Genehmigungsverfahren

Wofür wird ein Genehmigungsverfahren benötigt?

Ein Genehmigungsverfahren wird aus folgenden Gründen benötigt:

(Beispiel "Urlaub")

• Bestätigung für den Arbeitnehmer
  • Der Arbeitnehmer kann zB eine Reise buchen, weil er die Bestätigung hat, dass der Urlaub konsumiert werden darf
  • Der Arbeitnehmer hat eine Bestätigung dafür, dass sein Urlaub storniert wurde. Der Urlaubsrest darf daher nicht reduziert werden.

• Bestätigung für den Arbeitgeber
  • Der Arbeitgeber hat die Bestätigung, dass der Arbeitnehmer Urlaub hat und der Rest somit reduziert wird.
  • Der Arbeitgeber hat eine Bestätigung dafür, dass der Urlaub storniert wurde, und der Arbeitnehmer verplant werden kann.

• Kontrolle durch den Vorgesetzten
  • Die Genehmigung des Urlaubs kann nur durch einen Privilegierten durchgeführt werden
  • Der Statuswechsel von "Planung" auf "Ist" oder von "Ist" auf "Abgeschlossen" kann nicht durchgeführt werden, wenn nicht genehmigte Urlaube vorhanden sind.

Folgende Fehlermeldung erscheint: -->

Welche Arbeitsschritte sind im Genehmigungsverfahren erforderlich?

Welche Arbeitsschritte im Genehmigungsverfahren erforderlich sind, hängt von der Anzahl der Verantwortlichen ab:

Zwei Verantwortliche

Bei zwei Verantwortlichen des Genehmigungsverfahrens werden die Schritte aufgeteilt:

• Der Dienstplaner führt folgende Schritte durch:
  • Urlaub eintragen (und löschen)

• Der (üblicherweise) Vorgesetzte führt folgende Schritte durch:
  • Urlaub genehmigen oder stornieren (bei Stornierung wird ein Stornoschein gedruckt, der Urlaub erhält eine neue lfd. Nummer)
  • Urlaub nach Genehmigung stornieren - zB wenn der Urlaub genehmigt wurde, der Mitarbeiter jedoch plötzlich erkrankte (es wird hier ein Stornoschein gedruckt und der Urlaub erhält eine neue lfd. Nummer)

Ein Verwantwortlicher

Bei einem Verantwortlichen des Genehmigungsverfahrens werden die Arbeitsschritte in einem durchgeführt:

• Der Dienstplaner führt folgende Schritte durch:
  • Urlaub beantragen und genehmigen - kann in diesem Fall als ein einzelner Schritt durchgeführt werden (es wird hier ein Antragsschein gedruckt und der Urlaub erhält eine lfd. Nummer)
  • Urlaub stornieren (es wird hier ein Stornoschein gedruckt und der Urlaub erhält eine neue lfd. Nummer)

Wie wird ein Genehmigungsverfahren in Alex umgesetzt?

Der Button Genehmigungsverfahren ist in folgenden Ansichten verfügbar

• Monatsplan
• Jahresplan
• Personalsuche (rechte Maustaste auf einen Mitarbeiternamen)
• Personalstammdaten (rechte Maustaste auf den geöffneten Reiter eines Mitarbeiters)

und öffnet diese Maske:

In diesem Fenster können die oben genannten Schritte durchgeführt werden.

• eine Zeile oder mehrere Zeilen "Genehmigen" oder "Stornieren"
  • Es öffnet sich der "Antrags- bzw Stornoschein" als PDF Vorschau. (Dieses PDF kann ausgedruckt, abgespeichert werden)

Anträge genehmigen

Über "Genehmigungsverfahren"

Im Fenster des Genehmigungsverfahrens können einzelne Zeitbereiche oder aber auch mehrere Anträge gleichzeitig genehmigt werden.

Direktes Genehmigen im Dienstplan

Will der Dienstplaner eine An-/Abwesenheit direkt durch seinen Eintrag im Dienstplan genehmigen, können eigene Planungscodes für das Direkte Genehmigen hinterlegt werden.

Sobald diese nach dem Eintragen abgespeichert werden, ändert sich der Planungscode AUTOMATISCH auf den "genehmigt" Planungscode. Diese Planungscodes dürfen natürlich nicht beim Mitarbeiter selbst sichtbar sein. (Leseberechtigung)

Genehmigte Anträge stornieren

Gesamten genehmigten Zeitbereich stornieren

• Im Genehmigungsverfahren den genehmigten Antrag auswählen und stornieren

INFO: Wurden An-/ oder Abwesenheiten bereits genehmigt können diese lediglich von Dienstplanverantwortlichen (bzw. vom Benutzer mit dem jeweiligen Recht) storniert werden.

Einzelne Tage stornieren

• „Rechtsklick“ am jeweiligen Tag --> „Genehmigung stornieren“

Genehmigte Anträge ersetzen

Es können für bereits genehmigte An-/Abwesenheiten eigene Planungscodes definiert werden, welche den genehmigten Planungscode ersetzen können.

Beispiel: Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben"

Standardmäßig wird bei "beantragte Überstunde" durch die Genehmigung der Planungscode "genehmigte Überstunde gutschreiben" eingetragen. In Spezialfällen soll dieser Planungscode durch den Planungscode "genehmigte Überstunde AUSZAHLEN" ersetzt werden können.

Im Kommt/Gehtfenster erscheinen durch Klick auf den Planungscode alle ersetzbaren Planungscodes und können ausgewählt werden:

Antragsformular unterdrücken

Sollen keine Antragsformulare bei Genehmigung/Stornierung erscheinen, so können diese unterdrückt werden:

• Systemeinstellungen --> "Allgemein" --> Parameter "automatisches Öffnen des Antragsformulares unterbinden" auf JA gesetzt werden.

Darstellung

Je nach Status werden die Urlaube im Dienstplan wie folgt angezeigt:

• Muster Max:
  • beantragter Urlaub

• Bauer Andrea:
  • genehmigter Urlaub

Wofür kann ein Genehmigungsverfahren verwendet werden?

Praktische Anwendungsbeispiele für ein Genehmigungsverfahren sind:

• Urlaub
• Fortbildungen
• Überstunden
• Sonderurlaub
• Zeitausgleich

Anlage in Alex

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