Dienstpläne im Kalender anzeigen

Dienstpläne im Kalender anzeigen

Mit dieser Funktion können sich Ihre Mitarbeiter Ihren Dienstplan im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen lassen.

Besetzungsreport anlegen

Um festzulegen, welche Dienste in den Google- oder Outlook-Kalender übertragen werden sollen, ist es notwendig einen Besetzungsreport anzulegen. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:

  • Im Navigator bei dem Punkt „Besetzungsreport“ auf das grüne Plus klicken (=neu)

Test.png

  • Den Besetzungsreport benennen, in dem Sie in der Werkzeugleiste auf Zettel.png klicken
  • Fügen Sie anschließend jene Dienste ein, die Sie gerne im Google- oder Outlook-Kalender anzeigt haben möchten
    • Machen Sie dazu einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen“ -> „Dienst“ aus

Bild.png

  • Wählen Sie nun jene Planungseinheit aus, für die Sie den Besetzungsreport anlegen → Planungseinheit mit doppelklick auswählen

Plan.png

  • Klicken Sie auf „Ausführen“.
  • Es werden alle Dienste der Planungseinheit angezeigt.
  • Markieren Sie die relevanten Dienste und klicken Sie auf „Öffnen“


  • Wenn Sie auch Planungscodes im im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
    • Machen Sie einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen“ -> „Planungscode“ aus
    • Markieren Sie die gewünschten Planungscodes und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“


iCal-Link per E-Mail versenden oder generieren

  • iCal-Link per Mail versenden
  • E-Mailadresse eintragen
    • Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um die Apps nutzen zu können, muss eine gültige E-Mail Adresse bei jedem Mitarbeiter eingetragen werden.
  • ALEX-App Konfiguration an Personal versenden
    • Versenden an einzelnes Personal:
      • im Navigator bei Personal auf das Fernglas klicken
      • Mitarbeiter suchen
      • beim Mitarbeiter rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"
    • Versenden an gesamtes Personal:
      • im Navigator bei Personal auf das Fernglas klicken
      • beim Suchbegriff einen * eingeben und die Suche ausführen
    • alle Mitarbeiter markieren -> rechtsklick ->"iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"
  • OPTIONAL
  • iCal-Link generieren
    • Dienstplan eines bestimmten Mitarbeiters für den Google- oder Outlook-Kalender
      • im Navigator bei Besetzungsreport auf das Fernglas klicken
      • gewünschten Besetzungsreport suchen
      • beim Besetzungsreport rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
      • es öffnet sich das Fenster „Personal“ → gewünschten Mitarbeiter suchen und mittels Doppelklick auswählen
      • den nun generierten Link an den Mitarbeiter weiter geben
    • Dienstplan des gesamten Personals für den Google- oder Outlook-Kalender

(in diesem Fall wird der gesamte Dienstplan dh. Von allen Mitarbeitern in den Google- oder Outlook-Kalender importiert)

      • im Navigator bei Besetzungsreport auf das Fernglas klicken
      • gewünschten Besetzungsreport suchen
      • beim Besetzungsreport rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
      • den nun generierten Link an den Mitarbeiter weiter geben

Bese.png

=Installation im Kalender

  • Google-Kalender:
    • unter „Weitere Kalender“ auf „Über URL hinzufügen“ klicken

Google.png

    • den Link im Feld „URL“ einfügen und anschließend auf „Kalender hinzufügen“ klicken

Url.png

  • Outlook-Kalender:
  • iCal-Link Datei auf Ihrem PC speichern:
    • im Navigator bei Besetzungsreport auf das Fernglas klicken
    • gewünschten Besetzungsreport suchen
    • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal" bzw. „iCal Link“ auswählen
    • Um den generierten Link zu speichern, muss dieser markiert und mit Rechtsklick „Zu http://alex...“ ausgewählt werden

Datei:i.png

    • Es öffnet sich ein Fenster, um die Datei zu speichern

Datei:pp.png


  • bis Outlook 2007

2007.png

    • Im nächsten Schritt fragt Sie Outlook nach dem zu importierenden Format. Wählen Sie "iCalendar oder vCalendar Date importieren".

Datei:import.png

    • Wählen Sie nun die zuvor auf Ihrem PC gespeicherte ics-Datei aus

(zb: alex_calender.ics)

    • Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, werden Sie gefragt ob Sie den Kalender als neuen Kalender öffnen möchten, oder ob Sie die Termine in Ihren Kalender integrieren möchten

Datei:out.png

Als neuen Kalender öffnen: Hier wird ein neuen Kalender im Outlook erstellt Importieren: Hier werden die Termine in Ihren bestehenden Kalender integriert

  • Outlook 2010
  • Starten Sie Ihr Outlook-Programm, klicken auf “Datei” – “Öffnen” und auf “Kalender öffnen“. Suchen Sie den neu angelegten Ordner und öffnen die iCalendar-Datei (*.ics).

Hallo.png

  • Outlook 2013
  • Starten Sie Ihr Outlook-Programm, klicken auf “Datei” – “Öffnen und exportieren” und auf “Kalender öffnen“. Suchen Sie den neu angelegten Ordner und öffnen die iCalendar-Datei (*.ics).

Ende.png