Genehmigungsverfahren und Berechtigungen

Die Berechtigungen für Genehmigungsverfahren sind eine Programmfunktion, die es ermöglicht zu entscheiden, welche Benutzer für welche Personen in welchen Genehmigungsverfahren Anträge genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren dürfen.

Es soll die Frage beantwortet werden:

Mit welchen Einstellungen darf welcher Benutzer für welches Personal Anträge aus welchen Genehmigungsverfahren genehmigen oder genehmigte Anträge stornieren?

Funktionsbeschreibung

Keine Einstellungen

Werden am Genehmigungsverfahren keine Einstellungen getroffen, dürfen nur Benutzer mit Supervisor-Berechtigung Anträge genehmigen oder stornieren.

Keine Einstellungen

Einstellungen am Genehmigungsverfahren

Pro Genehmigungsverfahren können 2 Berechtigungen vergeben werden:

• Berechtigung Genehmigen
  • Die Benutzer brauchen mindestens diese Berechtigung um Anträge zu genehmigen
• Berechtigung Stornieren
  • Die Benutzer brauchen mindestens diese Berechtigung um Anträge zu stornieren

Einstellungen am Genehmigungsverfahren

Spezialfall Selbstbedienungsbenutzer

Ein Selbstbedienungsbenutzer kann je nach zugewiesenen Berechtigungen Anträge genehmigen oder Genehmigungen stornieren.

Ein Selbstbedienungsbenutzer darf jedoch das mit dem Benutzer verknüpfte Personal nicht selbst genehmigen oder stornieren.

Ausnahmen

• Der Benutzer hat die SUPERVISOR Berechtigung
• Der Parameter "Benutzer darf sein Personal genehmigen" ist am Benutzer aktiviert

Einstellungen am Benutzer

Gliederungsmöglichkeiten des Personal

Es gibt 2 Möglichkeiten, damit ein definierter Benutzer nur die Anträge seines Personals sieht:

Pläne/Poolpläne

Die Berechtigung zum Genehmigen/Stornieren wird pro Planungseinheit hinterlegt.

Alle auf der Planungseinheit stammzugeteilten Mitarbeiter können genehmigt bzw. storniert werden.

Soll der Genehmiger selbst auch auf der Planungseinheit sichtbar sein, so wird dieser mittels Poolzuteilung auf die Planungseinheit zugeteilt.

Die am Genehmigungsverfahren hinterlegten Berechtigungen, werden in die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" aufgenommen.

Berechtigungsvergabe
Rolle "Dienstplan Bearbeiten"	Hinterlegung Benutzer

Genehmigergruppen

Das Personal kann unabhängig zur Stamm-Planungseinheit nach Genehmiger frei gruppiert werden.

Die Berechtigung zum Genehmigen/Stornieren wird pro Genehmigergruppe hinterlegt.

Dazu wird eine eigene Berechtigungsrolle definiert, welche auf der Genehmigergruppe hinterlegt wird

Berechtigungsvergabe Genehmigergruppen
Rolle für Genehmigergruppe	Hinterlegung Benutzer

Parametrierungsrichtlinen

Die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren sollten immer wie folgt angelegt werden:

• Berechtigung Genehmigen: Genehmigungsverfahren: Genehmigen
• Berechtigung Stornieren: Genehmigungsverfahren: Stornieren

Anschließend können diese beiden Berechtigungen bei Bedarf in eine Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" zusammengefasst werden.

Beispiele

Beispiel 1 - Berechtigungen mit Plän/Poolpläne

Ausgangssituation

Die Planungseinheit "Plan A" wird von Frau Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".

Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.

Frau Weitblick selbst soll von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.

Parametrierung

Frau Weitblick darf nicht auf den Plan A stammzugeteilt sein.

Sie muss ist auf den Plan "Leitungen" stammzugeteilt und wird mittels Poolzuteilung auch auf den Plan A zugewiesen, damit Ihre An- und Abwesenheiten auch dort ersichtlich sind.

Monatsplan "Plan A"

Info: Bei Bedarf könnten die Dienste von Fr. Weitblick auch am Poolplan eingetragen werden, falls die Stunden auf die Kostenstelle des Plan A laufen sollen.

Folgende Benutzer müssen angelegt sein:

Benutzerrechte
Berechtigungen Frau Weitblick	Berechtigungen Herr Meister
Damit Frau Weitblick sich selbst keine direkte Genehmigung eintragen kann, muss ihr Benutzer ein Selbstbedienungsbenutzer sein. Dadurch kann sie für das verknüpfte Personal keine Genehmigungen durchführen.	Da Herr Meister selbst nicht als Personal im ALEX geführt wird, hat er keinen Selbstbedienungsbenutzer

Die Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN" muss um die Berechtigungen für das Genehmigungsverfahren erweitert sein:

Rolle "DIENSTPLAN BEARBEITEN"

Ergebnis

Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick selbst sind nicht enthalten:

Genehmigungsverfahren Fr. Weitblick

Würde Frau Weitblick bei sich selbst eine direkte Genehmigung eintragen, erscheint beim Abspeichern folgender Fehler:

Fehler Direktes Genehmigen

Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die am Plan "Leitungen" stammzugeteilten Mitarbeiter ersichtlich. Die Anträge von Hr. Maier und Hr. Imglück sind nicht sichtbar:

Genehmigungsverfahren Hr. Meister

Datenbank

DokuDB_BerechtigungenGV_Plan

Beispiel 2 - Berechtigungen mit Genehmigergruppen

Ausgangssituation

Die Planungseinheit "Plan A" wird von Frau Weitblick geleitet. Sie hat hier die Berechtigung "DIENSTPLAN BEARBEITEN".

Frau Weitblick soll die Anträge aller am Plan A stammzugeteilten Mitarbeiter bearbeiten.

Frau Weitblick selbst und Herr Dorninger sollen von ihrem Vorgesetzten Hr. Meister genehmigt werden.

Parametrierung

Für jeden Genehmiger wird eine eigene Genehmigergruppe angelegt:

Genehmigergruppen

Beim Plan A kann die "Genehmigergruppe Weitblick" in den Plan-Stammdaten hinterlegt werden, da grundsätzlich alle stammzugeteilten Mitarbeiter zu dieser Genehmigergruppe gehören:

Plan-Stammdaten

Da Frau Weitblick und Herr Dorninger auch am Plan A stammzugeteilt sind, muss direkt am Personalstamm die Genehmigergruppe hinterlegt werden:

Personal-Stammdaten

Weiters müssen die Benutzer von Frau Weitblick und Herr Meister bearbeitet werden:

Benutzerrechte

Benutzer Fr. Weitblick

Benutzer Hr. Meister

Die Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN" muss spezielle Berechtigung beinhalten:

Rolle "GENEHMIGEN + STORNIEREN"

Diese Rechte sind notwendig, da der Genehmiger das DIENSTPLAN BEARBEITEN am Stammplan des Mitarbeiters nicht zwingenderweise haben muss (wie z.B. beim Benutzer Meister).

• "Dienstplan lesen" wird benötigt, damit der Genehmigergruppenplan geöffnet werden kann
• "Planungscodes im Status ändern" wird benötigt, damit die Planungscodes aus dem Genehmigungsverfahren im Dienstplan eingetragen werden können.

Ergebnis

Im Genehmigungsverfahren von Fr. Weitblick sind nur die beiden Mitarbeiter Hr. Imglück und Hr. Maier ersichtlich. Die Anträge von Fr. Weitblick und Hr. Dorninger sind nicht enthalten:

Im Genehmigungsverfahren von Hr. Meister sind nur die Anträge von Frau Weitblick und Herrn Dorninger ersichtlich.

Für die Genehmigergruppe kann nun der jeweilige Genehmigergruppenplan mit den zugeteilten Mitarbeitern geöffnet werden: