Wochenzeitmodell-Generator

Wochenzeitmodelle sind regelmäßige Diensträder, die sich jede Woche - oder alle x Wochen - wiederholen.

Es gibt drei Möglichkeiten, um solch ein Wochenzeitmodell (Dienstrad) anzulegen.

1. "alte" manuelle Möglichkeit: Siehe Link Wochenzeitmodell erstellen

2. "neue" Möglichkeit mit Muster aus Diensten: Siehe Link Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen

3. "neue" Möglichkeit mit Eingabe von Uhrzeiten, welche hier beschrieben ist.

Unterschied dieser Methode zur herkömmlichen Arbeitsweise?

• Eingabe direkt mittels Uhrzeiten
• keine Dienstkürzel
• Dienste werden im Hintergrund generiert
• Dienste scheinen in der Legende nicht auf
• Beschäftigungsausmaß kann automatisch berechnet werden
• diese Wochenzeitmodelle können nur im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" erstellt werden (WZM mit Diensten auch im IST)

Vorteile:

• Legende bleibt schlank
• Zeitersparnis, da keine Anlage von Diensten notwendig

Wochenzeitmodell-Generator: schnelle Anlage von Diensträdern ohne Dienstanlage

Dienstzeiten beim Mitarbeiter definieren

Im Dienstplan über das Kommt/Geht-Fenster beim Mitarbeiter am jeweiligen Tag die Dienstzeit des Mitarbeiters angegeben:

Beispiel: Herr Test arbeitet jeden Montag 8-12, Dienstag 12 - 19 und Donnerstag 8-12/13-18 sowie jeden 2. Samstag 8 - 14:

Erfassen der Uhrzeiten im Dienstplan

Kommt-Geht für Donnerstag

WICHTIG: immer die gesamte Kalenderwoche bzw. den gesamten mehrwöchigen Rhythmus erfassen!

Planungscodes oder Aufgaben im Dienstrad

Wiederkehrende Planungscodes und Aufgaben (Farbmarkierungen) können ebenfalls bereits im Dienstrad erfasst erfasst werden:

• Stundenweise: Im Kommt-Geht-Fenster die Planungscodes und Aufgaben hinterlegen oder
• Tageweise: den Planungscode oder die Aufgabe über den ganzen Tag legen

Muster übernehmen

Wenn die Woche oder Wochen fertig definiert sind, kann dieses Muster für die nächsten Wochen übernommen werden.

1. Gesamte Woche von Montag bis Sonntag markieren

2. Rechte-Maus-Klick: Muster übernehmen

Muster übernehmen auswählen (NICHT an Feiertagen)

Bereich markieren und Muster übernehmen

Die eingetragenen Zeiten werden für die Zukunft übernommen.

• Darstellung "Wochenansicht":

Wochenansicht mit Kommt-Geht-Zeiten

• "Klassische" Monatsansicht:

Monatsansicht mit Dienstkürzeln

Gut zu wissen - das passiert alles automatisch im Hintergrund:

• Wochenzeitmodelle werden automatisch angelegt
• Dienste werden automatisch angelegt
• Dienste haben alle das Kürzel "D"
• Dienste sind in der Legende nicht sichtbar
• Dienste können über die Dienstsuche eingesehen werden
• automatische Berechnung des Beschäftigungsausmaßes des Mitarbeiters (siehe weiter unten)

Dienste auch am Feiertag eintragen

Wenn man das Wochenzeitmodell auch an Feiertagen eintragen möchte, so wählt man bei Muster übernehmen die Option "auch an Feiertagen":

"auch an Feiertagen" auswählen

• die Beispielwoche wird als Wochenzeitmodell übernommen und für die folgenden Wochen weitergeschrieben
• an Feiertagen wird ebenfalls ein Dienst eingetragen, je nach Kalendertag

Wochenzeitmodell beginnt in einer Rumpfwoche

Wenn das neue Wochenzeitmodell in einer Rumpfwoche beginnt, ist folgendes zu beachten:

1. Die Dienstzeiten werden im Dienstplan erst in der ersten GANZEN Woche eingetragen.
2. Die Woche wird anschließend ausgewählt inklusive der Rumpfwoche (z. B. ab Mittwoch, 1. Mai)
3. Rechte-Maus-Klick: Muster übernehmen (evt. auch an Feiertagen)

Das Wochenzeitmodell wird somit bereits ab 1. des Monats eingetragen.

Dienstzeiten über Dialog eintragen

Die Dienstzeiten des Mitarbeiters inklusive zugehörige Aufgaben, können auch über den tabellarischen Dialog eingetragen werden.

1. Rechte-Maus-Klick am Tag, ab welchem das neue Wochenzeitmodell gültig sein soll
2. Muster übernehmen -> "über Dialog eintragen" auswählen
3. Anzahl der WZM - Wochen auswählen

Über Dialog eingeben

Anschließend wird man noch gefragt, wie viele Kommt/Geht-Zeiten pro Tag hinterlegt werden sollen:

Anschließend öffnet sich der Dialog, in welchem man die Dienstzeiten und Aufgaben (=Kurzzeichen der Aufgabe) erfassen kann:

Beispiel: Herr Test arbeitet jeden Montag 8-12 Aufgabe1 (a1), Dienstag 12-19 Aufgabe2 (a2) und Donnerstag 8-12 /13-18 sowie jeden 2. Samstag 8-14:

2 Wochen mit 1 Kommt/Geht

Im Dialog können folgende Parameter gesetzt werden:

• auch an Feiertagen eintragen:
  • nein -> Dienst wird am Feiertag nicht eingetragen
  • ja -> Dienst wird auch am Feiertag eingetragen
• Startwoche: Mit welcher Woche soll das Wochenzeitmodell am ausgewählten Tag starten
• Pause nach:
  • wird in den Kommt-/Gehtzeiten keine Pause freigelassen (Eingabe 8-18), so kann man hier definieren, nach wie vielen Stunden automatisch eine Pause im Dienst eingetragen wird
  • Die Pause verhält sich dann so, als ob man die Kommt/Gehtzeiten aufgeteilt eingetragen hätten (8-12 und 13-18)
• Pause Dauer: Hier wird definiert, wie lange die hinterlegte Pause dauern soll (0,5 = halbe Stunde)
• Pause vor Mitternacht: wird dieser Parameter angehakt, so wird die automatisch hinterlegte Pause immer direkt VOR Mitternacht eingetragen (23:30-00:00)

In der Tabelle werden dann die jeweiligen Kommt/Gehtzeiten eingetragen.

Sobald man die Zeiten bestätigt, wird das Muster wie definiert übernommen.

Aktuelles Wochenzeitmodell als Vorlage

Ändern sich nur einzelne Tage bzw. möchte man das aktuell hinterlegte Wochenzeitmodell als Vorlage verwenden, so muss man bei Muster übernehmen DIREKT auf "über Dialog eintragen" klicken.

Anschließend öffnet sich die Tabelle mit den bereits aktuell hinterlegten Dienstzeiten und Aufgaben, welche dann direkt hier wiederum bearbeitet werden können.

Stichtag für die Änderung ist wiederum der Tag, an dem man den Rechte-Maus-Klick ausgeführt hat (Sichtbar in der Titelleiste neben dem Namen des Mitarbeiters):

Automatische Berechnung des Beschäftigungsgrades

Eine manuelle Pflege des Parameters "Beschäftigungsgrad in %" ist nicht mehr nötig.

Beispiel obiger Mitarbeiter:

  MA arbeitet im 2-Wochenrad
    Woche 1: Mo 4 Std
             Di 7 Std
             Do 9 Std
    Woche 2: Mo 4 Std
             Di 7 Std
             Do 9 Std
             Sa 6 Std
   Summe der 2 Wochen: 46 Stunden
   Schnitt in 2 Wochen: 23 Stunden 
   Stunden Basis Vollzeit: 40 Stunden
   Beschäftigungsgrad: 23/40 = 57,50 Prozent

Der Beschäftigungsgrad wird mit Beginn des neuen Musters in den Personalstammdaten automatisch hinterlegt:

Mitarbeiter-Stammdaten

Hinweis:

In den Systemeinstellungen (oder ggf. eine Hierarchie darunter auf Bereich oder Planungseinheit) muss der Parameter "Stunden Basis Vollzeit" gesetzt sein, damit diese automatische Berechnung erfolgen kann (im o.a. Beispiel also der Wert "40,00").

Wechsel Dienstzeiten

Wochenzeitmodelle mit Vorlage-Diensten können nur im Status "Nicht erzeugt" oder "Planung" erstellt werden! Wechselt ein Mitarbeiter seine Dienstzeiten, so muss als erstes das aktuelle Wochenzeitmodell beendet werden (Rechtsklick auf den letzten gültigen Tag -> Wochenzeitmodell beenden).

Anschließend kann wieder ein neues Muster hinterlegt werden.

Wenn sich bei dem Mitarbeiter z. B. nur ein einzelner Tag ändert, so kann (im Status Nicht erzeugt und Planung) einfach dieser Tag abgeändert, die ganze Woche markiert und die Funktion "Muster übernehmen" ausgeführt werden. Man muss somit nicht die ganze Woche neu definieren.

Spezialfall: Vorlage-Dienste in Kombination mit Vorbereitungszeiten (Kindergärten)

Bei der Anlage von Vorlage-Diensten in Kindergärten, wenn im Dienstrad Vorbereitungszeiten eingeteilt werden, sind einige Punkte zu berücksichtigen, diese sind hier beschrieben.

Spezielle Anwendung: Vorlage-Dienste als Grundlage zum Kopieren von Diensten

Die Parametrierung der Vorlage-Dienste kann auch dazu genutzt werden, bestehende Dienste um Kannarbeitszeiten, Geht-zu-Spät, Kommt-zu-Früh usw. zu erweitern. Eine Beschreibung dazu ist hier zu finden.

Weitere Links

• Wochenzeitmodell manuell erstellen (alte Methode)
• Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen (neue Methode ab 2018.10)
• Parametrierung der Vorlage-Dienste