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Aktuelle Version vom 6. Dezember 2023, 11:02 Uhr
Im Menüpunkt "Allgemein" werden die wichtigsten Personalstammdaten eines Mitarbeiters definiert. Folgende Eigenschaften des Mitarbeiters werden hier festgelegt:
- Personalnummer
- Zuname
- Vorname
- Kurzname
- Titel vor Name
- Titel nach Name
- Geschlecht
- Geburtstag
- Berufsgruppe
- Beschäftigt
- Mutterschutz
- Stamm-Planungseinheit
- Beschäftigungsausmaß
- Überstundenbewertung
- Lohnartenumschlüsselung
- Selbstbedienungsbenutzer
- E-Mail Adresse
Änderungen im Bereich der Personalstammdaten sollten mit Hilfe des 
in der Multifunktionsleiste erfolgen.
In weiterer Folge werden die wichtigsten Eigenschaften genauer erklärt.
Personalnummer
Die Personalnummer dient der eindeutigen Identifikation des Mitarbeiters und darf im System nur einmal vergeben werden.
Kurzname
Dieses Feld kann optional ausgefüllt werden und wird in der Praxis dazu verwendet, um im Dienstplan wichtige Informationen wie z.B. die Telefonnummer, das Beschäftigungsausmaß, etc. ersichtlich zu machen.
Weiters kann der Kurzname im Besetzungsreport auf Wunsch angezeigt werden.
Die Befüllung des Kurznamens mit Nachname + Vorname kann auch automatisch erfolgen.
Dafür muss der Parameter Systemeinstellungen: Allgemein: Personal 'Kurzname' automatisch mit 'Nachname' 'Vorname' füllen? auf JA gesetzt werden.[1]
Dies hat nur auf jenes Personal eine Auswirkung, bei dem der Kurzname leer ist. Ein eventuell bereits bestehender Kurzname wird nicht überschrieben.
Titel vor Name / Titel nach Name
Ab V2021.02 existieren eigene Felder im Personalstamm für Titel.
Damit die Titel auch in der Personalbezeichnung (Jahresplan, Stundennachweis, Reports, etc.) angezeigt werden, muss folgender Parameter aktiviert werden:
Systemeinstellung --> UI Einstellungen --> Personalbezeichnung mit Titel
Für die Darstellung am Monatsplan, gibt es eine neue Ansicht: Zuname und Titel (Personal)
Wird beim Konto-Report der Nachname an vorderster Stelle benötigt, muss "Name in getrennten Zellen" eingeschaltet werden.
Berufsgruppe
Das zuweisen einer Berufsgruppe ist notwendig, um die bei der Berufsgruppe hinterlegten Eigenschaften, auf den einzelnen Mitarbeiter zu übertragen. Hierbei ist auf den Stichtag und den Verlauf zu achten, da bei Wechsel der Berufsgruppe (z.B. Schüler --> DGKP) eventuell andere Abrechnungsgrundlagen etc. beachtet werden müssen.
Beschäftigt
In diesem Feld wird das Eintrittsdatum des Mitarbeiters in das Unternehmen bzw. das Austrittsdatum angegeben.
Mutterschutz
Dieses Feld ist mit dem Datum zu befüllen, mit dem eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft dem Arbeitgeber meldet. Ab diesem Datum treten für schwangeren Mitarbeiterinnen zusätzliche arbeitszeitgesetzliche Regelungen ein (z.B. dürfen diese ab Meldung der Schwangerschaft keine Nachtdienste mehr machen.), welche von ALEX ab diesem Datum überprüft werden.
Stamm-Planungseinheit
Die Stamm-Planungseinheit stellt jene Planungseinheit dar, auf welcher der Mitarbeiter arbeitet. Bei Änderungen in diesem Feld ist der Verlauf zu betrachten, da die alte Stationszuteilung zu beenden ist.
Beschäftigungsausmaß
Anhand dieses Feldes werden die Sollstunden des Mitarbeiters im Monat berechnet. Diese Feld ist nur zu befüllen, sofern im Unternehmen mit sogenannten Sollverträgen gearbeitet wird.
Überstundenbewertung
Hier können Bewertungsvertärge hinterlegt werden, diese regelen die Behandlung von Überstunden. Näheres zu diesem Thema finden Sie hier.
Lohnartenumschlüsselung
Hier muss die jeweilige Lohnartenumschlüsselung dem Mitarbeiter zugewiesen werden, welche im vorhinein im Menüpunkt unter Lohnartenumschlüsselung zu definieren ist. Die Lohnartenumschlüsselung definiert, welche variablen Bezüge der Mitarbeiter erhält.
Selbstbedienungsbenutzer
In ALEX besteht auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre IST-Zeiten selbst erfassen. Dafür werden sogenannte "Selbstbedienungsbenutzer" angelegt. In diesem Punkt wird der Selbstbedienungsbenutzer dem Mitarbeiter zugewiesen, was bei Anlage des Selbstbedienungsbenutzers automatisch geschieht.
E-Mail Adresse
Um den Stundennachweis per E-Mail oder den Intelligenten Stundennachweis erhalten zu können muss der Mitarbeiter hier eine gültige E-Mail Adresse eingetragen haben.
