Mail-Client für den Versand verwendet wird, ist es eventuell nötig dessen Einstellungen anzupassen damit die folgenden Warnmeldungen behoben werden können:
 [[datei:Microsoft_Outlook_Warnmeldung.PNG|250px]] [[datei:Windows_Live_Mail_Warnmeldung.PNG|250px]]
@@ Zeile 34: / Zeile 46: @@
 Eventuell können auch diese Informationen hilfreich sein: http://www.wintotal.de/tipparchiv/?id=1474
+== Bit Factory interne Zusatzinfos ==
-Sollte die Versendung nicht funktionieren, kann alternativ auch per SMTP versendet werden.
+* [[Intern:Stundennachweis per e-mail versenden Aktivierung|Aktivierung]]
-Einstellungen unter "Systemeinstellungen" - "E-Mail Einstellungen", nähere Informationen finden Sie hier: [[Alex Konfiguration Postausgangsserver]]
-= Verwendung der Funktionalität =
-- Versenden an einzelnes Personal: Kontext-Menü des Personals -> 'Stundennachweis als e-mail versenden'
-- Versenden an ausgewähltes Personal: in der Personalsuche die betroffenen Mitarbeiter markieren -> Kontext-Menü öffnen -> 'Stundennachweis als e-mail versenden'
-- Versenden an gesamtes Personal einer Planungseinheit: mittels neuem Button in der Werkzeugleiste: 'Stundennachweis als E-Mail versenden' [[datei:Stundennachweis_per_email.PNG|100px]]
-Gibt es auf dieser Planungseinheit einige Mitarbeiter, bei welchen noch keine e-mail-Adresse hinterlegt wurde, so wird dies in einem Infofenster angezeigt (nur 1 Sammelmeldung für alle betroffenen Mitarbeiter):
-[[datei:Warnmeldung_fehlende_e_mail_Adressen.PNG|290px]]
-Einstellungen im ALEX - Anwendungsbeschreibung:
-[[Stundennachweis per E-Mail]]
-= E-Mail Versand testen =
-So wird eine Test E-Mail auf die beim aktuellen Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse gesendet<br><br>
-- E-Mail Adresse bei aktuell verwendeten Benutzer (z.B: SUPERVISOR) hinterlegen<br>
-- Systemeinstellungen öffnen<br>
-- Rechtsklick auf Reiter <code>Systemeinstellungen: "KUNDE"</code> &rarr; Teste E-Mail Versand<br><br>
-[[Datei:Teste Email Versand.png]]