Pflegefreistellung

Bei der Pflegefreistellung ("Pflegeurlaub") handelt es sich um eine bezahlte anrechenbare Abwesenheit, die einem gesetzlichen Jahresanspruch zu Grunde liegt und in Österreich im § 16 des Urlaubsgesetzes geregelt ist.

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Ist in Österreich der Arbeitnehmer nach Antritt des Arbeitsverhältnisses an der Arbeitsleistung

1. wegen der notwendigen Pflege eines im gemeinsamen Haushalt lebenden, erkrankten, nahen Angehörigen oder
2. wegen der notwendigen Betreuung seines Kindes (Wahl- oder Pflegekindes) infolge Ausfalles einer Person, die das Kind ständig betreut hat oder
3. wegen der Begleitung eines erkrankten Kindes bei einem stationären Aufenthalt in einer Heil- und Pflegeanstalt

nachweislich verhindert, so hat er Anspruch auf Fortzahlung des Entgelts bis zum Höchstausmaß seiner regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit innerhalb eines Arbeitsjahres.

Darüber hinaus besteht Anspruch auf erweiterte Pflegefreistellung im Höchstausmaß einer weiteren regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit innerhalb eines Arbeitsjahres, wenn:

• der Anspruch der ersten regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit verbraucht ist
• das erkrankte Kind das zwölfte Lebensjahr noch nicht überschritten hat
• für diesen Zeitraum der Dienstverhinderung kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung wegen Dienstverhinderung aus wichtigen in seiner Person gelegenen Gründen auf Grund anderer gesetzlicher Bestimmungen, Normen der kollektiven Rechtsgestaltung oder des Arbeitsvertrages zusteht.

Ist der Anspruch auf Pflegefreistellung erschöpft, kann darüber hinaus Urlaub ohne vorherige Vereinbarung mit dem Arbeitgeber angetreten werden.

Die Pflegefreistellung kann bei Bedarf tageweise, aber auch nur stundenweise in Anspruch genommen werden

Anspruchsverwaltung in ALEX^®

Ab Version 2017 verfügbar

Allgemein

• Pro Arbeitsjahr erhält der Mitarbeiter eine Wochenstundenverpflichtung Pflegefreistellung (z.B. 40 Std)
  • hat der Mitarbeiter ein Kind unter 12 Jahren, so erhält er eine zweite Wochenstundenverpflichtung (--> 40 + 40 = 80 Std) = erweiterte Pflegefreistellung
• Die beiden Ansprüche werden in getrennten Konten verwaltet ("PF Woche 1" und "PF Woche 2")
• Bei einem Pflegefreistellungskonsum wird immer zuerst der Grundanspruch verbraucht. Ist dieser aufgebraucht, so kann auf die erweiterte Pflegefreistellung zugegriffen werden.
• Der Konsum der erweiterten Pflegefreistellung ist nur für ein Kind unter 12 Jahren möglich
  • Wurde der Grundanspruch bspw. schon für die Krankheit eines Kindes unter 12 Jahren verbraucht und anschließend wird ein Kind über 12 Jahren krank --> keine erweiterte Pflegefreistellung
  • War zuerst das Kind über 12 Jahren krank und anschließend das Kind unter 12 Jahren --> erweiterte Pflegefreistellung
• Erreicht das jüngste Kind den 12. Geburtstag, so verfällt der Anspruch auf erweiterte Pflegefreistellung
  • restliches Kontingent der erweiterten Pflegefreistellung verfällt
  • ALEX prüft hierbei den Monatsersten - ist das Kind am 1. des Monats noch unter 12 Jahren, so bleibt der Anspruch für das aktuelle Monat bestehen und verfällt erst im Folgemonat.
  • Der Konsum der erweiterten Pflegefreistellung kann jedoch nur dann eingetragen werden, wenn am jeweiligen Kalendertag das Kind noch unter 12 Jahren ist
• Bei Konsum der erweiterten Pflegefreistellung ist immer nachvollziehbar für welches Kind die Pflegefreistellung genommen wurde
• Bei Wechsel des Beschäftigungsausmaßes wird aliquotiert
  • Bevorzugte Variante: Restaliquotierung
  • siehe Aliquotierungsarten
• Keine Aliquotierung bei Ein-/Austritt
  • Der Anspruch auf Pflegefreistellung ist ab dem ersten und bis zum letzten Arbeitstag aufrecht

Stammdaten

Folgende Stammdaten müssen beim Mitarbeiter erfasst werden:

• Zubuchungsstichtag
• Namen und Geburtstage der Kinder

Zubuchungstag

Bei jedem Mitarbeiter muss der Anspruch mit dem jeweiligen Zubuchungstag hinterlegt werden:

ACHTUNG: Der Zubuchungstag muss immer der Monatserste des Eintrittsmonates sein! Grund: Im Monat der Zubuchung darf maximal die neue Zubuchung im Rest stehen. Hätte ich noch 20 Stunden Rest und würde mit 12.des Monats den neuen Anspruch von 40 Stunden bekommen, dürfen im Rest ja nicht 60 Stunden stehen.

Namen und Geburtstage der Kinder

In den Personalstammdaten unter dem Reiter "Kinder" können nun die Kinder des Mitarbeiters mit Name und Geburtsdatum hinterlegt werden:

Summenspalten

Folgende Summenspalten stehen jeweils für die 1. und 2. Woche getrennt und als Gesamtsumme zur Verfügung:

• Pflegefreistellung Rest Vormonat
• Pflegefreistellung Zubuchung
• Pflegefreistellung man-Korrektur
• Pflegefreistellung Korrektur
• Pflegefreistellung Konsum
• Pflegefreistellung Rest

Ablauf

1.) Mitarbeiter ohne Kinder

Grundanspruch

Ein Mitarbeiter ohne Kinder erhält nur 1 Woche Pflegefreistellung:

Konsum

Wird nun eine Pflegefreistellung eingetragen, so wird der Rest reduziert:

Wird im ALEX mehr als das Höchstausmaß der maximalen wöchentlichen Arbeitszeit eingetragen, so erscheint ein schwerer Fehler:

Folgende Meldung erscheint:

2.) Mitarbeiter mit Kind < 12 Jahren

Grundanspruch

Ein Mitarbeiter mit mindestens einem Kind unter 12 Jahren, erhält zusätzlich zum allgemeinen Anspruch einer Wochenarbeitszeit eine zusätzliche Woche erweiterte Pflegefreistellung für die Kinder unter 12 Jahren. Diese erweiterte Pflegefreistellung wird in einem eigenen Kontingent geführt:

Teilzeit mit 20 Wochenstunden:

Konsum

Bei Eintragung einer Pflegefreistellung wird zuerst der Grundanspruch (1. Woche) konsumiert:

Ist der Grundanspruch verbraucht, so wird auf die erweiterte Pflegefreistellung (2. Woche) zurückgegriffen:

Sobald ein Konsum der 2. Woche entsteht, muss bei der Pflegefreistellung dokumentiert werden, für welches Kind unter 12 die Pflegefreistellung konsumiert wird. Der Konsum der 2. Woche MUSS für ein Kind unter 12 Jahren genommen werden und steht auch nur für die Krankheit des Kindes zu! Ist noch kein Kind für die Pflegefreistellung hinterlegt, so zeigt ALEX einen schweren Fehler:

Es wird im Meldungsfenster sofort angezeigt, dass die 1. Woche Pflegefreistellung bereits konsumiert wurde. Hier ist ebenfalls sichtbar, für welche Kinder die Pflegefreistellung noch konsumiert werden darf (= alle Kinder, welche am jeweiligen Tag noch unter 12 Jahren sind).

Damit die Eintragung der Pflegefreistellung übernommen werden kann, muss das jeweilige Kind mittels Sonderabrechnung eingetragen werden:

Ganzer Tag

Sind die Stunden des ganzen Tages als 2. Woche konsumiert, so kann die Sonderabrechnung über den ganzen Tag gelegt werden: --> Rechte Maustaste auf den Tag --> Spezielle Tageswerte:

Stundenweise

Wurde nur stundenweise die Pflegefreistellung der 2. Woche in Anspruch genommen, so müssen diese Stunden genau markiert werden (über Kommt/Gehtfenster). Hier muss die Sonderabrechnung im Kommt/Gehtfenster ausgewählt werden:

Welches Kind welche "Nummer" hat, ist im Meldungsfenster bzw. in den Personalstammdaten sichtbar!

Wird bei der erweiterten Pflegefreistellung ein Kind über 12 Jahren hinterlegt, so erscheint ein schwerer Fehler mit folgendem Meldungsfenster:

3.) Kind wird 12 Jahre

Erreicht das jüngste Kind seinen 12. Geburtstag, so wird im Folgemonat der restliche Pflegefreistellungsanspruch der 2. Woche ausgebucht. Der Mitarbeiter hat somit keinen Anspruch mehr auf die 2. Woche. Beispiel: Kind wird am 02.07. 12 Jahre alt

Im Monat des Geburtstages bleibt der Anspruch bestehen, da ja ein Pflegefreistellungskonsum bis zum Geburtstag des Kindes noch möglich sein muss. Bei der Eintragung der Pflegefreistellung wird jedoch tagesgenau das Alter des Kindes geprüft.

Beispiel 1: Kind wird am 02.07. 12 Jahre alt - Konsum am 01.07. --> Konsum kann mit entsprechender Sonderabrechnung markiert werden

Beispiel 2: Kind wird am 02.07. 12 Jahre alt - Konsum am 03.07. --> Konsum kann nicht mehr eingetragen werden!

Einstellungen

Config-File

"modelPlugins": 
{ "1": "Bfx.Alex.CaretimeEntitlement.Model.dll"
}

Anspruchsart Pflegefreistellung

Damit die Anspruchsberechnung korrekt funktioniert, muss über den neuen Punkt "Anspruchsart Pflegefreistellung" im Navigator die Anspruchsart angelegt werden. Standardmäßig sind folgende Einstellungen zu treffen:

Zusätzliche Einstellmöglichkeit neu ab V2020.20: detailierte Infos

"JA" --> es wird die Anspruchszeile bei Eingabe einer Inaktivzeit nicht unterbrochen und es erfolgt somit nur eine Zubuchung pro Jahr. (=bevorzugte Variante)
Dies wird dann im definierten Zeitraum bei Eingabe einer Inaktivzeit so durchgeführt.
"NEIN" --> es wird nach einer Inaktivzeit der volle Pflegeanspruch wieder zugebucht (z.B. 40h).

Zubuchung

Ob die Zubuchung Vollzeit direkt bei der Anspruchsart hinterlegt wird, oder mittels eine Staffelung verwaltet wird muss je nach Kunde entschieden werden. Falls in einer Datenbank unterschiedliche Wochen-Normalarbeitszeiten hinterlegt sind, muss die Hinterlegung über die Staffelungen eingestellt werden.

Beispiel:

Aliquotierungsart

Sollte mit "Restaliquotierung" hinterlegt werden, da ein bereits konsumierter Pflegefreistellungsanspruch als konsumiert gilt und dem Mitarbeiter durch einen Beschäftigungsausmaßwechsel der Pflegefreistellungsanspruch nicht rückwirkend negativ werden darf.

Beispiel Restaliquotierung (bevorzugte Variante!)

Zubuchungstag: 01.01.2015
Anspruch: 40 Stunden
 01.01.2015 - 30.06.2015: 100%
 01.07.2015 - 31.12.2015: 50%
Bsp 1) Restanspruch am 30.06.2015: 40 Stunden
       Aliquotierter Rest mit 01.07.2015: 20 Stunden
Bsp 2) Restanspruch mit 30.06.2015: 20 Stunden
       Aliquotierter Rest mit 01.07.2015: 10 Stunden 
Bsp 3) Restanspruch mit 30.06.2015: 0 Stunden
       Aliquotierter Rest mit 01.07.2015: 0 Stunden 

Beispiel Jahresaliquotierung

Zubuchungstag: 01.01.2015
Anspruch: 40 Stunden
 01.01.2015 - 30.06.2015: 100%
 01.07.2015 - 31.12.2015: 50%
Berechnung
 Jänner - Juni   =  181 Tage
 Juli - Dezember =  184 Tage
 (40 x 100%)  40 h/ 365 * 181 =  19,83
 (40 x 50%)  20 h / 365 * 184 =  10,08
 PU-Anspruch = 29,91 Stunden
--> hätte der Mitarbeiter nun schon vor Juli die ihm zustehenden 40 Stunden Pflegefreistellung konsumiert, so wäre er nun im Restanspruch auf -10,09 Stunden --> das darf nicht sein!

Austritt ignorieren

Egal wann der Mitarbeiter ein- oder austritt, er hat immer Anspruch auf das gesamte Ausmaß der Pflegefreistellung. Daher müssen die Parameter "keine Aliquotierung nach Beschäftigungstagen" und "Austritt für Aliq. ignorieren" gesetzt werden

Planungscode

Beim Planungscode "Pflegefreistellung" muss der Parameter "Konsum für Pflegefreistellung" gesetzt werden:

Sonderabrechnungen "Kinder"

Am Bereich müssen die Sonderabrechnungen für Kind 1-4 hinterlegt werden. ACHTUNG: Die Sonderabrechnungen gibt es einerseits für die Ganztageshinterlegung als auch für die Hinterlegung am Kommt/Geht!

Sonderabrechnungen Korrekturwerte

Damit die Pflegefreistellung manuell korrigiert werden kann, muss auch die Sonderabrechnung zur Erfassung des Korrekturwertes am Bereich hinterlegt werden:

Weiters gibt es auch noch die Sonderabrechnungen "Startwert" und "Korrekturwert Tag", welche jedoch nur in Einzelfällen benötigt werden, und daher grundsätzlich nicht am Bereich hinterlegt werden (analog zu anderen Ansprüchen)