Besetzungsanforderung/Parametrierung

Funktionsbeschreibung

Allgemein

Glättung über Minuten

Hier wird eingestellt, in welcher Minuteneinheit die Besetzung in der Tagesansicht betrachtet werden soll:

Auswirkung der Glättung
Glättung über Minuten: 30		Glättung über Minuten: 60		Glättung über Minuten: 120

Die Glättung hat auch Auswirkung auf die Berechnung der Besetzung.

Ist die Glättung auf 60 Minuten eingestellt und ein Mitarbeiter ist nur 30 Minuten davon anwesend, so ist die Besetzung 0,5.

Import Bedarf

Es besteht die Möglichkeit, den Bedarf über eine Schnittstelle zu importieren. Eine genaue Beschreibung dazu gibt es hier

Nur bedarfdeckende Anwesenheiten berücksichtigen?

Wird der Parameter auf JA gesetzt, so werden nur Mitarbeiter dargestellt, welche zumindest einen Teil des hinterlegten Bedarfs abdecken.

Ist der Parameter auf NEIN gesetzt, so werden alle Mitarbeiter dargestellt, die alle Bedingungen erfüllen, egal ob diese zum Zeitpunkt des Bedarfs arbeiten oder nicht.

Beispiel:

Bei der Besetzungsanforderung "Besetzung Öffnung" ist ein Bedarf von 06:00-06:30 von 1 Mitarbeiter hinterlegt.

Mitarbeiter Bauer arbeitet von 06:15 - 14:15

Mitarbeiter Winkler arbeitet von 14:15 - 22:15

Parameter Ja

Es wird nur MA Bauer angezeigt, da Winkler zur Bedarfszeit nicht arbeitet

Parameter Nein

Es werden beide MA angezeigt, da bei beiden die Filter zutreffen ->unabhängig zum hinterlegten Bedarf

Unterbindet Statuswechsel bei Unterbesetzung

Ist die Besetzungsanforderung unterbesetzt, so kann der Status von Planung nicht ins Ist gesetzt werden.

Es erscheint folgende Fehlermeldung:

Fehlermeldung

Beim Statuswechsel von Ist auf Abgeschlossen wird nicht auf eine Unterbesetzung geprüft.

E-Mailversand bei Unterbesetzung

Es kann ein automatisches Mail bei Unterbesetzung versendet werden. Dazu müssen folgende Punkte beachtet werden:

• E-Mailadresse bei der jeweiligen Besetzungsanforderung hinterlegen
• Einstellungen im Config-File vornehmen - siehe Aktivierung
• bei Kunden mit eigenem Server: E-Mailversand generell einrichten - siehe Alex Konfiguration Postausgangsserver.

Spezielle Filter

Welche Informationen in der Besetzungsanforderung angezeigt werden, kann hier definiert werden.

Ist nichts hinterlegt, so werden immer alle Mitarbeiter der Planungseinheit berücksichtigt.

Sind bei mehreren Parametern Bedingungen ausgewählt (z.B. Berufsgruppe und Dienstgruppe), so sind dies immer UND - Bedingungen (außer es ist explizit anders gekennzeichnet).

Berufsgruppen

Hier kann auf einzelne Berufsgruppen eingeschränkt werden

Ohne dieses Personal

Sollen einzelne Mitarbeiter ausgenommen werden, so können diese hier hinterlegt werden

Dienstgruppen

Nur Mitarbeiter berücksichtigen, welche einen Dienst aus den ausgewählten Dienstgruppen haben

Ohne diese Dienste

Analog zu "ohne dieses Personal" können hier gewisse Dienste ausgenommen werden

Aufgaben (Tag)

Hier kann auf einzelne ganztägige Aufgaben eingeschränkt werden (=Aufgaben, die den Parameter "als Termin darstellen" NICHT aktiviert haben)

Aufgaben (Kommt/Geht)

Als Kommt/Geht-Aufgabe werden Aufgaben verstanden, welche den Parameter "als Termin darstellen" auf JA gesetzt haben.

Hier können die Aufgaben hinterlegt werden, auf welche eingeschränkt werden soll.

Werden mehrere Aufgaben hinterlegt, so sind diese standardmäßig als "UND"-Filter definiert.

Beispiel "UND" Bedingung:

Es wird die Aufgabe "Schulung" und "Home-Office" als Filter hinterlegt.

Damit ein Mitarbeiter die Bedingung für den Filter erfüllt, muss er BEIDE Aufgaben eingetragen haben, sonst zählt er nicht in die Besetzung.

Soll der Filter als "ODER" Bedingung gelten, so muss der Parameter "'Aufgaben (Kommt/Geht)' sind ODER verknüpft?" gesetzt sein.

Beispiel "ODER" Bedingung:

Es wird die Aufgabe "Schulung" und "Home-Office" als Filter hinterlegt.

Damit ein Mitarbeiter in die Besetzung zählt, muss er eine der beiden Aufgaben eingetragen haben.

Der Mitarbeiter zählt in die Besetzung, wenn er nur "Schulung", nur "Home-Office" oder auch beide hinterlegt hat.

Wertigkeiten

Hier kann hinterlegt werden, mit welcher Wertigkeit die Besetzung der Aufgabe zählen soll.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter mit der Aufgabe "E-Maildienst" und "Supprt Ausbildung" zählt nur mit 0,5 in die Gesamtbesetzung der Besetzungsanforderung.

Ein Mitarbeiter mit der Aufgabe "Support" zählt immer mit der Wertigkeit 1 in die Gesamtbesetzung.

Hat ein Mitarbeiter z.B. "E-Maildienst" so ist die Aufgabe nicht mit 1 Mitarbeiter besetzt, sondern nur mit 0,5.

Definition Wertigkeiten

Beispiel E-Maildienst

Mitarbeiter Bauer hat die Aufgabe "E-Maildienst", daher wird zu jeder Stunde die Besetzung mit 0,5 angezeigt. Von 10 - 11 Anzeige mit 0,25, da der MA nur 0,5 Stunden anwesend ist und die 0,5 Stunde mit 0,5 Wertigkeit definiert ist = 0,25

Ohne diese Aufgaben (Kommt/Geht)

Hier können Aufgaben ausgenommen werden.

Beispiel:

Es soll die Anzahl aller im Büro anwesenden Mitarbeiter ausgewertet werden. Daher dürfen Mitarbeiter mit der Aufgabe "Home-Office" nicht angezeigt werden.

Die Aufgabe "Home-Office" muss dann bei diesem Parameter hinterlegt werden.

Planungscodes (ODER verknüpft)

Es kann auch auf Planungscodes eingeschränkt werden.

Diese Bedingung ist in sich eine ODER-Bedingung bzw. auch in Kombination mit Aufgaben (Kommt/Geht) Bei allen anderen Filtern wird dies als UND-Bedingung angesehen.

Beispiel ODER-Bedingung:

Es soll die Anzahl aller Mitarbeiter, welche eine Schulung haben, ausgewertet werden.

Die Schulung wird entweder mit der Aufgabe "Schulung" oder mit den Planungscodes "Schulung Teilnehmer" oder "Schulung Trainer" eingetragen.

Parametrierung mit Planungscodes

Beispiel UND-Bedingung:

Es sollen nur Mitarbeiter mit der Berufsgruppe "Teamleitung" und dem Planungscode "Schulung Teilnehmer" ausgewertet werden.

Hier ist die Bedingung automatisch eine UND Bedingung!

Bedarf aus einzelnen Aufgaben aufsummieren

Mit diesem Parameter kann definiert werden, dass der Bedarf aus den Stammdaten der Aufgaben herangezogen und aufsummiert wird.

Diese Summe stellt dann den Bedarf der Besetzungsanforderung dar.

Dadurch muss der Bedarf nur in den Aufgaben definiert werden und wird bei Änderung automatisch auch für die Besetzungsanforderung angepasst.

Belegung der Aufgaben in allen Plänen suchen

Bei der Besetzungsanforderung können Aufgaben aus verschiedenen Planungseinheiten berücksichtigt werden.

Damit aber alle Mitarbeiter aus allen Planungseinheiten zur Besetzung herangezogen werden, muss dieser Parameter gesetzt sein.

Wird dieser Parameter nicht gesetzt, so werden nur Mitarbeiter, die auf der Planungseinheit, welche bei der Besetzungsanforderung im Reiter "Allgemein" hinterlegt ist, den Dienst leisten, angezeigt.

Beispiel:

Es sollen alle Mitarbeiter aller Planungseinheiten angezeigt werden, welche die Aufgabe "Home-Office" haben.

Die Besetzungsanforderung muss auf einer Planungseinheit (z.B. hier "CallCenter B") angelegt werden.

Es werden alle "Home-Office"-Aufgaben aus allen Planungseinheiten (CallCenter A-C) hinterlegt.

Damit die Besetzungsanforderung im Besetzungsreport aller Planungseinheiten immer alle Mitarbeiter prüft, muss dieser Parameter gesetzt sein.

Aufgaben aus unterschiedlichen Planungseinheiten

Hier gelistete Aufgaben in Kommt/Geht Fenster ignorieren

Sind wie oben in einer Besetzungsanforderung Aufgaben aus mehreren Planungseinheiten hinterlegt, so würden im Kommt/Gehtfenster des Mitarbeiters auch all diese Aufgaben zur Auswahl aufscheinen. (Wenn diese Besetzungsanforderung im Besetzungsreport eingestellt ist).

Damit die in der Besetzungsanforderung hinterlegten Aufgaben nicht im Kommt/Gehtfenster zur Auswahl stehen, kann dieser Parameter gesetzt werden.

Qualifikationen

Sollen nur Mitarbeiter mit einer speziellen Qualifikation geprüft werden, so muss diese hier hinterlegt sein.

Prüfung eines Bedarfs

Bei der Besetzungsanforderung kann ein periodischer Bedarf oder ein ad-hoc Bedarf hinterlegt werden.

Periodischer Bedarf

Ein periodischer Bedarf wiederholt sich und kann für die jeweilige Tagesart definiert werden.

Periodischer Bedarf

Ad-Hoc Bedarf

Ein Ad-Hoc Bedarf wird nur für einen einzelnen bestimmten Tag gesetzt - also ganz genau für ein spezielles Datum.

Der Ad-Hoc Bedarf ist nur über den Besetzungsreport aufrufbar:

• rechte Maustaste auf die Besetzungsanforderung am entsprechenden Tag
• "Bedarf bearbeiten" auswählen

Bedarf bearbeiten

Hier kann dann der bereits hinterlegte periodische Bedarf korrigiert werden:

Bedarf korrigieren

Wichtig: ist bereits ein periodischer Bedarf hinterlegt, so wird dieser um den beim ad-hoc Bedarf definierten Wert korrigiert (+ oder -) und nicht mit dem neuen Wert überschrieben!

Beispiel:

Bei der Besetzungsanforderung ist von Mo-Fr folgender Bedarf hinterlegt: 07:00 - 20:00 -> 2

Variante 1) Korrektur nach unten: Am Montag 07.06.2021 ist ein Gerät ausgefallen und daher wird von 07:00 - 10:00 nur 1 Mitarbeiter benötigt:

--> Beim Ad-Hoc Bedarf am 07.06.2021 muss hinterlegt werden: 07:00 - 10:00 -> -1

Variante 2) Korrektur nach oben:

Am Montag 07.06.2021 gibt sind viele Termine vereinbart, daher sind von 07:00 - 10:00 an diesem Tag 3 Mitarbeiter nötig:

--> Beim Ad-Hoc Bedarf am 07.06.2021 muss hinterlegt werden: 07:00 - 10:00 -> 1

Prüfung von Überbesetzung

Damit die Gruppen für die Hinterlegung der Überbesetzung in den Stammdaten überhaupt sichtbar sind, müssen diese über das "vereinfachte UI" freigeschaltet werden:

Überbesetzung freischalten

Parametrierung der Praxisbeispiele

Öffnungsdienste bei Tankstellenshops

• Besetzungsanforderung anlegen - eventuell mit Filter wenn nicht alle Mitarbeiter zählen sollen
• Bedarf: wird für die Uhrzeit der Öffnung hinterlegt z.B. 06:00 - 06:30
• E-Mailversand: Mailadresse des Vorgesetzten
• Besetzungsreport: "Namen anzeigen"

Mindestbesetzung in der Apotheke

• Besetzungsanforderung je Berufgruppe
• Spezielle Filter: Hier wird die jeweilige Berufsgruppe ausgewählt
• Bedarf: wurde pro Tag hinterlegt:

Bedarf Pharmazeuten

• Die Besetzungsanforderung im Besetzungsreport einfügen

• Option "Namen anzeigen" auswählen

Mindestbesetzung zu gewissen Zeiten

• Es wird der Bedarf in der Besetzungsanforderung für die jeweilige Zeitspanne definiert, die geprüft werden soll
• Soll ein Zeitpunkt geprüft werden (z.B. 07:00) so muss der Bedarf von 07:00 - 07:01 definiert werden
• Werden die Bedarfe für die Besetzungsanforderung aus den Aufgaben aufsummiert, so muss in der Besetzungsanforderung die zu prüfende Zeit definiert werden:
  • Hier wird dann als Bedarf "0" hinterlegt, da der Bedarf für diese Zeit aus den Aufgaben berechnet wird.

Bedarf bei Summierung aus Aufgabe

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Aktivierung Mailversand bei Unterbesetzung