Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation

Warum gibt es die Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation?

Ziele

1. Qualitätssicherung gegen Regressionen
2. einheitliches Vorgehen bei Neuinbetriebnahmen und Systemerweiterungen
3. Verbesserung des Hotline-Prozesses bei Berechnungsanfragen

Referenzfälle

Unter Referenzfall wird eine beispielhafte Dienstplan-Situation verstanden, deren Ergebnis festgehalten und als richtig erkannt ist. Wir unterscheiden zwei Arten von Referenzfällen:

• Checkliste: Die Berechnungsdetails, welche in der Abrechnungscheckliste festgehalten wurden, werden in einfachen Fällen in allen Details dargestellt
• Snapshot: Export aus dem laufenden Betrieb, welcher für Regressionstests herangezogen wird.

Referenzfälle Checkliste

Bei Neuinbetriebnahmen gibt es immer ein Organisationsgespräch auf dessen Basis die Abrechnungscheckliste AUFBAU erstellt wird. Sobald es diese Checkliste gibt, muss es für die Berechnungsspezialitäten des Kunden Referenzfälle geben. Diese decken den gesamten Inhalt der Abrechnungscheckliste ab.

Im laufenden Betrieb kann es durch Angebote, Projekte oder umfassende manuelle Korrekturen zu einer Erweiterung der Abrechnungscheckliste Aufbau kommen. In diesem Fall müssen sowohl die Abrechnungscheckliste als auch die Referenzfälle erweitert werden.

Referenzfälle Snapshot

Snapshots werden anhand der laufenden Hotline-Anfragen erstellt und dienen der Regressionsvermeidung bei Neuerungen im Programm. Im jeweiligen Kundenordner werden die Snapshots gesammelt, jedoch maximal 10 Stück. Sobald ein neuer Export für einen Snapshot zur Verfügung steht, muss im Kundenordner nachgesehen werden wie alt die vorhandenen Snapshots sind. Der neue Export wird als Snapshot gespeichert wenn:

• weniger als 10 vorhanden sind
• ein vorhandener Snapshots älter als 2 Jahre ist (neuere Snapshots ersetzen die ältesten.)

Was muss gemacht werden bei Snapshot:

• Kundenspezifisches Summenschema einstellen ("garantierteSummen")
• Referenzwerte setzen

Abrechnungsdokumentation

Unter einer Abrechnungsdokumentation verstehen wir die Dokumentation der Abrechnungsdetails beim Kunden nach einem normierten Muster. Wir nennen dieses Dokument "Abrechnungscheckliste". Es werden zwei Arten von Abrechnungschecklisten unterschieden:

• Abrechnungscheckliste Aufbau
• Abrechnungscheckliste Work in Progress (WIP)

Abrechnungscheckliste Aufbau

Die gesamten Abrechnungsmodalitäten des Kunden werden basierend auf einem Organisationsgespräch in diese Checkliste eingetragen. Diese Checkliste bildet die Grundlage der Abrechnungseinstellungen/Programmierungen. Diese Checkliste muss folgendermaßen gespeichert werden:

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Abrechnungscheckliste_Aufbau_Kunde.doc

Falls beim Kunden einzelne Bereiche/Berufsgruppen o.ä. nicht gleichzeitig mit dem restlichen System in Betrieb genommen werden, wird für jeden Bereich eine eigene Abrechnungscheckliste Aufbau erstellt.

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Bereich1/Abrechnungscheckliste_Aufbau_Bereich1_Kunde.doc

Abrechnungscheckliste Aufbau am Beispiel Wien Herz-Jesu:

Work in Progress (WIP)

Bei bestehenden Kunden gibt es selten Abrechnungsdokumentationen. Das Wissen über diverse Abrechnungsmodalitäten beim Kunden wird durch den laufenden Wartungsbetrieb bzw. durch Projekte erworben und soll laufend dokumentiert werden. Diese Dokumentation erfolgt in der Abrechnungscheckliste Work in progress. Diese ist zu Beginn der Aufzeichnungen leer und wird durch die Informationen aus dem laufenden Kundenkontakt befüllt. ("Das was ich gerade weiß")

Diese Checkliste muss folgendermaßen gespeichert werden:

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Abrechnungscheckliste_WIP_Kunde.doc

Abrechnungscheckliste WIP am Beispiel Wien BHS:

Vorlage

Für die Abrechnungschecklisten gibt es eine Vorlage. Diese ist im Ordner "Kunden-Schriftverkehr" zu finden:

Ordnerstruktur

Die Referenzfälle und Checklisten sind im jeweiligen Kundenordner zu finden. Bitte folgende Ordnerstruktur verwenden:

Referenzfälle: //DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Referenzfälle/Checkliste/bfx_config + db

Snapshots: //DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/snapshot/Thema_Station/bfx_config + db

Prozess für Berechnungsanfragen via Hotline

                       Prozess für Berechnungsanfragen via Hotline
   
     Ziele:
      * Kunden zufriedenstellen
      * Wissen strukturieren und für zukünftige Verwendung festhalten
                          
                          Berechnungsanfrage
                                Gegeben
                               - Export
                               - Summe "ist"
                               - Summe "gewünscht"
   
    Finden wir das Wissen für die Lösung in der Checkliste?  -   JA
      |                                                           |
    NEIN                                                         Lösen
      |
    Checkliste ist "vollständig"     -     JA
      |                                     |
    NEIN                                 Lösen/neue Situation
      |
    Ist-Stand erfassen
      | 
    Lösen

                             Lösungsprozess
     Summe "ist" ist richtig         -  JA  -     fertig/Kontext
       |                                            * evtl Checkliste ergänzen
     NEIN                                           * Snapshot-Referenzfall
       |  
     Checkliste
     Parameter falsch?               -  JA  -     fertig/Kontext
       |
     NEIN
       |
     Neue Situation                  -    Angebot, Projekt, einmalige manuelle Korrektur?
                                          im Team klären
                                          wenn umgesetzt: Referenzfall und Checkliste ergänzen