Wunschdienstplan

Mit diesem Werkzeug wird die Erstellung von WUNSCHDIENSTPLÄNEN und URLAUBSPLÄNEN durch den Mitarbeiter selbst unterstützt. Zwei organisatorische Maßnahmen sind wesentlich, um sowohl den Erfolg einer Mitarbeiter-Wunschdienstplanung wie auch jenen der Urlaubsplanung gewährleisten zu können:

1. Internes Regelwerk (hausweit, abteilungsspezifisch)
2. Hohes Maß an Disziplin der Mitarbeiter

Der organisatorische Ablauf wird dahingehend erweitert, indem der Mitarbeiter in den ALEX^®-Planungszyklus im Status PLANUNG eingebunden wird. Erst wenn der Planungsverantwortliche die relevanten Monate in den Status PLANUNG gesetzt hat, bietet sich den Mitarbeitern die Möglichkeit des Planungseintrags.

Den "Wunsch-" und/oder "Urlaubsplanern" steht der der Funktionsumfang im Rahmen spezieller Zugriffsrechte zur Verfügung, der für die Bearbeitung benötigt wird.

Offene Punkte SOFTWAREENTWICKLUNG

• Farbmarkierungen/Aufgaben eintragen lassen (evtl. ohne Bedarfsprüfung? --> Markierung: hier kann mich die Leitung für einen Einspringdienst anrufen)
• Parameter:
  • "Freigabe für Auswahl Diensttausch ab" --> "Dienstübernahme ab Gruppe"
  • "Offene Wunschplanung in Tagen pro Gruppe" --> "Planungstage pro Gruppe"
  • "Wunschplanungsende nach Tag des Monats" --> "Letzter Tag für Wunschplanung" (Alg.: 1 Tag Änderung!)
• Gruppennummer in Namensspalte anzeigen
• Legende: nur jene Buttons anzeigen, die im Besetzungsreport enthalten sind
• Funktion "Dienst holen": in Tooltips bei beiden Mitarbeitern anzeigen
• Fehlermeldungen verständlicher machen:
  • Aktion: Wunschplaner-Eintrag in falscher Zeile; Meldung: "Eintrag bei diesem Mitarbeiter nicht erlaubt"
  • Aktion: Meldung: " "
• Datenschutz/Kontextmenüs aufräumen: PlanTag, Employee, Summenansicht, Ribbonbar

• optional: Gruppenwechsel außerhalb des Zyklus laut Stammdaten (jeder Mitarbeiter markiert seine eigene Fertigstellung; wenn alle MA einer Gruppe fertig sind --> nächste Gruppe ist an der Reihe)

Berechtigungssystem

Jedem Mitarbeiter steht nur die eigene Planungszeile zur Verfügung, der gesamte Abteilungsplan kann lesend eingesehen werden. Im Mitarbeiterstamm kann dafür ein eigenes Recht zur Bearbeitung angelegt werden:

Planungszyklus

Der abteilungsverantwortliche Dienstplaner muss den Plan für seine Mitarbeiter zur Bearbeitung freigeben, indem der Monatsplan auf den Status PLANUNG gesetzt wird. Über spezielle Parameter kann je Planungseinheit der Monatszyklus eingestellt werden:

Für den URLAUBSPLAN ergibt sich folgende Formel zur Bearbeitung: es können von den Planungsmitarbeitern alle Pläne bearbeitet werden, die sich im Status PLANUNG befinden und für die ein Wunschplanungszyklus noch nicht begonnen hat. Im Beispiel oben würde das bedeuten:

• Bis 27.03.: Urlaubsplanung für die Dienstpläne ab MAI, die sich im Status PLANUNG befinden
• Ab 28.03.: Urlaubsplanung für die Dienstpläne ab JUNI, die sich im Status PLANUNG befinden

Gruppeneinteilung und Farbeinstellungen

Die Wunschplanung erfolgt entsprechend eines internen Regulativs in Mitarbeitergruppen. Gruppenanzahl und -größe sind von der Abteilungsgröße abhängig: es können pro Planungseinheit beliebige Farbeinstellungen getroffen werden, um die Gruppen zu unterscheiden.

Freigabe und Übernahme von Diensten

Eine Besonderheit stellt die Funktion "Freigabe und Übernahme von Diensten" dar. Ziel ist es, den Mitarbeitern der späteren oder letzten Planungsgruppe die Möglichkeit zu geben, bereits von anderen Mitarbeitern verplante Dienste 'zu übernehmen'. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn in einem Monat wenige Ausfallzeiten geplant sind und daher spezielle Zeitguthaben abgebaut werden könnten (NSchwAG-Stunden, ZA-Stunden, Bonusstunden, etc.).

Beispiel

• Mitarbeiter A der Planungsgruppe 1 plant exakt auf sein Monatssoll und hat noch 40 Stunden ZA-Guthaben. Er markiert einen Dienst mit der Funktion "Wunschplanung: Tag freigeben"; diesen Dienst wird möglicherweise ein Kollege noch übernehmen und somit kann die Stationsleitung das ZA-Guthaben abbauen (wurde im internen Abteilungsregelwerk so festgelegt).
• Dieser Dienst wird von ALEX^® für alle anderen Wunschplaner deutlich sichtbar mit einem gelben Balken "Übernahmekandidat" markiert und ist somit für die Kollegen ein "Übernahmekandidat".
• Mitarbeiter X der Planungsgruppe 5 kann nur mehr wenige Dienste planen, da jetzt bereits der Bedarf für den ganzen Monat gedeckt ist; er holt sich einen Dienst von Mitarbeiter A und weitere Dienste von den anderen Mitarbeitern, die ebenfalls Dienste freigegeben haben.

Geplante Erweiterungen

Apps / mobiles Handling, Intelligenter Stundennachweis, Diensttauschbörse