Lizenzierung

Allgemeines

Die Alex Lizenz prüft die abgerechneten Mitarbeiter pro Monat, wobei als 'abgerechneter Mitarbeiter' jeder Mitarbeiter gezählt wird, der für diesen Monat eine Stammzuteilung aufweist.

Der Lizenzschüssel wird von Bit Factory per E-Mail zur Verfügung gestellt, sodass jederzeit und völlig unkompliziert Nachlizenzierungen für neue Mitarbeiter erfolgen können. Dieser Lizenzschlüssel errechnet sich aus

• Firmenname lt. Systemeinstellungen und
• Anzahl der Mitarbeiter

Bitte beachten Sie daher, dass die Änderung des Firmennamens nur in Absprache mit Bit Factory durchgeführt werden kann, da sich ein neuer Lizenzschlüssel ergibt!

Der Lizenzschlüssel verhindert lediglich die Stammzuteilung von Mitarbeitern, die Anlage von Personalstammdaten wird nicht beschränkt.

Die Prüfung auf ausreichend vorhandene Lizenzen erfolgt beim Eintrag der Stammzuteilung

• bei der manuellen Anlage im Personalstamm
• bei der automatischen Anlage über die Schnittstellen
• bei der manuellen Anlage aus dem Plan heraus

Beim Versuch, Personal einer Stammplanungseinheit zuzuteilen, obwohl die Lizenz überschritten wurde, erscheint folgende Meldung:

Lizenzüberschreitung

Wo ist der Lizenzschüssel einzutragen?

Der Lizenzschlüssel muss in den Systemeinstellungen in der Parametergruppe "Allgemein" erfasst oder auch geändert werden (bei Nachlizenzierung).

Lizenzschlüssel eingeben

Erhalten Sie z.B. von Bit Factory per E-Mail einen Lizenzschlüssel für 10 zusätzliche Mitarbeiter, sodass Sie nun 260 Mitarbeiter verplanen können, müssen Sie in den Systemeinstellungen den Parameter "Lizenziertes Personal" und den "Lizenzschlüssel" entsprechend den Angaben im E-Mail anpassen.

Der Lizenzschlüssel kann auch als Datei zur Verfügung gestellt werden mit der Endung ".bfx_license". Diese Datei muß im Alex-Exe Ordner abgelegt werden.

400_2820231999.bfx_license

Wie kann ich die Gesamtanzahl der stammzugeteilten Mitarbeiter prüfen?

Sie finden im Navigator beim Programmpunkt "Personal" den Filter "Anzahl Stammzugeteilte". Mit diesem können Sie die Gesamtanzahl der stammzugeteilten Mitarbeiter feststellen.

Stammzugeteilte ermitteln

• Klicken Sie auf Filter "Anzahl Stammzugeteilte"
• Monatsweise anzeigen JA wählen (ab Version 2021.20 verfügbar)
• Klicken Sie auf Ausführen in der Werkzeugleiste
• Sie erhalten folgendes Ergebnis:

Stammzugeteilte - Ergebnis
Gesamt (für Lizenzprüfung bis Version 2021.16)	monatsweise (für Lizenzprüfung ab Version 2021.18)

Wie kann ich die Anzahl der stammzugeteilten Mitarbeiter pro Planungseinheit prüfen?

• Klicken Sie beim Programmpunkt "Personal" im Navigator auf das Fernglas, damit sich die Personalsuche öffnet
• Wählen Sie durch Klick auf das Auswahlsymbol bei Ansicht die Ansicht "STAMM-PLANUNGSEINHEIT, Zuname, Vorname, Personalnummer, Beschäftigt" aus und führen Sie die Suche durch Eingabe von * bei Suchbegriff aus

Abfrage nach Stammpersonal

Wenn Sie die Suche ausgeführt haben, erhalten Sie eine Auflistung Ihrer Mitarbeiter gruppiert nach Stamm-Planungseinheit. Es ist somit einfach festzustellen, welche Mitarbeiter je Planungseinheit zugeteilt sind und somit auch für die Lizenzierung gezählt werden.

Berechnung lizenziertes Personal

Ein Mitarbeiter belegt bis zum Austritt eine Lizenz, also nicht nur für den aktuellen Monat sondern bis "unendlich" (Jahr 2099) oder bis zum Austrittsdatum.

Ab der Version 2021.18 werden Mitarbeiter, welche in einem zukünftigen Monat eintreten, erst ab dem Eintrittsmonat zur Lizenz gezählt (hier war vorher eine gewisse 'Unschärfe' in der Prüfung).

Die Lizenz darf weder im aktuellen noch in irgendeinem zukünftigen Monat überschritten werden.

Monat März       Monat April     ...... Monat August
--------------------------------------------
MA A             MA A                    MA A
MA B             MA D                    MA D
MA C                                     MA E
                                         MA F
3 Lizenzen       2  Lizenzen             4 Lizenzen   -> max = 4 Lizenzen werden benötigt

Nur Monat März betrachtet: 3 Lizenzen
Nur Monat April betrachtet: 2 Lizenzen
Nur Monat August betrachtet: 4 Lizenzen
legt man nun im Monat März einen zusätzlichen Mitarbeiter (ohne voraussichtliches Ende an, so benötigt man mindestens 5 Lizenzen. 
Hat das Unternehmen nur 4 Lizenzen, so wird ein Fehler angezeigt (da ab dem Monat August die Lizenzierung überschritten wäre)

Spezialfall Mutterschutz
Wird bei einem Mitarbeiter Mutterschutz hinterlegt, so ist dieser nicht mehr am Plan sichtbar.

Solange der Mitarbeiter im Mutterschutz ist, zählt dieser ab Version 2021.18 nicht mehr als stammzugeteilter und verplanter Mitarbeiter und besetzt daher erst wieder ab seiner Rückkunft eine Lizenz.

Spezialfall Karenzierte Mitarbeiter:
Sobald bei karenzierten Mitarbeitern das Ende der Karenz eingetragen wird, wird der Mitarbeiter wieder auf den Plan zugewiesen - dh. er wird verplant und besetzt eine Lizenz. Dies kann natürlich auch weit in die Zukunft sein (z.B. 2021 wird das Ende Karenz von 2023 eingegeben --> Mitarbeiter ist erst ab 2023 am Plan).