Aufgabe

Mit Hilfe von Aufgaben können Aufgaben/Arbeitsplätze im Monatsplan vergeben werden. z.B.

• Küchenplan - Zuteilung der Mitarbeiter auf verschiedene Küchenbereiche wie Salat, Fleisch, Dessert etc.

• Ambulanzplan - Zuteilung der Mitarbeiter auf einzelne Ambulanzen

• Apotheke - Zuteilung der Mitarbeiter auf verschiedene Aufgaben wie Rezeptur, Monatsabrechnung, Bestellung etc.

• Sozialeinrichtung - Zuteilung der Mitarbeiter im Wohnheim, Tagesstätte oder als Wohnassistenz bei Klienten

Anlage

Eine Aufgabe wird über den Navigatorpunkt "Aufgabe" angelegt:

Stammdaten für Aufgabe

• Planungseinheit: Auf welchem Plan soll die Aufgabe angezeigt werden
  • Soll die Besetzung/Verfügbares Personal im gesamten Überplan möglich sein, so muss hier der Überplan hinterlegt werden
• aus Legende entfernen: Die Aufgabe ist im Monatsplan in der Legende nicht sichtbar
• mehrfach am Tag möglich: Können mehrere Markierungen pro Tag vergeben werden?
  • JA: es können mehrere Markierungen pro Tag vergeben werden - Darstellung mittels "Strich" am Tag
  • NEIN: Nur eine Markierung ist pro Tag möglich - farbliche Markierung des gesamten Tages
  • Macht auch einen Unterschied bei der Zuteilung auf eine Aufgabe. Sind mehrere pro Tag möglich, so wird eine bestehende Zuteilung nicht automatisch bei Neuzuteilung gelöscht.
• Am Tag nach Eintrag eines Planungscodes behalten:

Standardverhalten (bei Nein):

• Aufgabe ist am Tag eingetragen
• Abwesend-Planungscode (z.B. Urlaub) wird eingetragen --> Aufgabe gelöscht und zählt nicht in die Besetzung
• Anwesend-Planungscode (z.B: Besprechung) wird eingetragen -> Aufgabe wird nicht gelöscht und zählt zur Besetzung

Wird hier ein vom Standard abweichendes Verhalten gewünscht, gibt es hier mehr Informationen zum Thema 'Aufgaben und Planungscodes'.

• Am Kommt/Geht nach Eintrag eines Planungscodes behalten? siehe vorheriger
• Für Planungscode / Am Kommt/Geht nach Eintrag behalten? siehe vorheriger
• zugehöriger Dienst: Welcher Dienst ist für diese Aufgabe (Arbeitsplatz/Aufgabe) relevant
  • relevant für die Suche nach verfügbarem Personal
• zugehörige Dienstgruppe: Welche Dienstgruppe ist für diese Aufgabe (Arbeitsplatz/Aufgabe) relevant
  • relevant für die Suche nach verfügbarem Personal

notwendige Qualifikation für diese Aufgabe

Hier kann hinterlegt werden, welche Qualifikation der Mitarbeiter haben muss, um diesen Arbeitsplatz bzw. diese Aufgabe zu machen

Info: Die Qualifikation muss auch beim Mitarbeiter hinterlegt werden - ansonsten ist die Zuteilung der Aufgabe nicht möglich

Bedarf für diese Aufgabe

Hier kann der Bedarf für die jeweilige Aufgabe (Aufgabe/Arbeitsplatz) hinterlegt werden. Mehr Details zur Hinterlegung des Bedarfs sind beim Besetzungs-Report zu finden.

Anwendung

Um eine Aufgabe, welche in der Legende nicht angezeigt wird, im Dienstplan eintragen zu können, muss diese im Besetzungsreport angezeigt werden (ansonsten wird sie auch nicht im Kommt-Geht-Auswahlfenster angezeigt!):

Projekt einfügen - Aufgabe auswählen.

Danach wird die Aufgabe in der Besetzungsansicht angezeigt:

Anzeige der Aufgaben in der Besetzungsansicht

Die einzutragende Aufgabe muss in der Besetzungsansicht angeklickt werden und kann anschließend bei den entsprechenden Mitarbeitern eingetragen werden:

Es erscheint der Mauszeiger als "G" und kann wie ein Dienst am Tag eingetragen werden. Der Dienst erhält die Farbe der Aufgabe und einen seitlichen Strich in der Farbe der hinterlegten Qualifikation.

So können nun die zusätzlichen Aufgaben bei den Mitarbeitern eingetragen werden.

Anzeige mit Anzahl der eingetragenen Aufgaben in der Besetzungsansicht

In der Besetzungsansicht können auch wie gewohnt die Namen der Mitarbeiter angezeigt werden:

Anzeige mit Namen der Mitarbeiter, welche diese Aufgaben erfüllen, in der Besetzungsansicht

Mehrfach am Tag

Es ist auch möglich mehrere Aufgaben pro Tag und Mitarbeiter einzugeben: (nur dann wenn bei der Anlage "mehrfach am Tag möglich" ausgewählt wurde) Können mehrere Aufgaben pro Tage eingetragen werden, so erscheint nicht der gesamte Dienst in der Farbe der Aufgabe sondern nur ein seitlicher Strich.

Anzeige der Aufgaben mehrfach am Tag

Beachte: Mitarbeiter Groß hat 2 Aufgaben am 3. April

Damit die "Striche" am Tag sichtbar sind, muss in den Bildschirmeinstellungen unter "Plandarstellung" der Parameter "Aufgaben/Extras als Farbstreifen" gesetzt sein.

Mehrfache Aufgaben am Tag können auch über das Kommt/Geht-Fenster stundenweise eingetragen werden:

Aufgabe erfassen im Kommt-Geht-Fenster

Anschließend öffnet sich folgendes Fenster:

Auswahlfenster für die Aufgaben

Hier kann mit Klick auf den grünen Haken die Aufgabe ausgewählt werden. Diese wird dann im Feld "verwendet Kommt/Geht" angezeigt:

Auswahlfenster für die Aufgaben - Computer 1 wurde ausgewählt

Im Kommt/Gehtfenster ist nun auch die Aufgabe sichtbar:

Anzeige im Kommt-Geht-Fenster

Prüfung Qualifikationen

Möchte man bei einem Mitarbeiter ohne die geforderte Qualifikation, eine Aufgabe, welche eine bestimmte Qualifikation erfordert, eintragen, so erscheint folgende Fehlermeldung:

Fehlermeldung, wenn Mitarbeiter die geforderte Qualifikation nicht erfüllt

Verfügbares Personal anzeigen

Info:

• Bei der Aufgabe muss mind. ein Dienst bzw. Dienstgruppe hinterlegt sein
• Es muss mind. zwei Aufgaben geben, wo der Parameter "mehrfach am Tag möglich" auf NEIN gestellt ist

Grund: Würde der Parameter auf Ja sein, so könnten dem Mitarbeiter mehrere Aufgaben zugeteilt werden, obwohl jede Aufgabe bzw. Arbeitsplatz nur 1 mal besetzt sein darf.

Rechte-Maus-Klick auf die Unterbesetzung und Auswahl der Option "Verfügbares Personal

Es wird nur jenes Personal angezeigt, welches bereits einen Dienst eingetragen hat (Dienst muss bei der Aufgabe hinterlegt sein)

Auswahlfenster für verfügbares Personal

Es werden nun jene Mitarbeiter angezeigt, welche

• die gleiche Qualifikation wie die Aufgabe hinterlegt haben
• Die einen Dienst eingetragen haben, welche bei der Aufgabe hinterlegt ist

Es ist auch sichtbar, welche Aufgabe der Mitarbeiter bereits eingetragen hat, da diese eventuell ersetzt werden kann. Der Wert hinter der Aufgabe ([0], [-1], [1]) zeigt den offenen/gedeckten/überbesetzten Bedarf der beim MA eingetragenen Aufgabe an.

Bei Auswahl des Mitarbeiters passiert folgendes: Hat ein Mitarbeiter bereits eine Aufgabe hinterlegt, so wird diese gegen die neue Aufgabe getauscht (Aufgabe: mehrfach am Tag möglich: NEIN) Hätte die Aufgabe "mehrfach am Tag möglich" auf JA - so würde die Aufgabe dem Mitarbeiter hinzugefügt werden

Info: Sind in der Besetzungsansicht Dienste eingetragen und man verwendet "Verfügbares Personal anzeigen", so werden alle Mitarbeiter angezeigt welche keine Dienst eingetragen haben

Lösungsvorschläge für Unterbesetzung

Bei dieser Variante, rechnet ALEX alle Möglichkeiten der Besetzung durch und man kann sich für einen Lösungsvorschlag entscheiden. Dieser Lösungsvorschlag deckt dann alle Anforderungen für Aufgaben für den gleichen Dienst ab.

Löschen von Aufgaben

Ab der Version 2021.02 gibt es im Kontextmenü die Funktion "Aufgaben löschen" (rechte Mausklick am Tag).
Klickt man direkt auf "Aufgaben löschen", so werden ALLE Aufgaben von diesem Tag gelöscht (egal ob ganztägige, mehrfache oder stundenweise Aufgaben).
Es gibt aber auch noch folgende 3 Auswahlmöglichkeiten:

• Tagesaufgaben löschen: es werden nur ganztägige bzw. mehrfach am Tag mögliche Aufgaben gelöscht
• Kommt/Geht Aufgaben löschen: es werden nur jene Aufgaben gelöscht, welche stundenweise hinterlegt wurden
• Aufgaben aus Wochenzeitmodell löschen: es werden mehrfache Aufgaben, welche im Wochenzeitmodell hinterlegt sind, gelöscht

Rechte-Maus-Klick im Planungsraster auf einen Tag - Auswahl "Aufgaben löschen"

Beispiel Aufgabe/Besetzungsanforderung

1. Aufgabe anlegen (Arbeitsplatz/Aufgabe) + Bedarf definieren

2. Dienstgruppe + Qualifikation bei der Aufgabe hinterlegen

3. Qualifikation beim Mitarbeiter hinterlegen

Info: Alex rechnet die Besetzungsanforderung auch im Status "Nicht erzeugt"

• Rot = Unterbesetzt
• Grün = Übersbesetzt
• Leer = Bedarf gedeckt

Beispiel einer Besetzungsanforderung für Aufgaben

Div. Einstellungen

• Aufgaben und Planungscodes:
  • Farbmarkierung wird bei Tages-Abwesenheiten automatisch gelöscht
  • Farbmarkierung nach Eintrag eines Planungscodes behalten
• Aufgaben als Detailzeilen drucken
• Farbmarkierungen können mit Diensten und Dienstgruppen verknüpft werden
• Farbmarkierungen können mit Qualifikationen verknüpft werden