Stundennachweise können als Anhang im PDF-Format per E-Mail verschickt werden.
Inbetriebnahme
Systemvoraussetzungen
Es muss ein SMTP-Server konfiguriert sein in den ALEX-Systemeinstellungen -> E-Mail Einstellungen (Alex Konfiguration Postausgangsserver).
Alternativ muss für jene Benutzer, welche als Versender agieren sollen, ein E-Mail-Client installiert sein.
Alex Konfiguration anpassen
Das Bfx.Alex.TimeSheetMail.UI.Architecture.dll ermöglicht es, Stundennachweise per E-Mail an die Mitarbeiter zu versenden.
Anpassungen im Alex
- Die E-Mail-Adressen für die Empfänger können in den Personalstammdaten hinterlegt werden. (Siehe auch Funktion Eigenschaften importieren)
- Die Funktion kann von allen Benutzern mit dem Benutzerrecht "Stundennachweis als E-Mail versenden" genutzt werden. Eventuell muss bei bestehende Rollen dieses Recht hinzugefügt werden, Supervisoren haben das Recht automatisch.
Anpassungen des E-Mail-Clients
Wenn ein E-Mail-Client für den Versand verwendet wird ist es eventuell nötig dessen Einstellungen anzupassen damit die folgenden Warnmeldungen behoben werden können:
Wenn diese Warnung abgeschaltet wird, sollte aber unbedingt sichergestellt werden, dass der jeweilige PC virengeschützt ist. Ansonsten kann es passieren, dass Schadsoftware über die E-Mail-Clients Spam verschickt.
Bei Windows Live Mails 2012 kann die Meldung zum Beispiel hier abgestellt werden:
Eventuell können auch diese Informationen hilfreich sein: http://www.wintotal.de/tipparchiv/?id=1474
Verwendung der Funktionalität
- Versenden an einzelnes Personal: Kontext-Menü des Personals -> 'Stundennachweis als E-Mail versenden'
- Versenden an ausgewähltes Personal: in der Personalsuche die betroffenen Mitarbeiter markieren -> Kontext-Menü öffnen -> 'Stundennachweis als E-Mail versenden'
- Versenden an gesamtes Personal einer Planungseinheit: mittels neuem Button in der Werkzeugleiste: 'Stundennachweis als E-Mail versenden' 
Gibt es auf dieser Planungseinheit einige Mitarbeiter, bei welchen noch keine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, so wird dies in einem Infofenster angezeigt (nur 1 Sammelmeldung für alle betroffenen Mitarbeiter):
Einstellungen im ALEX - Anwendungsbeschreibung: Stundennachweis per E-Mail
E-Mail Versand testen
So wird eine Test E-Mail auf die beim aktuellen Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse gesendet
- E-Mail Adresse bei aktuell verwendeten Benutzer (z.B: SUPERVISOR) hinterlegen
- Systemeinstellungen öffnen
- Rechtsklick auf Reiter Systemeinstellungen: "KUNDE" → Teste E-Mail Versand
