Version vom 21. April 2016, 10:12 Uhr

Zur Verwaltung von Jahresabwesenheitsansprüchen (stunden- oder tageweise) wie z.B. Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Pflegeurlaub, Fortbildung, ... müssen in den Alex^® Ansprüche angelegt werden.

ACHTUNG! Ansprüche immer mit Stichtag 1.1. des Jahres anlegen!

Info: Bis Version 7.8.6. können Anspruchsarten nur über Anspruchsspezifikationen in den Systemeinstellungen angelegt werden.

Allgemein

Name

Eindeutige Kennzeichung der Anspruchsart. Z.B. 01, 02, NS... Darf nur einmal verwendet werden Achtung - keine Sonderzeichen verwenden

Bezeichnung

Bezeichung der Anspruchsart, welche in den Parametereinstellungen etc. verwendet wird

Kurzbezeichnung

Ist jene Bezeichnung die in den Summenspalten zu sehen ist. (Urlaub z.B. "U")

Berechnung

Zeitraum

Angepasst: Zubuchung des Anspruches mit dem im Personalstamm hinterlegten "Zubuchungsstichtag".
- Verwendung bei hauptsächlich bei Arbeitsjahr, da dann keine Abhängigkeit zum erfassten Eintrittsdatum gibt
- wird verwendet wenn es sowohl Mitarbeiter mit Zubuchung zum Beginn des Arbeitsjahres und Mitarbeiter mit Zubuchung zu Beginn des Kalenderjahres gibt

Arbeitsjahr: Zubuchung des Anspruches mit Eintrittsdatum
- Sollte eher nicht verwendet werden --> Anlage mit "Angepasst" da viel flexibler

Kalenderjahr: Zubuchung des Anspruches mit 1. Jänner

Zubuchung Vollzeit

Anzahl der Stunden / Tage, welche pro Zeitraum einem Vollzeit-Mitarbeiter zugebucht werden. = Grundanspruch pro Anspruchsperiode

Anwendung:
Hier wird meistens "0" erfasst. Definition des Grundanspruches über "Staffelung für Zusatzanspruch" --> flexibler bei Änderungen bzw. unterschiedlichen Grundansprüchen pro Bereich/Berufgruppe etc.
(Röntgen/Zivis haben andere Grundansprüche)

Übertrag

ja = Restanspruch wird am Ende der Anspruchsperiode in das nächste Jahr mitgenommen
nein = Resturlaub verfällt am Ende der Anspruchsperiode

Aliquotierungsart

Der Parameter Aliquotierungsart hat dann Einfluss, wenn der Mitarbeiter sein Beschäftigungsausmaß ändert und wenn mit Urlaub in Stunden gearbeitet wird. Bei einem Anspruch in Tagen, muss hier daher Keine ausgewählt werden.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Jahresanspruch

Restanspruch

keine

Jahresanspruch

Der gesamte Jahresanspruch wird rückwirkend, bis zur letzten Zubuchung aliquotiert und neu berechnet. (Achtung! Die Berechnung muss im Jahresplan über "Jahr neu aufrollen" angestoßen werden) Hier wird nur der Jahresanspruch aliquotiert. Ein allfälliger Rest aus Vorperioden wird NICHT aliquotiert.

Beispiel:

Mitarbeiter ist bis 30. Juni zu 100% beschäftigt,

ab 01 Juli wechselt der Mitarbeiter sein Beschäftigungsausmaß auf 50%.

  Berechnung:
  Jänner - Juni   =  181 Tage
  Juli - Dezember =  184 Tage
  (200 x 100%)  200 / 365 * 181 =  99,18
  (200 x 50%)   100 / 365 * 184 =  50,41
      Urlaubsrest = 149,59

Restanspruch

Der bestehende Anspruchsrest zum Umstellungsmonat wird einfach mit dem neuen Beschäftigungsausmaß errechnet. Achtung: Hier wird auch der Anspruch aus Vorperioden mitaliquotiert!

Beispiel: Mitarbeiter ist bis 30. Juni zu 100% beschäftigt,

ab 01 Juli wechselt der Mitarbeiter sein Beschäftigungsausmaß auf 50%.

Berechnung:
Restanspruch 30.6.: 200 Stunden  
Berechnung: 200 * 50% = 100 Stunden Restanspruch

Keine

Bei einem Beschäftigungsausmaßwechsel wird keine Aliquotierung angestoßen. Dies muss bspw. bei einem Anspruch in Tagen hinterlegt werden.

Aliquotierungsmethode

Folgende Aliquotierungsmethoden stehen im ALEX zur Verfügung. Diese kommt bei Ein- und Austritten sowie beim Beschäftigungsausmaß-Wechsel zum Einsatz.

Aliquotierung monatsgenau

Rechengang = (Anzahl der Anspruchstage / 12) x Anzahl der vollen Monate

Beispiel : Austritt am 5.6. des Jahres
(25 Anspruchstag / 12 Monate) * 5 = 10,42

Aliquotierung tagesgenau

Rechengang = (Anzahl der Anspruchstage / 365) x Anzahl Kalendertage (=Beschäftigungstage)

Beispiel: Austritt am 5.6. des Jahres

Anzahl Beschäftigungstage = 156
(25 Anspruchstage / 365 Tage) * 156 = 10,68

Aliquotierung 30/360

Rechengang = (Anzahl der Anspruchstage / 360) x Anzahl der Beschäftigungstage (hier werden volle Monate immer pauschal mit 30 Tagen angenommen)

Beispiel: Austritt am 05.06.2015 
Beschäftigungstage = 5*30 Tage (Jän - Mai) + 5 Tage im Juni = 155
(25 / 360) * 155 = 10,76

Rundung Zubuchung

Hierbei geht es um die Rundung der jährlichen/monatlichen Zubuchung.

Über die Eingabe dieses Parameters wird die Rundung des Anspruches geregelt:

0,25 -> es wird auf halbe Tage / Stunden gerundet (kaufmännisch)
0,50 -> es wird auf ganze Tage / Stunden gerundet (kaufmännisch)
0,60 -> es wird minutengenau gerundet (kaufmännisch)
-0,60 -> es wird minutengenau gerundet (aufrunden)
0,00 -> keine Rundung

Beispiel kaufmännisch: 1,374… ≈ 1,37 Beispiel nicht kaufmännisch runden: 1,374… ≈ 1,38

Immer Aufrunden muss immer aufgerundet werden, so müssen die oben beschriebenen Werte negativ erfasst werden:

- 0,25 -> immer AUFRUNDEN auf halbe Tage / Stunden
- 0,50 --> immer AUFRUNDEN auf ganze Tage / Stunden

Rundung bei Restaliquotierung

Diese Rundung gilt NUR für die Aliquotierung des Anspruches bei Änderung des Beschäftigungsausmaßes und RESTALIQUOTIERUNG!

Über die Eingabe dieses Parameters wird die Rundung des Anspruches geregelt:

0,25 -> es wird auf halbe Tage / Stunden gerundet (kaufmännisch)
0,50 -> es wird auf ganze Tage / Stunden gerundet (kaufmännisch)
0,00 -> keine Rundung

Immer Aufrunden muss immer aufgerundet werden, so müssen die oben beschriebenen Werte negativ erfasst werden:

- 0,25 -> immer AUFRUNDEN auf halbe Tage / Stunden
- 0,50 --> immer AUFRUNDEN auf ganze Tage / Stunden

Berechnungsart

Stunden: Stundenweiser Anspruch
Tage: Tageweiser Anspruch

Prüfung bei negativem Rest

Ab Version 2016.0.0.164 kann bei Ansprüchen hinterlegt werden, ob ALEX eine Fehlermeldung machen soll, sobald der Rest negativ wird. Hier gibt es 4 Möglichkeiten:

Keine Prüfung: Es wird wie bisher keine Prüfung gemacht
Info: Infotext (blaues Rufzeichen) - Dienstplan kann trotzdem abgeschlossen werden
Warnung: Leichter Fehler (Gelbes Dreieck) - Dienstplan kann trotzdem abgeschlossen werden
schwerer Fehler: rotes X - Dienstplan kann NICHT abgeschlossen werden

Erweitert

Zubuchung / Monat

Die Zubuchung erfolgt nicht gänzlich zum Zubuchungstag, sondern es werden dem Mitarbeiter pro Monat Anspruchsteile zugebucht.

Anspruch / 365 * Kalendertage pro Monat

Beispiel:

 Berechnung Stunden:
 Jänner: 200 / 365 * 31 = 16,99 Stunden
 Februar: 200 / 365 * 28 = 15,34 Stunden

 Berechnung Tage
 Jänner: 25 / 365 * 31 = 2,12 Tage
 Februar: 25 / 365 * 28 = 1,92 Tage

Übertrag nur wenn Positiv

Der Anspruchsrest würde nur in die nächste Anspruchsperiode übertragen, wenn der Rest positiv ist. Ein allfälliger negativer Anspruchsrest verfällt.

Info: Wurde für die Spezielle Anspruchsberechnung der Nachtschwerarbeitsstunden (z.B. Wiener Krankenhäuser) benötigt

Übertrag Maximum

Ab Version 2016.0.0.168

Hier kann ein Maximaler Übertragswert definiert werden. Würde der Anspruchsrest höher als der Maximale Übertragswert sein, so verfällt der übersteigende Rest.

Beispiel:
Maximaler Übertragswert = 50 Tage
Restanspruch: 60 Tage
Übertrag: 50 Tage
Verfall: 10 Tage

Übertrag Maximum prüfen

Hier kann definiert werden, wie der Maximalwert zu prüfen ist.

Nein

Keine Prüfung eines Maximalwertes

Direkt

Es wird unabhängig des Beschäftigungsausmaßes FIX der Wert geprüft, welche im Parameter "Übertrag Maximum" erfasst ist.

aliquot Beschäftigungsgrad

Der im Parameter "Übertrag Maximum" erfasste Wert, wird auf das Beschäftigungsgrad aliquotiert. Ausschlaggebend ist das Beschäfigungsgrad am Ende der Anspruchsperiode.

Beispiel 1:
 Maximaler Übertragswert = 100 Stunden
 Beschäftigungsgrad: 100 %
 Restanspruch: 110 Stunden
 Übertrag: 100 Stunden
 Verfall: 10 Stunden

Beispiel 2:
 Maximaler Übertragswert = 100 Stunden 
 Beschäftigungsgrad: 50 %
 Restanspruch: 110 Stunden
 Übertrag: 50 Stunden
 Verfall: 60 Stunden

Keine Aliquotierung nach Beschäftigungstagen

Wird dieser Parameter gesetzt, so wird keine Aliquotierung bei Ein- oder Austritt durchgeführt.

Beispiel:
Anspruchsjahr = Kalenderjahr
Eintritt: 01.12.
Zubuchung: 25 Tage / 200 Stunden (voller Anspruch)

Info: Wurde für die spezielle Anspruchsart Nachtschwerarbeit benötigt

Austritt für Aliquotierung ignorieren

Wird dieser Parameter gesetzt, so wird beim Austritt keine Aliquotierung durchgeführt.

Aliquotierung bei Eintritt im 1. HJ ab

Mitarbeiter die im 1. Halbjahr eintreten, können eventuell eine eigene Aliquotierung haben. (Info: Grund = Urlaubsgesetz kennt nur das Arbeitsjahr und wenn man Kalenderjahr verwendet darf im 1. Halbjahr nicht aliquotiert werden!)

Hierbei werden 3 Variante unterschieden:

Eintritt (=Standard): Aliquotierung sofort ab Eintritt
1. Juli: Aliquotierung erst ab Eintritt mit 01. Juli
2. Juli: Aliquotierung erst ab Eintritt mit 02. Juli

Eine genaue Erklärung befindet sich HIER

Stammzuteilung berücksichtigen

Spezielle Variante für einen einzelnen Kunden

Geburtsdatum als Stichtag für erhöhten Anspruch verwenden

Wird dieser Parameter gesetzt, so wird für diese Anspruchsart automatisch das Geburtsdatum als Stichtag für die Staffelung verwendet. Der Stichtag selbst muss dann nicht mehr erfasst werden.

Schaltjahr 366

Wird dieser Parameter gesetzt (nur in Kombination mit tagesgenauer Aliquotierung), so wird in einem Schaltjahr der Anspruch wie folgt berechnet:

Jahresanspruch/366*Anwesenheitstage.

  Beispiel: 
  
  Vollzeitmitarbeiter, Grundanspruch 200 h, Eintritt am 16.01.2016
  
  Urlaubsanspruch für 2016:
  
  200 / 366 * 351 Anwesenheitstage = 191,80

Ist dieser Parameter auf nein gesetzt (Standardeinstellung), gilt folgende Berechnung:

Jahresanspruch/365*Anwesenheitstage - wobei der 29.Februar nicht als Anwesenheitstag zählt.

  Beispiel: 
  
  Vollzeitmitarbeiter, Grundanspruch 200 h, Eintritt am 16.01.2016
  
  Urlaubsanspruch für 2016:
  
  200 / 365 * 350 Anwesenheitstage = 191,78

Konten für Zusatzanspruch

Für Kunden aus Deutschland, muss hier definiert werden, welche Zusatzurlaubskonten in den Resturlaub dazugerechnet werden müssen. Früher wurde dies direkt im TCX-Modul "Standard_Deutschland_Anspruch" gemacht. Durch diese Parametereinstellung ist das Modul OBSOLET. Genauere Infos zur Zusatzurlaubsberechnung finden sich HIER

Änderung von Einstellungen

ACHTUNG! Änderungen nur in Absprache durchführen! Ab Version 7.8.6 können die Anspruchseinstellungen stichtagsbezogen abgeändert werden. Mehr dazu HIER

Anspruchsarten: Unterschied zwischen den Versionen