Organisationscheckliste

Vor der Inbetriebnahme von Alex^® ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.

Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:

Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten

Unternehmensstruktur

Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
- Welche Bereiche gibt es?
Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in Alex^® abgebildet werden?
Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in Alex^® angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen

Wie gelangen Dienstpläne in Alex^®?
Wie gelangen Istzeiten in Alex^®?
- Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
- Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
- Wer trägt die Abwesenheiten in Alex^® ein?
Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
- Urlaubsanträge + Genehmigungen
- Überstundengenehmigungen
Einbinden der Mitarbeiter
- Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
- Stundennachweis per E-Mail versenden

- - nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
  - als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
  - als Stempeluhr verwenden
- Arbeiten mit der Alex^®-Wunschdienstplanung

Welche Bereiche sollen stempeln?
Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
- Alex^®-Stempeluhr
- PC + Lesegerät
- Smartphone
- Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips

Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
- Arzt
- RB Einsatz

Behandlung der gestempelten Zeiten
- Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
- Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
- Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
- Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende

Pausen
- Werden Pausen gestempelt?
- Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?

Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
- Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
- Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?

Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:

Wer sind die Antragssteller?
- Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
Wer genehmigt die Anträge?
- Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
- Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
- Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
- Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
- Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge