Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation

Warum gibt es die Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation?

Ziele

1. Qualitätssicherung gegen Regressionen
2. einheitliches Vorgehen bei Neuinbetriebnahmen und Systemerweiterungen
3. Verbesserung des Hotline-Prozesses bei Berechnungsanfragen

Referenzfälle

Unter Referenzfall wird eine beispielhafte Dienstplan-Situation verstanden, deren Ergebnis festgehalten und als richtig erkannt ist. Wir unterscheiden zwei Arten von Referenzfällen:

• Checkliste: Die Berechnungsdetails, welche in der Abrechnungscheckliste festgehalten wurden, werden in einfachen Fällen in allen Details dargestellt
• Snapshot: Export aus dem laufenden Betrieb, welcher für Regressionstests herangezogen wird.

Referenzfälle Checkliste

Bei Neuinbetriebnahmen gibt es immer ein Organisationsgespräch auf dessen Basis die Abrechnungscheckliste AUFBAU erstellt wird. Sobald es diese Checkliste gibt, muss es für die Berechnungsspezialitäten des Kunden Referenzfälle geben. Diese decken den gesamten Inhalt der Abrechnungscheckliste ab.

Im laufenden Betrieb kann es durch Angebote, Projekte oder umfassende manuelle Korrekturen zu einer Erweiterung der Abrechnungscheckliste Aufbau kommen. In diesem Fall müssen sowohl die Abrechnungscheckliste als auch die Referenzfälle erweitert werden.

Diese Referenzfälle Checkliste müssen folgendermaßen gespeichert werden:

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Referenzfälle/Checkliste/bfx_config + db

Referenzfälle Snapshot

Snapshots werden anhand der laufenden Hotline-Anfragen erstellt und dienen der Regressionsvermeidung bei Neuerungen im Programm. Im jeweiligen Kundenordner werden die Snapshots gesammelt, jedoch maximal 10 Stück. Sobald ein neuer Export für einen Snapshot zur Verfügung steht, muss im Kundenordner nachgesehen werden wie alt die vorhandenen Snapshots sind. Der neue Export wird als Snapshot gespeichert wenn:

• weniger als 10 vorhanden sind
• ein vorhandener Snapshots älter als 2 Jahre ist (neuere Snapshots ersetzen die ältesten.)

Die Snapshots müssen folgendermaßen gespeichert werden:

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/snapshot/Thema_Station/bfx_config + db

Bei Snapshots müssen folgende Punkte erledigt werden:

• Kundenspezifisches Summenschema einstellen ("garantierteSummen")
• Referenzwerte setzen

Richtlinien zur Erstellung von Referenzfällen

• Pro Abrechnungscheckliste gibt es einen eigenen Dienstplan
  • Bezeichnung "Referenzfälle (Monat + Jahr)" (z.B. "Referenzfälle (Juli 13)")
• Es gibt ein eigenes Summenschema "Garantierte Summen"
  • enthält alle Summen, welche für den Kunden relevant sind, und bei den Regressionstests kontrolliert werden
  • DRZ-Bilanz + Summen für Lohnartenumschlüsselung + wichtige/relevante Summen für Referenzfälle
• Pro Überschrift in Checkliste gibt es eine Überschrift bei Referenzfälle
  • farbliche Hinterlegung mittels Berufsgruppe
• Referenzfälle müssen analog zur Abrechnungscheckliste durchnummeriert sein
  • für eventuelle Verweise in Checkliste
• Referenzwerte müssen gesetzt sein
• Referenzwerte müssen "grün" sein

Abrechnungsdokumentation

Unter einer Abrechnungsdokumentation verstehen wir die Dokumentation der Abrechnungsdetails beim Kunden nach einem normierten Muster. Wir nennen dieses Dokument "Abrechnungscheckliste". Es werden zwei Arten von Abrechnungschecklisten unterschieden:

• Abrechnungscheckliste Aufbau
• Abrechnungscheckliste Work in Progress (WIP)

Abrechnungscheckliste Aufbau

Die gesamten Abrechnungsmodalitäten des Kunden werden basierend auf einem Organisationsgespräch in diese Checkliste eingetragen. Diese Checkliste bildet die Grundlage der Abrechnungseinstellungen/Programmierungen. Diese Checkliste muss folgendermaßen gespeichert werden:

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Abrechnungscheckliste_Aufbau_Kunde.doc

Falls beim Kunden einzelne Bereiche/Berufsgruppen o.ä. nicht gleichzeitig mit dem restlichen System in Betrieb genommen werden, wird für jeden Bereich eine eigene Abrechnungscheckliste Aufbau erstellt.

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Bereich1/Abrechnungscheckliste_Aufbau_Bereich1_Kunde.doc

Abrechnungscheckliste Aufbau am Beispiel Wien Herz-Jesu:

Work in Progress (WIP)

Bei bestehenden Kunden gibt es selten Abrechnungsdokumentationen. Das Wissen über diverse Abrechnungsmodalitäten beim Kunden wird durch den laufenden Wartungsbetrieb bzw. durch Projekte erworben und soll laufend dokumentiert werden. Diese Dokumentation erfolgt in der Abrechnungscheckliste Work in progress. Diese ist zu Beginn der Aufzeichnungen leer und wird durch die Informationen aus dem laufenden Kundenkontakt befüllt. ("Das was ich gerade weiß")

Diese Checkliste muss folgendermaßen gespeichert werden:

//DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Abrechnungscheckliste_WIP_Kunde.doc

Abrechnungscheckliste WIP am Beispiel Wien BHS:

Vorlage

Für die Abrechnungschecklisten gibt es eine Vorlage. Diese ist im Ordner "Kunden-Schriftverkehr" zu finden:

Änderungsrichtlinien

Werden Änderungen in den Dokumenten vorgenommen (insbesondere in der WIP Abrechnungscheckliste), sind diese jeweils mit Name und Datum der Person zu versehen, die die Änderungen vorgenommen hat. Dieses Vorgehen ermöglicht es auch im Nachhinein nachzuvollziehen, wann und von wem Änderungen durchgeführt wurden und um bei Fragen einen direkten Ansprechpartner zu haben. Die Änderungen müssen folgendermaßen gekennzeichnet werden

Wurde die Checkliste geändert, muss sie im Anschluss dem Kunden zur Kontrolle zugesendet werden. Somit wird sichergestellt, dass sowohl Bitfactory als auch der Kunde auf dem neusten Stand der Abrechnungsdokumentation sind.

Prozess für Berechnungsanfragen via Hotline