Stundennachweis per E-Mail/Parametrierung

Stundennachweise können als Anhang im PDF-Format per E-Mail verschickt werden.

Inbetriebnahme

Systemvoraussetzungen

Es muss ein SMTP-Server konfiguriert sein in den ALEX-Systemeinstellungen -> E-Mail Einstellungen (Alex Konfiguration Postausgangsserver).
Alternativ muss für jene Benutzer, welche als Versender agieren sollen, ein E-Mail-Client installiert sein.

Alex Konfiguration anpassen

Das Bfx.Alex.TimeSheetMail.UI.Architecture.dll ermöglicht es, Stundennachweise per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden.

Anpassungen im Alex

- Die E-Mail-Adressen für die Empfänger können in den Personalstammdaten hinterlegt werden. (Siehe auch Funktion Eigenschaften importieren)

- Die Funktion kann von allen Benutzern mit dem Benutzerrecht "Stundennachweis als E-Mail versenden" genutzt werden. Eventuell muss bei bestehende Rollen dieses Recht hinzugefügt werden, Supervisoren haben das Recht automatisch.

Anpassungen des E-Mail-Clients

Wenn ein E-Mail-Client für den Versand verwendet wird ist es eventuell nötig dessen Einstellungen anzupassen damit die folgenden Warnmeldungen behoben werden können:

Wenn diese Warnung abgeschaltet wird, sollte aber unbedingt sichergestellt werden, dass der jeweilige PC virengeschützt ist. Ansonsten kann es passieren, dass Schadsoftware über die E-Mail-Clients Spam verschickt.

Bei Windows Live Mails 2012 kann die Meldung zum Beispiel hier abgestellt werden:

Eventuell können auch diese Informationen hilfreich sein: http://www.wintotal.de/tipparchiv/?id=1474

Verwendung der Funktionalität

- Versenden an einzelnes Personal: Kontext-Menü des Personals -> 'Stundennachweis als E-Mail versenden'

- Versenden an ausgewähltes Personal: in der Personalsuche die betroffenen Mitarbeiter markieren -> Kontext-Menü öffnen -> 'Stundennachweis als E-Mail versenden'

- Versenden an gesamtes Personal einer Planungseinheit: mittels neuem Button in der Werkzeugleiste: 'Stundennachweis als E-Mail versenden'

Gibt es auf dieser Planungseinheit einige Mitarbeiter, bei welchen noch keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, so wird dies in einem Infofenster angezeigt (nur 1 Sammelmeldung für alle betroffenen Mitarbeiter):

Einstellungen im ALEX - Anwendungsbeschreibung: Stundennachweis per E-Mail