Dienstplaner WEB

Dieser Artikel beinhaltet eine kompakte Übersicht, der notwendigsten Funktionalitäten, für Dienstplaner in Bezug auf Alex^® im WEB. Sollten Sie mit der Windows Version arbeiten, verwenden Sie bitte die Alex^®-Windows Hilfe für Dienstplaner.

Bildschirmaufbau

Bildschirmaufbau

Werkzeugleiste

In der „Werkzeugleiste“ können unterschiedliche Aktionen wie Drucken, Druckvorschau, etc. ausgewählt werden. Die Werkzeugleiste unterteilt sich in einzelne Gruppen: Allgemein, Ausdruck, Dienstplan, etc. Die Werkzeugleiste wird automatisch an den jeweiligen Programmpunkt angepasst. Die Werkzeugleiste ist interaktiv und passt sich an den jeweiligen Programmpunkt an.

Ansicht Werkzeugleiste im Dienstplan

Navigator

Es können drei verschiedene Navigatoransichten für die Bearbeitung gewählt werden. Ein Wechsel erfolgt über den Pfeil rechts neben dem Navigator-Symbol.

Navigatoransichten

Abhängig von der eingestellten Ansicht sind die verschiedenen Navigatorpunkte (Zuletzt verwendet, Personal, Dienstplan, etc.) sichtbar. Der Navigator kann jederzeit durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü ausgeblendet werden.

Die zuletzt verwendete Navigatoransicht wird für den jeweiligen Benutzer gespeichert und beim nächsten Programmstart angezeigt.

Die Normalansicht zeigt die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen und wird kompakt gehalten.
Die Stammdatenansicht bietet erweiterte Funktionen für Supervisoren. Zusätzlich zu den Programmpunkten, die in der "Normalansicht" angezeigt werden, kommen hier noch stammdaten- und abrechnungsrelevante Programmpunkte hinzu
Die Anpassungsansicht beinhaltet alle Programmpunkte.

Normalansicht	Stammdatenansicht	Anpassungsansicht

Dienstplan öffnen

Der Dienstplan kann auf verschiedene Arten geöffnet werden. Die einfachste Variante ist der Weg über den „Zuletzt verwendet“ Navigatorpunkt.

Zuletzt verwendet

Hier werden die letzten 20 Objekte (Pläne, Mitarbeiter, Reports, etc.) angezeigt, welche vom Benutzer geöffnet wurden. Im Normalfall befindet sich somit der letzte bearbeitete Dienstplan an oberster Stelle. Dieser wird durch Klick auf den Eintrag geöffnet.

Navigator: letzte Einträge

Suche Dienstplan für Statusübersicht

Im Navigator beim Punkt "Dienstplan" auf des Fernglas klicken
Es öffnet sich "Dienstplan für Statusübersicht"
Beim "von"-Datum" kann entweder über direkte Eingabe oder über das Kalendersymbol der gewünschte Monat ausgewählt werden
Danach kann der Dienstplan mit Doppelklick geöffnet werden

Dienstplan suchen in der Statusübersicht

Über anderen Dienstplan

Befindet man sich bereits in einem Dienstplan der Planungseinheit, kann mit Klick auf die Pfeile von „Vorherigen öffnen“ oder „Nächsten öffnen“ der Vormonat oder Folgemonat dieser Planungseinheit geöffnet werden. Diese Symbole sind in der Gruppe „Dienstplan“ in der Werkzeugleiste zu finden.

Vorherigen/Nächsten öffnen

Durch Klick auf die unterhalb der Pfeile stehenden Möglichkeiten „Vorherigen öffnen“ bzw. „Nächsten öffnen“ kann man mehrere Monate in die Vergangenheit bzw. in die Zukunft springen.

Mehrere Monate öffnen

Dienstplan allgemeiner Aufbau

Dienstplan Aufbau

Dienstplan bearbeiten

Die geöffneten Pläne werden in Form von Karteien dargestellt.

Die Karteiblätter befinden sich rechts neben der Navigatortitelleiste.

Durch Klick auf eine Kartei, wird diese in den Vordergrund geholt.

Multifunktionsleiste

Meldungsfenster

Wenn Texte bzw. Abrechnungshinweise, leichte oder schwere Fehler für einen Mitarbeiter entstehen, wird dies durch ein Symbol in der Namensspalte angezeigt. Mittels Tooltip der Namensspalte kann das Meldungsfenster ausgelesen werden.

Hinweis

Text oder einfacher Abrechnungshinweis

Warnung

Leichter Fehler

Schwerer Fehler

Schwerer Fehler, der Plan kann nicht in den nächsten Status gewechselt werden.

Beispiel Tooltip

Beispielhaftes Tooltip in der Namensspalte mit einem schweren Fehler.

Bildschirmdarstellung

Einzeilig / zweizeilig, Zellengröße und Zellenbreite

Plan Ein/Mehzeilig

Durch Klick auf „Plan Ein/Mehrzeilig“ kann schnell und einfach zwischen einer ein- bzw. zweizeiligen Dienstplandarstellung gewechselt werden. Dieses Symbol ist Teil der Gruppe „Allgemein“.

Zellengröße

Die Zellengröße des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen größer“ bzw. „Zellen kleiner“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.

Zellendarstellung

Die Zellenbreite des Arbeitsblattes kann mittels Klick auf „Zellen breiter“, „Zellen schmaler“, „Zellen höher“, „Zellen niedriger“, „weniger Zeilen“ verändert werden. Diese Symbole sind ebenfalls Teil der Gruppe „Allgemein“.

Sonstige Bildschirmeinstellungen

Alle übrigen Bildschirmeinstellungen werden durch direkten Klick auf den Bildschirm angezeigt.

Sonstige Bildschirmeinstellungen

Hier kann z.B. die Farbe der Tage verändert werden.

Summenansicht

Die eingestellte Summenansicht am rechten Bildschirmrand (Dienstplan) kann verändert werden. Die unterschiedlichen Summenansichten können wie folgt ausgewählt werden:

Rechte Maustaste in der Summenüberschrift im Dienstplan
"Andere Ansicht auswählen" im Kontextmenü anklicken

Summenansicht ändern

Doppelklick auf die gewünschte Summenansicht

Namensspaltenansicht

Die Darstellung in der Namensspalte kann wie folgt geändert werden:

Klick mit der rechten Maustaste auf die Namensspalteneinstellungen direkt oberhalb der Namensspalte.

Zu beachten ist:

Klick auf die erste Zeile bearbeitet die obere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung) oder die Zeile bei einzeiliger Darstellung
Klick auf die zweite Zeile bearbeitet die untere Zeile der Namensspalte (bei zweizeiliger Darstellung)

Klick auf „Andere Ansicht auswählen“
Doppelklick auf die gewünschte Namensspaltenansicht

Namensspalte ändern

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter am Dienstplan kann mittels Drag & Drop verändert werden.

Klicken Sie dafür in der Namensspalte auf den umzureihenden Mitarbeiter.
Halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun den Mauszeiger an die gewünschte Position. Sie werden dabei mit einem rotem Rahmen unterstützt.
Lassen Sie die Maustaste erst dann los, wenn sich der Mitarbeiter an der richtigen Position befindet.

Mitarbeiter sortieren

Die Reihenfolge der Mitarbeiter kann auch mit der rechten Maustaste verändert werden. Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters und wählen Sie „nach vorne“ bzw. „nach hinten“.

Kommt-/Gehtzeiten ändern

Die hinterlegten Zeiten eines Dienstes können verändert werden, indem Sie einen Rechtsklick auf den eingetragenen Dienst beim Mitarbeiter machen und "Kommt/Geht bearbeiten" auswählen. Es wird nun die Kommt-/Gehtzeitenmaske geöffnet.

Die Zeiten können in dieser Maske verändert werden.

Verwenden Sie für Änderungen die nebenstehenden Uhrensymbole ( Uhrsymbole Web.PNG ) um die genaue Uhrzeit auszuwählen oder geben Sie die Änderungen mittels Tastatur ein.

Info: Wenn Sie die Zeit mittels Tastatur eingeben, können Sie die Zeit ohne Doppelpunkt eingeben (zb.: 0715). Bei dieser Eingabeform, darf jedoch nicht "Heute" im Feld stehen.

Um Änderungen zu übernehmen muss die Kommt-/Gehtzeitenmaske mit Klick auf Okay ohneText Web.PNG verlassen werden.

Dienste kopieren

Ein bei einem Mitarbeiter eingetragener Dienst kann auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter kopiert werden. Diese Funktion ist insbesondere bei der Besprechung einsetzbar. Es kann z.B bei einem Mitarbeiter, der am Tag der Besprechung frei hat, die Besprechung definiert werden. Im Anschluß kann die Besprechung auf alle Mitarbeiter kopiert werden, die ebenfalls teilnehmen und auch frei haben.

Klicken Sie die zu kopierende Information beim Mitarbeiter mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst kopieren auf“.

Doppelklick auf den Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll

ODER

Klicken Sie auf den ersten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
Halten Sie die Taste „Strg“ auf der Tastatur gedrückt und
Klicken Sie auf den nächsten Mitarbeiter, auf den kopiert werden soll
Klicken Sie auf Öffnen , wenn alle Mitarbeiter ausgewählt sind
Die Information wurde nun auf alle ausgewählten Mitarbeiter kopiert.

Diensttausch

Zwei Mitarbeiter können nur am gleichen Tag einen Dienst tauschen. Selbstverständlich kann auch ein Tausch eines Dienstes mit einem freien Tag erfolgen. Der Diensttausch ist nur im Status „Ist“ durchzuführen.

Klicken Sie den Dienst beim Mitarbeiter mit dem Tauschwunsch mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Dienst tauschen mit“

Doppelklick auf den Mitarbeiter mit dem getauscht werden soll.

Die beiden Dienste der Mitarbeiter werden nun ausgetauscht.

Poolzuteilung über den Dienstplan

Der Mitarbeiter kann durch eine Poolzuteilung auf eine andere Stationen verliehen werden. Dies ist auf verschiedene Arten möglich.

Über das Arbeitsblatt

Es gibt die Möglichkeit den Mitarbeiter einzelne Tage auf eine andere Station zu verleihen.

Markieren Sie die Tage, an dem Sie den Mitarbeiter verleihen möchten, indem Sie den ersten Tag mit der linken Maustaste markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und scrollen Sie die Maus bis zum gewünschten Enddatum. Die Tage sind nun markiert.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die markierten Tage und wählen Sie das Feld „Auf anderen Plan verleihen“ aus.

Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die gewünschte Station, auf den Sie den Mitarbeiter verleihen möchten, auswählen können.
Gewünschte Planungseinheit auswählen und 'Öffnen' Klicken.

Monatsplan drucken

Der Ausdruck wird durch Klick auf den Button „Drucken“ der Gruppe „Ausdruck“ gestartet. Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser, das ausgedruckt werden kann.

Dienstplan speichern

Die Änderungen werden über das Diskettensymbol im Systemmenü gespeichert.

Jahresplan

Im Jahresplaner steht jeweils ein Mitarbeiter für alle 12 Monate (Zeitbereich ist veränderbar) zur Bearbeitung bereit. Es können einerseits langfristig geplante Abwesenheiten eingetragen, aber auch laufende Änderungen im Dienstplan vorgenommen werden.

Jahresplan öffnen

Der Jahresplaner des Mitarbeiters kann jederzeit über den Dienstplan geöffnet werden.

Klick mit der rechten Maustaste auf den Namen in der Namensspalte
Jahresplan öffnen

Eine weitere Möglichkeit ist die Öffnung des Jahresplans über die Personalsuche. Den Mitarbeiter suchen, die Personalstammdaten öffnen (mittels Doppelklick auf den Mitarbeiter). In der Werkzeugleiste auf folgendes Symbol klicken: Dadurch öffnet sich der Jahresplan, der somit auch auch als Einzeldienstplan verwendet werden kann.

Bei Monaten mit 30 oder weniger Tagen werden die nicht existenten Tage mit einem schwarzen X dargestellt (zB 29., 30. und 31. im Februar).

Unterhalb der Monatsbezeichnung ist die zum Monatsersten gültige Stammplanungseinheit ersichtlich. Rechts daneben befindet sich der aktuelle Bearbeitungsstatus.

Statustreppe

Alex® 7 arbeitet mit folgenden Bearbeitungsstatus:

Versiegelt: Pläne vor dem Stichtag der Datenübernahme, falls Version 6.5 verwendet wurde.

Abgeschlossen : Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.

Ist: Istdienstplan (2. Zeile)

Plan: Solldienstplan (1. Zeile)

Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden.

Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ durchführen. Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine Berechnung! Bsp.: Eintrag von zukünftigen Urlauben, Fortbildungen, etc. um diese bei der Dienstplanung gleich berücksichtigen zu können!

Der Wechsel der Status wird IM Dienstplan mit folgenden Symbolen durchgeführt:

WICHTIG:

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurück versetzt werden. D.h. wenn z.B. der Jänner in Planung ist, kann der Feb. nicht im Status IST sein.

Oder wenn Sie z.B. den Jänner und Februar abgeschlossen haben und im März aber für den Jännerplan noch etwas ändern möchten, so müssen Sie vorher den Februar zurück ins IST setzen und dann können Sie erst den Jänner in den IST, d.h. in den Bearbeitungsstatus zurück versetzen.

Mehrzeitmarkierung (nur für Kunden mit V7-Standardabrechnung)

am Tag

Ist der Überstundengrenzwert am Tag überschritten, wird das in Alex wie folgt dargestellt:

Mit Rechtsklick auf den fehlerhaften Tag kommen Sie in das Kontextmenü.

Mit Klick auf „Dienstbeginn mit Planungscode markieren“ oder „Dienstende mit Planungscode markieren“ kann die nicht bewertete Tagesüberstunde bewertet werden.
Es stehen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

in der Woche

Ist der Überstundengrenzwert in der Woche überschritten, wird das in Alex wie folgt dargestellt:

Mit Rechtsklick in die fehlerhafte Woche kommen Sie in das Kontextmenü.

Mit Klick auf „Wochenfehler-Stunden mit Planungscode markieren“ können die nicht bewerteten Wochenüberstunden bewertet werden.
Es stehen dazu mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

am Monats-/DRZ-Ende

Ist das Plus/Minus am DRZ-Ende nicht null, wird das in Alex wie folgt dargestellt:

Mit Rechtsklick in die fehlerhafte Summenspalte kommen Sie in das Kontextmenü.
Es stehen nun mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, das Monatsergebnis zu bearbeiten.