Organisationscheckliste

Vor der Inbetriebnahme von Alex^® ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.

Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:

Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten

Unternehmensstruktur

• Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
  • Welche Bereiche gibt es?
• Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in Alex^® abgebildet werden?
  
• Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in Alex^® angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen

Interne Workflows

• Wie gelangen Dienstpläne in Alex^®?
• Wie gelangen Istzeiten in Alex^®?
  • Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
  • Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
  • Wer trägt die Abwesenheiten in Alex^® ein?
• Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
  • Urlaubsanträge + Genehmigungen
  • Überstundengenehmigungen
• Einbinden der Mitarbeiter
  • Lesender/Schreibender Zugriff auf das Zentralsystem
  • Stundennachweis per E-Mail versenden
  • Alex^®-Cockpit App
    • nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
    • als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
    • als Stempeluhr verwenden
  • Arbeiten mit der Alex^®-Wunschdienstplanung

Zeiterfassung mit Stempelungen

• Welche Bereiche sollen stempeln?
• Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
  • Alex^®-Stempeluhr
  • PC + Lesegerät
  • Smartphone
  • Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips

• Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
  • Arzt
  • RB Einsatz

• Behandlung der gestempelten Zeiten
  • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
  • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
  • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
  • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende

• Gibt es Kannarbeitszeiten?
• Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
• Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?

• Pausen
  • Werden Pausen gestempelt?
  • Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?

• Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
  • Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
  • Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?

• Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?

Genehmigungsverfahren

Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:

• Wer sind die Antragssteller?
  • Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
• Wer genehmigt die Anträge?
  • Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
  • Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
  • Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
• Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
• Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
• Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
  • Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
  • Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge

Schnittstellen zu Fremdsystemen

• Welche Schnittstellen werden benötigt?
  • Variable Lohnarten
  • Abwesenheiten
• Sonstige

Projektorganisation

• Wer ist der Projektverantwortliche?
• Gibt es Pilotabteilungen?
• Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
• Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
• Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
• Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
• Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
• Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt

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