Lizenzierung

Allgemeines

Die Alex Lizenz prüft die abgerechneten Mitarbeiter pro Monat, wobei als 'abgerechneter Mitarbeiter' jeder Mitarbeiter gezählt wird, der zum Monatsersten eine Stammzuteilung aufweist.

Der Lizenzschüssel wird von Bit Factory per E-Mail zur Verfügung gestellt, sodass jederzeit und völlig unkompliziert Nachlizenzierungen (neue Mitarbeiter) erfolgen können. Dieser Lizenzschlüssel errechnet sich aus

• Firmenname lt. Systemeinstellungen und
• Anzahl der Mitarbeiter

Bitte beachten Sie daher, dass die Änderung des Firmennamens nur in Absprache mit Bit Factory durchgeführt werden kann, da sich ein neuer Lizenzschlüssel ergibt!

Der Lizenzschlüssel verhindert lediglich die Stammzuteilung von Mitarbeitern, die Anlage von Personalstammdaten wird nicht beschränkt.

Die Prüfung auf ausreichend vorhandene Lizenzen erfolgt beim Eintrag der Stammzuteilung

• bei der manuellen Anlage im Personalstamm
• bei der automatischen Anlage über die Schnittstellen
• bei der manuellen Anlage aus dem Plan heraus

Wird versucht ein Personal einem Plan zuzuteilen, obwohl die Lizenz überschritten wurde, erscheint folgende Meldung:

Lizenzüberschreitung

Wo ist der Lizenzschüssel einzutragen?

Der Lizenzschlüssel muss in den Systemeinstellungen in der Parametergruppe "Allgemein" erfasst oder auch geändert werden (bei Nachlizenzierung).

Lizenzschlüssel eingeben

Erhalten Sie z.B. von Bit Factory per E-Mail einen Lizenzschlüssel für 10 zusätzliche Mitarbeiter, sodass Sie nun 260 Mitarbeiter verplanen können, müssen Sie in den Systemeinstellungen den Parameter "Lizenziertes Personal" und den "Lizenzschlüssel" entsprechend den Angaben im E-Mail anpassen.

Der Lizenzschlüssel kann auch als Datei zur Verfügung gestellt werden mit der Endung ".bfx_license". Diese Datei muß im Alex-Exe Ordner abgelegt werden.

400_2820231999.bfx_license

Wie kann ich die Gesamtanzahl der stammzugeteilten Mitarbeiter prüfen?

Sie finden im Navigator beim Programmpunkt "Personal" den Filter "Anzahl Stammzugeteilte". Mit diesem können Sie die Gesamtanzahl der stammzugeteilten Mitarbeiter feststellen.

Stammzugeteilte ermitteln

• Klicken Sie auf den Filter "Anzahl Stammzugeteilte"
• Klicken Sie auf Ausführen in der Werkzeugleiste
• Sie erhalten folgendes Ergebnis:

Stammzugeteilte - Ergebnis

Wie kann ich die Anzahl der stammzugeteilten Mitarbeiter pro Planungseinheit prüfen?

• Klicken Sie beim Programmpunkt "Personal" im Navigator auf das Fernglas, damit sich die Personalsuche öffnet
• Wählen Sie durch Klick auf das Auswahlsymbol bei Ansicht die Ansicht "STAMM-PLANUNGSEINHEIT, Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt" aus und führen Sie die Suche durch Eingabe von * bei Suchbegriff aus

Abfrage nach Stammpersonal

Wenn Sie die Suche ausgeführt haben, erhalten Sie eine Auflistung Ihrer Mitarbeiter gruppiert nach Stamm-Planungseinheit. Es ist somit einfach festzustellen, welche Mitarbeiter je Planungseinheit zugeteilt sind und somit auch für die Lizenzierung gezählt werden.

Berechnung lizenziertes Personal

Ein Mitarbeiter belegt bis zum Austritt eine Lizenz, dh nicht nur für das aktuelle Monat sondern bis unendlich (2099) oder bis zum Austrittsdatum. Mitarbeiter, welche in einem zukünftigen Monat eintreten, werden ebenfalls zur Lizenz im aktuellen Monat gezählt, da diese Mitarbeiter ja auch schon verplant sind.

Monat 1       Monat 2     ...... Monat x
--------------------------------------------
MA A          MA A               MA A
MA B          MA D               MA B
MA C                             MA D
                                 MA E  

Nur Monat 1 betrachtet: 3 Lizenzen
Nur Monat 2 betrachtet: 2 Lizenzen
Nur Monat x betrachtet: 4 Lizenzen
Insgesamt betrachtet (=ausschlaggebend für Lizenz): 5 Lizenzen --> egal in welchem Monat man die Lizenz prüft es geht immer bis unendlich!

Spezialfall Mutterschutz
Wird bei einem Mitarbeiter Mutterschutz hinterlegt, so ist dieser nicht mehr am Plan sichtbar. Bis zum Ende des Mutterschutzes wird der Mitarbeiter aber auf einer eigenen "versteckten" Planungseinheit geführt. Solang der Mitarbeiter im Mutterschutz ist, zählt dieser also auch als stammzugeteilter und verplanter Mitarbeiter und besetzt daher eine Lizenz. Das ist aber richtig, da ja für diesen Mitarbeiter die Urlaubsberechnung durchgeführt wird.

Spezialfall Karenzierte Mitarbeiter:
Sobald bei karenzierten Mitarbeitern das Ende der Karenz eingetragen wird, wird der Mitarbeiter wieder auf den Plan zugewiesen - dh. er wird verplant und besetzt eine Lizenz. Dies kann natürlich auch weit in die Zukunft sein (z.B. 2016 wird das Ende Karenz von 2018 eingegeben --> Mitarbeiter 2018 am Plan). Das ist aber richtig, da ja für diese Mitarbeiter die Urlaubsberechnung und alle Salden übertragen und vorgehalten werden. Sollte das nicht gewünscht sein, muss die Stationszuteilung für z.B. 2018 manuell gelöscht werden und anschließend wieder manuell eingetragen werden.