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| {{AlexBild|Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren|[[Datei:Abschlussbuchungen-system.png]]|Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist}} | | {{AlexBild|Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren|[[Datei:Abschlussbuchungen-system.png]]|Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist}} |
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| ==Parametrierung==
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| In den Stammdaten (Personalstamm, Planungseinheit, Bereich oder am System) kann unter Abschlussbuchungen definiert werden, in welcher Reihenfolge und wie die Abrechnung am Monats-/DRZ-Ende zu erfolgen hat.
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| {{AlexBild|Abschlussbuchungen und gewünschte Planungscodes für Überstunden im Personalstamm hinterlegen|[[Bild:Abschlussbuchungen.PNG]]|}}
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| *Abschlussbuchungen: hier kann ein Set von Umbuchungen hinterlegt werden, welche in der definierten Reihenfolge ausgeführt werden
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| *Planungscode für Tagesüberstunden: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Tagesüberstunden verwendet wird
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| *Planungscode für Wochenüberstunden: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von Wochenüberstunden verwendet wird
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| *Planungscode für Monatsmarkierung: Planungscode, welcher bei der automatischen Markierung von [[Bewertungsmethoden_DRZ_(7up)#Monatsfehler-Stunden|Monatsfehler-Stunden]] verwendet wird
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| {{AlexBild|Beispiel für Abschlussbuchungen|[[Datei:Abschlussbuchungen_mit_Umbuchungswert.PNG]]|}}
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| *''' Reihenfolge:''' hier wird die Reihenfolge, in welcher die Buchungen durchgeführt werden sollen, eingegeben (Empfehlung: in 10er Schritten arbeiten, damit nachträgliche Änderungen leicht eingepflegt werden können)
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| *''' Buchungstypen:'''
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| **Tagesmarkierung: Tagesfehler-Stunden werden mit dem hinterlegten Planungscode für Tagesmarkierung am DIENSTENDE eingetragen. Möchte man in Ausnahmefällen die Tages-Überstunden am Dienstbeginn eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
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| **Wochenmarkierung: Wochenfehler-Stunden werden mit dem hinterlegten Planungscode für Wochenmarkierung eingetragen. Hierbei werden die letzten Stunden der Woche ab Sonntag 24:00 eingetragen. Möchte man in Ausnahmefällen die Wochen-Überstunden an einem anderen Tag eintragen, so sind diese manuell VOR dem Ausführen der Abschlussbuchungen einzutragen.
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| **Umbuchung: Hier muss in der Spalte "Konto/Umbuchung" eine Umbuchung ausgewählt werden, welche automatisch ausgeführt werden soll.
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| **Monatsmarkierung: Hier muss in der Spalte "Konto für Monatsmarkierung" das Konto angegeben werden, für welches [[Bewertungsmethoden_DRZ_(7up)#Monatsfehler-Stunden|Monatsfehler-Stunden]] markiert werden sollen.
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| Hierbei werden die letzten Stunden des DRZ mit dem hinterlegten Planungscode für Monatsmarkierung eingetragen. Diese Funktion ist nur auf den Konten "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%" verfügbar.
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| {{AlexBild|Buchungstyp Monatsmarkierung|[[Bild:Abschluss_Monatsmarkierung.PNG]]|}}
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| *''' Konto für Monatsmarkierung:''' muss nur beim Buchungstyp "Monatsmarkierung" ausgewählt werden. Kann entweder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 125%" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 150%" sein, auf allen anderen Konten ist diese Funktion nicht verfügbar.
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| *'''Konto/Umbuchung:''' muss nur beim Buchungstyp "Umbuchung" ausgewählt werden.
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| *'''Minus umbuchen:''' Wenn hier JA ausgewählt wird, dann wird die Umbuchung bei Minuswerten durchgeführt. zB "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% Verfallen lassen" oder "DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% Bestätigen" (ACHTUNG: das bedeutet, dass es beim Konto DRZ-Bilanz Überstunden Rest 100% immer ZWEI Umbuchungen geben muss: einmal mit Minus umbuchen JA (bucht nur negative Werte um) und einmal mit Minus umbuchen NEIN (bucht nur positive Werte um)
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| *'''nur Ende DRZ''': Wenn hier JA ausgewählt wird, dann wird diese Umbuchung nur am DRZ-Ende durchgeführt. Notwendig, wenn man zB Zeitguthaben (Salden) anspricht in den Umbuchungen, sonst würden diese Umbuchungen jedes Monats ausgeführt werden.
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| *'''Umbuchungswert (optional):''' hier kann ein [[Umbuchungswert]] definiert werden, ab welchem die Umbuchung Auszahlen/Verfallen lassen/Bestätigen wirksam werden soll.
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| *'''Umbuchungsfaktor (optional):'''Faktor, welcher für den Wert der Umbuchung ab dem [[Umbuchungswert]] berücksichtig werden soll (zB bei Zeitguthaben 200%: 2,0)
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| ===Abschlussbuchungen für Kalendermonat===
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| Ab Version 2020.14 gibt es die Möglichkeit, für spezielle Kalendermonate andere Abschlussbuchungen zu definieren.
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| Beispiel: Es soll immer bestätigt werden, Ende Dezember sollen aber alle Stunden ausbezahlt werden.
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| Hierzu gibt es bei den Abschlussbuchungen die Möglichkeit auf andere Abschlussbuchungen zu referenzieren:
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| {{AlexBild|Abschlussbuchungen nur für bestimmte Kalendermonate|[[Datei:Abschlussbuchung Kalendermonat.png|800px]]|im Dezember wird alles ausbezahlt}}
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| ===Spezielle Lösungsbeispiele===
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| *Abschlussbuchungen mit Rollieren: damit die Abschlussbuchungen auch mehrmals ausgeführt werden können: [[Umbuchungswert#L.C3.B6sung_zum_Sonderfall_Rollieren|Lösungsmöglichkeit]]
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| [[Kategorie:Neu ab Version 2018.02]] | | [[Kategorie:Neu ab Version 2018.02]] |
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| [[Kategorie:Funktionsübersicht]] | | [[Kategorie:Funktionsübersicht]] |
| [[Kategorie:Dienstpläne abschließen]] | | [[Kategorie:Dienstpläne abschließen]] |
| [[Kategorie:ClaudiaP - Dokumentation nicht fertig]]
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| [[Kategorie:Dokumentation nicht fertig]]
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Abschlussbuchungen (nur im 7up relevant) können mit ihrer Reihenfolge definiert und automatisiert werden.
Dadurch muss am Monatsende in den D-Konten keine Auswahl mehr zwischen Bestätigen/Auszahlen/Rollieren/Verfallen lassen getroffen werden.
Die Vorteile davon sind:
- bei der Abrechnung können weniger Fehleingaben passieren
- unterschiedliche Mitarbeitergruppen können in den D-Konten unterschiedlich behandelt werden ohne mühsame Einzelerfassung
Verwendung
Wenn man die automatischen Abschlussbuchungen ausführen möchte, sollten zuerst alle manuellen Einträge fertiggestellt sein:
- Zeiten vollständig erfassen
- Tagesüberstunden am Dienstbeginn eintragen (automatisch werden diese am Dienstende eingetragen)
- Wochenüberstunden, welche nicht die letzten Stunden der Woche sind, eintragen (automatisch werden diese bei den letzten Stunden der Woche eingetragen)
- Manuelle Einträge bei Ausnahmen (zB Minus ausnahmsweise verfallen lassen statt bestätigen bei einem Mitarbeiter)
Anschließend kann die Abrechnung automatisiert durchgeführt werden:
Rechte-Maus-Klick in irgendeine Überschrift in den Summenspalten: Abschlussbuchungen ausführen
| Rechte-Maus-Klick auf eine Summenspaltenbeschriftung + Auswahl
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Abschlussbuchungen freigeben / im Hintergrund ausführen
Abschlussbuchungen können auch im Hintergrund (vom serverdaemon) ausgeführt werden.
Dies ist für jene Pläne sinnvoll, bei denen die Abschlussbuchungen einige Minuten dauern (aufgrund von vielen Mitarbeitern, Tages- und Wochenüberstunden, etc...)
Im Monatsplan wird dazu die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" ausgewählt:
| Abschlussbuchungen freigeben
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Danach muss GESPEICHERT werden!
Im Hintergrund werden jetzt die Abschlussbuchungen ausgeführt und eine E-Mail gesendet, sobald die Ausführung abgeschlossen ist (beim Benutzer muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein).
Aktiviert wird diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren", dann erst hat man die neue Auswahlmöglichkeit im Kontextmenü.
| Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren
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| Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist
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