Intelligenter Stundennachweis

Funktionsbeschreibung

Der intelligente Stundennachweis dient dazu, Änderungen im Ausdruck des Stundenachweises hervorzuheben. Entstandene Änderungen seit dem vorherigem Aufruf des intelligenten Stundennachweises werden farblich hervorgehoben. Der intelligente Stundennachweis kann im Monatsplan über das Kontextmenü am Personal über den Eintrag "iStundennachweis öffnen" geöffnet werden. Zusätzlich ist es möglich, automatisch E-Mails an die am Personal hinterlegte Adresse zu senden, sobald sich der Stundennachweis geändert hat.

Die folgenden Elemente des Stundennachweises werden auf Änderungen überwacht:

• angezeigte Tageskonten
• angezeigte Wochenkonten
• angezeigte Monatskonten
• D.1/D.2 Spalten
• Abwesenheit/andere Station/Anmerkungen
• Dienstanzahl

Die Standard Tagessummen Soll, Ist und Saldo (wenn keine andere Summenspaltenansicht eingestellt ist) werden nicht auf Änderungen geprüft.

Verwendungsbeispiel

Die erste Anforderung (oder E-Mail) des intelligenten Stundennachweises für einen Monat und Planstatus ist ein normaler Stundennachweis ohne markierte Änderungen. Wurde der intelligente Stundennachweis manuell angefordert, muss danach gespeichert werden, ansonsten werden am nächsten Stundennachweis bereits gesichtete Änderungen angezeigt.

Die nächste Anforderung (oder E-Mail) zeigt Änderungen zum vorherigem Stundennachweis, indem es diese farblich hinterlegt.

Parametrierung

Einstellungen

Info: Die automatische Prüfung auf Änderungen erfolgt nur, wenn dieses Personal von keinem Benutzer in Alex betrachtet wird (z. B.: Monatsplan geöffnet).

iStundennachweis via E-Mail

Definiert, ob der iStundennachweis bei Änderungen via E-Mail an die Mitarbeiter versendet wird.

manuelle Sperre/Freigabe des Versands

Der Versand von intelligenten Stundennachweisen kann für das ausgewählte Monat und die ausgewählte Planungseinheit erst ab einer manuellen Freigabe ausgelöst werden.

Dazu sollte der Parameter "iStundennachweis via E-Mail" auf der Planungseinheit auf Nein gesetzt sein.

Manuelle Freigabe:

- Rechte-Maus-Klick auf den Reiter des geöffneten Monatsplans (oder auch in der Monatsplansuche auf den gewünschten Plan)

- iStundennachweis Benachrichtigung freigeben:

Die manuelle Freigabe setzt den Parameter "iStundennachweis via E-Mail" für dieses Monat auf Ja.

So sieht der Menüpunkt aus, wenn der Parameter "iStundennachweis via E-Mail" bereits auf Ja gesetzt wurde: - würde man nochmal draufklicken, ist der E-Mail-Versand wieder ausgeschaltet.

Ist der Parameter auf der Planungseinheit auf JA, so dient diese Funktion dazu, für einen bestimmten Zeitbereich den Versand für dieses Monat zu sperren. Erst wenn der Dienstplanverantwortliche wieder fertig ist mit den Änderungen, gibt er den Versand wieder frei. Der Parameter wird immer nur für das aktuelle Kalendermonat gesperrt.

Es gibt eine eigene Berechtigung, mit der dieser Funktion ermöglicht wird (zuvor war diese in "Dienstplan ändern" enthalten).

Summen ignorieren für Vergleich

• JA: Es werden keine Summen für den Vergleich herangezogen (d.hh eine Veränderung der Summen löst keinen E-Mailversand aus).
• NEIN:
  • Standardsummen: Werden die Tagessummen nicht abgeändert, so werden diese auch nicht für den Vergleich herangezogen.
    
  • Sobald am Stundennachweis andere Tagessummen hinterlegt werden, werden diese auch für den Vergleich herangezogen.

Textänderungen ignorieren

• JA: Wenn sich nur der Tag-Text oder K/G-Text geändert hat, so wie keine Benachrichtigung generiert.

Für Status 'Nicht erzeugt' prüfen

• JA: Es wird ein Vergleich im Status "Nicht erzeugt" durchgeführt -> Änderungen ergeben einen E-Mail-Versand

Für Status 'Planung' prüfen

• JA: Es wird ein Vergleich im Status "Planung" durchgeführt -> Änderungen ergeben einen E-Mail-Versand

Für Status 'Ist' prüfen

• JA: Es wird ein Vergleich im Status "Ist" durchgeführt -> Änderungen ergeben einen E-Mail-Versand

Anzahl Monate nicht erzeugt

Hier wird die Anzahl der Monate definiert, in denen der Status "nicht erzeugt" geprüft wird.

Nur bei Änderung von Planungscode im Planstatus

Auswahlmöglichkeiten (ab Version 2019.20):

• 1) Aus
• 2) Nicht erzeugt
• 3) Immer

Aus = Es wird nicht nur auf Planungscodes-Änderungen eingeschränkt.

Nicht erzeugt = Es wird nur im Status "Nicht erzeugt" auf die folgenden Planungscodes geprüft, Dienständerungen werden im "nicht erzeugt" nicht geschickt. Dienständerungen werden aber im Status "Planung" und "Ist" auch weiterhin geschickt.

Immer = es wird in allen Status auf die folgenden Planungscodes geprüft, Dienständerungen werden in allen Status nicht geschickt.

Automatischer Versand

Nach der "Aktivierung" sind keine weiteren Einstellungen nötig. Der Versand erfolgt zeitnah nach dem Abspeichern vom Server an die in den Personalstammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse.

Funktionsweise:
Wenn der automatische Versand aktiviert ist, wird beim Speichern im Unterverzeichnis "SmartTimeSheetWorkerQueue" notiert, welche Monate sich geändert haben. Diese "Queue" wird vom "Daemon" für Intelligente Stundennachweise laufend geprüft. Die Intelligenten Stundennachweise werden so fast ohne Zeitverzug verschickt.

Links

Videomitschnitt vom Webinar

Bit Factory interne Zusatzinfos

Aktivierung