Abschlussbuchungen: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 8. November 2022, 17:59 Uhr

Die Abschlussbuchungen dienen der Automatisierung der notwendigen manuellen Eingriffe am Monats- oder DRZ-Ende.

Dadurch muss am Monatsende in den Konten keine Auswahl mehr zwischen "Bestätigen/Auszahlen/Rollieren/Verfallen lassen" getroffen werden.

Die Vorteile davon sind:

bei der Abrechnung können weniger Fehleingaben passieren
unterschiedliche Mitarbeitergruppen können unterschiedlich behandelt werden ohne mühsame Einzelerfassung

Ausgangslage

Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung

Bei einer "normalen" manuellen Abrechnung sind nun folgende Schritte notwendig:

In diesem Beispiel sollen alle Zeitguthaben mit der Bewertung ins nächste Monat übertragen werden.

Die folgenden manuellen Eingriffe sind dafür notwendig:

Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle negativen Bestätigen
Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle positiven Bestätigen
Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-125%: alle Bestätigen
Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-150%: alle Bestätigen

Durch den Rechte-Maus-Klick auf die jeweilige Spaltenüberschrift wird diese Auswahl für alle Mitarbeiter am Plan ausgeführt.

Dies führt zu folgendem gewünschten Ergebnis:

Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung

Grenzen dieser manuellen Lösung

Sind auf einem Plan Mitarbeiter mit unterschiedlichen Abrechnungsregelungen, wie z. B.:

bei einem Teil sollen alle Stunden ausbezahlt werden
bei einem Teil sollen alle Stunden gutgeschrieben werden

so müssen die Buchungen bei jedem Mitarbeiter in jeder betroffenen Spalte einzeln ausgeführt werden:

Abrechnung manuell bei einem Mitarbeiter erfassen

Vorteile durch Abschlussbuchungen

Durch Abschlussbuchungen können die oben ausgeführten manuellen Schritte automatisiert werden.

Es werden die Reihenfolge und die Art der Umbuchungen einmalig definiert und können dann mit nur einem Mausklick ausgeführt werden.

Dabei ist es möglich, Mitarbeitern am gleichen Stammplan unterschiedliche Regelungen zu hinterlegen.

Verwendung

Wenn man die automatischen Abschlussbuchungen ausführen möchte, sollten zuerst alle manuellen Einträge fertiggestellt sein:

Zeiten vollständig erfassen
Tagesüberstunden am Dienstbeginn eintragen (automatisch werden diese am Dienstende eingetragen)
Wochenüberstunden, welche nicht die letzten Stunden der Woche sind, eintragen (automatisch werden diese bei den letzten Stunden der Woche eingetragen)
Manuelle Einträge bei Ausnahmen (z. B. Minus ausnahmsweise verfallen lassen statt bestätigen bei einem Mitarbeiter)

Anschließend kann die Abrechnung automatisiert durchgeführt werden:

Rechter Maus-Klick in irgendeine Überschrift in den Summenspalten: Abschlussbuchungen ausführen

Rechte-Maus-Klick auf eine Summenspaltenbeschriftung + Auswahl

Abschlussbuchungen freigeben / im Hintergrund ausführen

Abschlussbuchungen können auch im Hintergrund (vom serverdaemon) ausgeführt werden.

Dies ist für jene Pläne sinnvoll, bei denen die Abschlussbuchungen einige Minuten dauern (aufgrund von vielen Mitarbeitern, Tages- und Wochenüberstunden, etc...)

Im Monatsplan wird dazu die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" ausgewählt:

Abschlussbuchungen freigeben

Danach muss GESPEICHERT werden!

Im Hintergrund werden jetzt die Abschlussbuchungen ausgeführt und eine E-Mail gesendet, sobald die Ausführung abgeschlossen ist (beim Benutzer muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein).

Aktiviert wird diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren", dann erst hat man die neue Auswahlmöglichkeit im Kontextmenü.

Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren

Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist

Links

Parametrierung

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 {{AlexBild|Abrechnung manuell bei einem Mitarbeiter erfassen|[[Datei:Abschlussbuchungen Beispiel auszahlen bei einem Mitarbeiter.png]]|}}
+== <span> </span>Vorteile durch Abschlussbuchungen ==
+Durch Abschlussbuchungen können die oben ausgeführten manuellen Schritte automatisiert werden.
+Es werden die Reihenfolge und die Art der Umbuchungen einmalig definiert und können dann mit nur einem Mausklick ausgeführt werden.
+Dabei ist es möglich, Mitarbeitern am gleichen Stammplan unterschiedliche Regelungen zu hinterlegen.
 ==Verwendung==
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 Rechter Maus-Klick in irgendeine Überschrift in den Summenspalten: Abschlussbuchungen ausführen
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 {{AlexBild|Rechte-Maus-Klick auf eine Summenspaltenbeschriftung + Auswahl|[[Datei:Abschlussbuchungen ausfuehren WIN.png]]|}}
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 ==Abschlussbuchungen freigeben / im Hintergrund ausführen==
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 Dies ist für jene Pläne sinnvoll, bei denen die Abschlussbuchungen einige Minuten dauern (aufgrund von vielen Mitarbeitern, Tages- und Wochenüberstunden, etc...)
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 Im Monatsplan wird dazu die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" ausgewählt:
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 Im Hintergrund werden jetzt die Abschlussbuchungen ausgeführt und eine E-Mail gesendet, sobald die Ausführung abgeschlossen ist (beim Benutzer muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein).
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 Aktiviert wird diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren", dann erst hat man die neue Auswahlmöglichkeit im Kontextmenü.