Abschlussbuchungen/Parametrierung

Funktionsbeschreibung Abschlussbuchungen

Parametrierung

In den Stammdaten (Personalstamm, Planungseinheit, Bereich oder am System) kann unter Abschlussbuchungen definiert werden, in welcher Reihenfolge und wie die Abrechnung am Monats-/DRZ-Ende zu erfolgen hat.

Abschlussbuchungen und gewünschte Planungscodes für Überstunden im Personalstamm hinterlegen

• Abschlussbuchungen: hier kann ein Set von Umbuchungen hinterlegt werden, welche in der definierten Reihenfolge ausgeführt werden
• Planungscode für Tagesüberstunden: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Tagesüberstunden verwendet wird
• Planungscode für Wochenüberstunden: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Wochenüberstunden verwendet wird
• Planungscode für Monatsmarkierung: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Monatsfehler-Stunden verwendet wird

Beispiel für Abschlussbuchungen

• Tages/Wochenfehler immer für komplette Woche: Dieser Parameter wirkt sich auf monatsübergreifende Tages- und Wochenfehler aus und ist standardmäßig aktiviert. Ist dieser Parameter auf "JA" so werden folgende Behandlungen ausgelöst, sofern in den Abschlussbuchungen Tages- und Wochenfehlermarkiereungen angeführt sind (siehe Screenshot oberhalb):
  • Fallen in der Rumpfwoche Tages- und Wochenüberstunden an, so werden durch setzen des Parameters alle Tagesüberstunden (auch die aus dem Folgemonat) bearbeitet.
  • Ebenso bewirkt die Aktivierung des Parameters die Wochenüberstundenmarkierung in einer Rumpfwoche. Dabei werden zuerst die Tagesfehler und anschließend die Wochenfehler markiert.
  • Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier.

• Reihenfolge: hier wird die Reihenfolge, in welcher die Buchungen durchgeführt werden sollen, eingegeben (Empfehlung: in 10er Schritten arbeiten, damit nachträgliche Änderungen leicht eingepflegt werden können)
• Buchungstypen:
  • Tagesmarkierung: Tagesfehler-Stunden werden mit dem hinterlegten Planungscode für Tagesmarkierung am DIENSTENDE eingetragen. Möchte man in Ausnahmefällen die Tages-Überstunden am Dienstbeginn eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
  • Wochenmarkierung: Wochenfehler-Stunden werden mit dem hinterlegten Planungscode für Wochenmarkierung eingetragen. Hierbei werden die letzten Stunden der Woche ab Sonntag 24:00 eingetragen. Möchte man in Ausnahmefällen die Wochen-Überstunden an einem anderen Tag eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
  • Umbuchung: Hier muss in der Spalte "Konto/Umbuchung" eine Umbuchung ausgewählt werden, welche automatisch ausgeführt werden soll.
  • Monatsmarkierung: Hier muss in der Spalte "Konto für Monatsmarkierung" das Konto angegeben werden, für welches Monatsfehler-Stunden markiert werden sollen. Hierbei werden die letzten Stunden des DRZ mit dem hinterlegten Planungscode für Monatsmarkierung eingetragen. Diese Funktion ist gedacht für eine Anwendung bei folgenden Konten:
    • D 100% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100%)
    • D 125% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%)
    • D 150% (DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%)

Buchungstyp Monatsmarkierung

• Konto für Monatsmarkierung: muss nur beim Buchungstyp "Monatsmarkierung" ausgewählt werden.
• Konto/Umbuchung: muss nur beim Buchungstyp "Umbuchung" ausgewählt werden.
• Minus umbuchen: Wenn hier JA ausgewählt wird, dann wird die Umbuchung bei Minuswerten durchgeführt. z. B. "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% Verfallen lassen" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% Bestätigen" (ACHTUNG: das bedeutet, dass es beim Konto DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% immer ZWEI Umbuchungen geben muss: einmal mit Minus umbuchen JA (bucht nur negative Werte um) und einmal mit Minus umbuchen NEIN (bucht nur positive Werte um)
• nur Ende DRZ: Wenn hier JA ausgewählt wird, dann wird diese Umbuchung nur am DRZ-Ende durchgeführt. Notwendig, wenn man z. B. Zeitguthaben (Salden) anspricht in den Umbuchungen, sonst würden diese Umbuchungen jedes Monats ausgeführt werden.
• Umbuchungswert (optional): hier kann ein Umbuchungswert definiert werden, ab welchem die Umbuchung Auszahlen/Verfallen lassen/Bestätigen wirksam werden soll (Details dazu unten)
• Umbuchungsfaktor (optional):Faktor, welcher für den Wert der Umbuchung ab dem Umbuchungswert berücksichtigt werden soll (z. B. bei Zeitguthaben 200%: 2,0)

Umbuchungswert

1. Beispiel: 
Ein Vollzeit-Mitarbeiter darf bis zu 40 h (bewertet) in den nächsten Durchrechnungszeitraum mitnehmen, 
alles darüber wird ausbezahlt. 
Bei Teilzeit-Mitarbeitern soll diese Grenze aliquot berechnet werden.

Umbuchungswert für aliquotes Wochensoll

• Bezeichnung: dient nur Anzeigezwecken
• Anfall: Konto, welches für den definierten Grenzwert relevant ist.
• Grenzwert: Grenzwert, welcher bei Überschreitung die Umbuchung auslöst
• Grenzwert auf Beschäftigungsgrad aliquotieren: wenn auf ja gesetzt, wird der Grenzwert für Teilzeit-Kräfte aliquotiert

Abschlussbuchungen mit Umbuchungswert

Details dazu wurden weiter oben bereits erläutert.

Der im obigen Beispiel angelegte Umbuchungswert wird dann in den Abschlussbuchungen wir folgt verwendet:

• Umbuchungswert (optional): hier kann der oben beschriebene Umbuchungswert hinterlegt werden, ab welchem die gewählte Umbuchung (Auszahlen/Verfallen lassen/Bestätigen) wirksam werden soll.
• Umbuchungsfaktor (optional):Faktor, welcher für den Wert der Umbuchung ab dem Umbuchungswert berücksichtig werden soll (z. B. bei Zeitguthaben 200%: 2,0).

Umbuchungswert und Faktor in den Abschlussbuchungen hinterlegen

Abschlussbuchungen für Kalendermonat

Für spezielle Kalendermonate können andere Abschlussbuchungen definiert werden.

Beispiel: Es soll immer bestätigt werden, Ende Dezember sollen aber alle Stunden ausbezahlt werden.

Hierzu gibt es bei den Abschlussbuchungen die Möglichkeit, auf andere Abschlussbuchungen zu referenzieren:

Abschlussbuchungen nur für bestimmte Kalendermonate

im Dezember wird alles ausbezahlt

LINKS

• Funktionsbeschreibung Abschlussbuchungen
• Konkrete Anwendungsfälle + Lösungsmöglichkeiten: (mehrmaliges Ausführen trotz Rollieren bzw. Saldo-Konten; Rollieren von Wochensoll)