Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation

Warum gibt es die Referenzfälle und Abrechnungsdokumentation?

Ziele

1. Qualitätssicherung gegen Regressionen
2. einheitliches Vorgehen bei Neuinbetriebnahmen und Systemerweiterungen
3. Verbesserung des Hotline-Prozesses bei Berechnungsanfragen

Referenzfälle

Was ist ein Referenzfall?

Unter Referenzfall wird eine beispielhafte Dienstplan-Situation verstanden, deren Ergebnis festgehalten und als richtig erkannt ist. Wir unterscheiden zwei Arten von Referenzfällen:

• Checkliste: möglichst einfache Szene, welche die Funktion in allen Details aufzeigt
• Snapshot: Fehler oder Sonderfall aus dem laufenden Betrieb.

Ablauf bei der Erstellung von Referenzfällen

Wann legen wir einen Snapshot an?

Snapshots werden anhand der laufenden Hotline-Anfragen erstellt und dienen der Regressionsvermeidung bei Neuerungen im Programm. Im jeweiligen Kundenordner werden die Snapshots der letzten 2 Jahre gesammelt, jedoch maximal 10 Stück - neuere Snapshots ersetzen die ältesten.

Wann legen wir eine Checkliste an?

Wenn wir in der Abrechnungscheckliste des jeweiligen Kunden noch nichts zum aktuellen Thema finden, das direkt zur Lösung des Problems führt, wird die Abrechnungscheckliste um diesen Punkt erweitert und wir erstellen einen Referenzfall. Dies geschieht bei Projekten, Angeboten oder umfassenderen manuellen Korrekturen beim Kunden.

Abrechnungsdokumentation

Unter einer Abrechnungscheckliste verstehen wir die Dokumentation der Abrechnungsdetails beim Kunden nach einem normierten Muster. Wir unterscheiden:

• vollständige Abrechnungscheckliste(Aufbaucheckliste): die Abrechnungsmodalitäten des Kunden werden anhand des Organisationsgesprächs in diese Checkliste eingetragen (z.B. Wien Herz-Jesu)

Hinweis: werden beim Kunden einzelne Bereiche/Berufsgruppen o.ä. nicht gleichzeitig mit dem restlichen System in Betrieb genommen, wird für jeden Bereich ein eigener Ordner erstellt

• Work in Progress (WIP): die Mustervorlagen der Abrechnungscheckliste im jeweiligen Kundenordner werden im laufenden Betrieb durch Informationen die sich aus dem Kundenkontakt ergeben befüllt (z.B. Wien BHS)

Für die Abrechnungschecklisten gibt es eine Vorlage. Diese ist im Ordner "Kunden-Schriftverkehr" zu finden:

Ordnerstruktur

Die Referenzfälle und Checklisten sind im jeweiligen Kundenordner zu finden. Bitte folgende Ordnerstruktur verwenden:

Aufbauchecklisten: //DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Abrechnungscheckliste_Aufbau_Kunde.doc

Work in Progress: //DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Abrechnungscheckliste_WIP_Kunde.doc

Referenzfälle: //DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/Referenzfälle/Checkliste/bfx_config + db

Snapshots: //DROPBOX/Office/Kunden-Schriftverkehr/Kundenordner/snapshot/Thema_Station/bfx_config + db

Prozess für Berechnungsanfragen via Hotline

                       Prozess für Berechnungsanfragen via Hotline
   
     Ziele:
      * Kunden zufriedenstellen
      * Wissen strukturieren und für zukünftige Verwendung festhalten
                          
                          Berechnungsanfrage
                                Gegeben
                               - Export
                               - Summe "ist"
                               - Summe "gewünscht"
   
    Finden wir das Wissen für die Lösung in der Checkliste?  -   JA
      |                                                           |
    NEIN                                                         Lösen
      |
    Checkliste ist "vollständig"     -     JA
      |                                     |
    NEIN                                 Lösen/neue Situation
      |
    Ist-Stand erfassen
      | 
    Lösen

                             Lösungsprozess
     Summe "ist" ist richtig         -  JA  -     fertig/Kontext
       |                                            * evtl Checkliste ergänzen
     NEIN                                           * Snapshot-Referenzfall
       |  
     Checkliste
     Parameter falsch?               -  JA  -     fertig/Kontext
       |
     NEIN
       |
     Neue Situation                  -    Angebot, Projekt, einmalige manuelle Korrektur?
                                          im Team klären
                                          wenn umgesetzt: Referenzfall und Checkliste ergänzen