Stundennachweis per E-Mail/Parametrierung

Stundennachweise können als Anhang im PDF-Format per E-Mail verschickt werden.

Funktionsbeschreibung

Inbetriebnahme

Systemvoraussetzungen

Es muss ein SMTP-Server konfiguriert sein in den ALEX-Systemeinstellungen -> E-Mail Einstellungen (Alex Konfiguration Postausgangsserver).
Alternativ muss für jene Benutzer, welche als Versender agieren sollen, ein E-Mail-Client installiert sein.

Alex Konfiguration anpassen

Das Bfx.Alex.TimeSheetMail.UI.Architecture.dll ermöglicht es, Stundennachweise per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden.

Anpassungen im Alex

- Die E-Mail-Adressen für die Empfänger können in den Personalstammdaten hinterlegt werden. (Siehe auch Funktion Eigenschaften importieren)

- Die Funktion kann von allen Benutzern mit dem Benutzerrecht "Stundennachweis als E-Mail versenden" genutzt werden. Eventuell muss bei bestehende Rollen dieses Recht hinzugefügt werden, Supervisoren haben das Recht automatisch.

Anpassungen des E-Mail-Clients

Wenn ein E-Mail-Client für den Versand verwendet wird ist es eventuell nötig dessen Einstellungen anzupassen damit die folgenden Warnmeldungen behoben werden können:

Wenn diese Warnung abgeschaltet wird, sollte aber unbedingt sichergestellt werden, dass der jeweilige PC virengeschützt ist. Ansonsten kann es passieren, dass Schadsoftware über die E-Mail-Clients Spam verschickt.

Bei Windows Live Mails 2012 kann die Meldung zum Beispiel hier abgestellt werden:

Eventuell können auch diese Informationen hilfreich sein: http://www.wintotal.de/tipparchiv/?id=1474

E-Mail Adressen hinterlegen

• E-Mailadresse eintragen
  • Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um Stundennachweise per e-mail schicken zu können, muss bei jedem Mitarbeiter eine gültige E-Mail Adresse eingetragen werden.

Diese können auch mit der Funktion "Eigenschaften importieren" mit einer Liste eingespielt werden.