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Normalerweise wird der Mitarbeiter selbst seine An/Abwesenheit beantragen und der Vorgesetzte genehmigt bzw. storniert diese. | Normalerweise wird der Mitarbeiter selbst seine An/Abwesenheit beantragen und der Vorgesetzte genehmigt bzw. storniert diese. | ||
== Darstellung == | |||
Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt: | Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt: | ||
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** genehmigter Urlaub | ** genehmigter Urlaub | ||
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Praktische Anwendungsbeispiele für ein '''Genehmigungsverfahren''' sind: | Praktische Anwendungsbeispiele für ein '''Genehmigungsverfahren''' sind: | ||
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Der Button '''Genehmigungsverfahren''' ist in folgenden Ansichten verfügbar | Der Button '''Genehmigungsverfahren''' ist in folgenden Ansichten verfügbar | ||
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== Anträge genehmigen == | |||
===Über "Genehmigungsverfahren" === | |||
Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden. | Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden. | ||
===Direktes Genehmigen im Dienstplan=== | |||
Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das "Direkte Genehmigen" hinterlegt werden. | Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das "Direkte Genehmigen" hinterlegt werden. | ||
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Diese Planungscodes dürfen natürlich nicht beim Mitarbeiter selbst sichtbar sein. (Leseberechtigung) | Diese Planungscodes dürfen natürlich nicht beim Mitarbeiter selbst sichtbar sein. (Leseberechtigung) | ||
===Genehmigung über E-Mail=== | |||
Das Genehmigungsverfahren kann auch in Kombination mit dem [[Intelligenter_Dienstplan|Intelligentem Dienstplan]] verwendet werden. | Das Genehmigungsverfahren kann auch in Kombination mit dem [[Intelligenter_Dienstplan|Intelligentem Dienstplan]] verwendet werden. | ||
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==Genehmigte Anträge stornieren== | |||
Durch das Stornieren eines genehmigten Antrages, wird ein eventuell bereits eingetragener Dienst (z.B: aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) im Dienstplan wieder eingetragen. | Durch das Stornieren eines genehmigten Antrages, wird ein eventuell bereits eingetragener Dienst (z.B: aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) im Dienstplan wieder eingetragen. | ||
===Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren=== | |||
* Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren | *Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren | ||
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INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden. | INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden. | ||
===Einzelne Tage stornieren=== | |||
* „Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“ | * „Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“ | ||
[[bild:stornieren_3.PNG|200px]] | [[bild:stornieren_3.PNG|200px]] | ||
==Genehmigte Anträge ersetzen== | |||
Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können. | Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können. | ||
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[[Bild:GV_PC_ändern.PNG]] | [[Bild:GV_PC_ändern.PNG]] | ||
== Antragsformular unterdrücken == | |||
Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden: | Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden: | ||
* Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden. | * Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden. | ||
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[[bild:PDF_Vorschau.JPG]] | [[bild:PDF_Vorschau.JPG]] | ||
= Anlage in Alex = | |||
[[Genehmigungsverfahren (Anlage)|Zur Funktionsbeschreibung]] | [[Genehmigungsverfahren (Anlage)|Zur Funktionsbeschreibung]] |
Version vom 30. April 2018, 12:54 Uhr
Wofür wird ein Genehmigungsverfahren benötigt?
Ein Genehmigungsverfahren wird aus folgenden Gründen benötigt:
(Beispiel "Urlaub")
- Bestätigung für den Arbeitnehmer
- Der Arbeitnehmer kann zB eine Reise buchen, weil er die Bestätigung hat, dass der Urlaub konsumiert werden darf
- Der Arbeitnehmer hat eine Bestätigung dafür, dass sein Urlaub storniert wurde. Der Urlaubsrest darf daher nicht reduziert werden.
- Bestätigung für den Arbeitgeber
- Der Arbeitgeber hat die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer Urlaub hat und der Rest somit reduziert wird.
- Der Arbeitgeber hat eine Bestätigung dafür, dass der Urlaub storniert wurde, und der Arbeitnehmer verplant werden kann.
- Kontrolle durch den Vorgesetzten
- Die Genehmigung des Urlaubs kann nur durch einen Privilegierten durchgeführt werden
- Der Statuswechsel von "Planung" auf "Ist" oder von "Ist" auf "Abgeschlossen" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind. Folgende Fehlermeldung erscheint:
Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?
- An-/Abwesenheit beantragen
- An-/Abwesenheit genehmigen
- An-/Abwesenheit direkt genehmigen (Beantragung fällt weg)
- An-/Abwesenheiten nicht genehmigen
- An-/Abwesenheiten stornieren
Welcher Benutzer welchen Arbeitsschritt macht, hängt von der jeweiligen Organisation ab. Normalerweise wird der Mitarbeiter selbst seine An/Abwesenheit beantragen und der Vorgesetzte genehmigt bzw. storniert diese.
Darstellung
Je nach Status werden die An-/Abwesenheiten (hier Urlaub) im Dienstplan wie folgt angezeigt:
- Muster Max:
- beantragter Urlaub
- Bauer Andrea:
- genehmigter Urlaub
Wofür kann ein Genehmigungsverfahren verwendet werden?
Praktische Anwendungsbeispiele für ein Genehmigungsverfahren sind:
- Urlaub
- Fortbildungen
- Überstunden
- Sonderurlaub
- Zeitausgleich
Umsetzung in ALEX
Der Button Genehmigungsverfahren ist in folgenden Ansichten verfügbar
- Monatsplan
- Jahresplan
- Personalsuche (rechte Maustaste auf einen Mitarbeiternamen)
- Personalstammdaten (rechte Maustaste auf den geöffneten Reiter eines Mitarbeiters)
und öffnet diese Maske:
In diesem Fenster können die oben genannten Schritte durchgeführt werden.
- eine Zeile oder mehrere Zeilen "Genehmigen" oder "Stornieren"
- Sofern erwünscht, öffnet sich der "Antrags- bzw Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt, abgespeichert werden)
Anträge genehmigen
Über "Genehmigungsverfahren"
Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden.
Direktes Genehmigen im Dienstplan
Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das "Direkte Genehmigen" hinterlegt werden.
Sobald diese nach dem Eintragen abgespeichert werden, ändert sich der Planungscode AUTOMATISCH auf den "genehmigt" Planungscode. Diese Planungscodes dürfen natürlich nicht beim Mitarbeiter selbst sichtbar sein. (Leseberechtigung)
Genehmigung über E-Mail
Das Genehmigungsverfahren kann auch in Kombination mit dem Intelligentem Dienstplan verwendet werden.
Sobald sich eine Änderung am Dienstplan ergibt, wird dieser per E-Mail versendet. Im E-Mail sind auch die Genehmigungsverfahren sichtbar, sowie pro Antrag ein Link zur Genehmigung oder Stornierung des Antrages direkt aus dem E-Mail heraus:
Genehmigte Anträge stornieren
Durch das Stornieren eines genehmigten Antrages, wird ein eventuell bereits eingetragener Dienst (z.B: aus dem Wochenzeitmodell oder aus dem Status Planung) im Dienstplan wieder eingetragen.
Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren
- Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren
INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden.
Einzelne Tage stornieren
- „Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“
Genehmigte Anträge ersetzen
Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können.
Beispiel: Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben"
Standardmäßig wird bei "beantragte Überstunde" durch die Genehmigung der Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben" eingetragen. In Spezialfällen soll dieser Planungscode durch den Planungscode "genehmigte Überstunde AUSZAHLEN" ersetzt werden können.
Im Genehmigungsverfahren gibt es das Symbol "Ändern". Wählt man hier die entsprechende zu ändernde genehmigte Zeile aus, kann man den Planungscode abändern.
Antragsformular unterdrücken
Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:
- Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.