Grundlegendes
Werden mehrere Datenbanken zu einer zusammengefasst, ist die Entscheidung zu treffen, ob die gemeinsame zukünftige Datenbank eine neue Datenbank ist, oder ob eine bereits bestehende in Zukunft die gemeinsame Datenbank sein wird.
zB: 4 Häuser eines Verbandes wurden bisher getrennt geführt, ab einem definierten Stichtag werden die Daten der Häuser B, C, D in die Datenbank vom Haus A übernommen.
In der gemeinsamen Datenbank werden für die neuen Bereiche nur ausgewählte Personalstammdaten sowie die Saldostände übernommen.
Das bedeutet, wenn beispielsweise ab 1.1. eines Jahres die Datenbank zusammengeführt werden soll, dann werden nur die Saldostände per Ende Dezember in die neue Datenbank übernommen. Es gibt in der neuen Datenbank dann aber keine Möglichkeit, mehr Informationen über die Monate vor dem 1.1. auszuwerten, alte Pläne anzusehen oder ähnliches. Wird die Zusammenführung zu einem anderen Stichtag als den 1.1. durchgeführt, gibt es keine Möglichkeit, Auswertungen über ein gesamtes Kalenderjahr zu machen. In jedem System gibt es dann nur einen Teil des Jahres, der auswertbar ist.
Für die Auswahl des Stichtages der Zusammenführung muss folgendes beachtet werden:
- Wann beginnen meine Durchrechnungszeiträume?
- Gibt es andere besondere Stichtage (zB Bonusstunden alle 4 Monate auszahlen)?
- Möchte ich ein Monat (oder mehrere Monate) parallel in beiden Datenbanken führen, um die Abrechnung zu kontrollieren?
Eine gemeinsame gleiche Abrechnung wäre ideal, ist dies nicht der Fall, ist auf alle Fälle ein Abrechnungsanalysegespräch vor Ort einzuplanen, damit die Abrechnungsmodalitäten durchbesprochen werden, im Bedarfsfall muss in der zukünftigen gemeinsamen Datenbank eine Programmänderung vorgenommen werden.
Projektschritte
Organisationsgespräch
Die grundlegenden Fragen (siehe oben) werden geklärt und die folgenden Projektschritte gemeinsam geplant.
Personalstammdaten - Personalnummern (Kunde)
Jede Personalnummer kann in einer Datenbank nur einmal verwendet werden.
Sollte es Personalnummern geben, welche mehrmals vorkommen, so müssen die Personalnummern geändert werden.
Außerdem muss jedes Personal, welches exportiert und importiert werden soll, eine Personalnummer besitzen. Bei Praktikanten, Zivildienern ist das oft nicht der Fall. Auch für dieses Personal ist vor der Datenübernahme eine eindeutige Nummer zu vergeben (darf auf mit einem Buchstaben beginnen).
Module einspielen (Projektmanagement Bit Factory)
Diese Module sind alle unter AddOns zu finden. Auch wenn diese beim Kunden bereits eingespielt sind, zur Sicherheit neu ausliefern!
Stammdatenexport (Projektmanagement Bit Factory)
Liste der bestehenden Benutzer, Planungseinheiten, Berufsgruppen, Planungscodes aus allen bestehenden Datenbanken erstellen und an Kunden schicken.
Liste neuer Planungseinheiten an Bit Factory schicken (Kunde)
Liste der Planungseinheiten, welche in der gemeinsamen Datenbank noch angelegt werden müssen, an Bit Factory schicken. (Kurzzeichen + Langbezeichnung)
Sollte die Kurzbezeichnung in der aktuellen Datenbank eine andere sein, wäre es ideal, wenn diese auch in der alten Datenbank geändert wird (vom Kunden). (Begründung: Dann würde auch der Personalexport passen)
Liste zukünftiger Benutzer an Bit Factory schicken (Kunde)
Liste der Benutzer, welche in der gemeinsamen Datenbank noch angelegt werden müssen, an Bit Factory schicken.
Bestehende Benutzer in der zukünftigen gemeinsamen Datenbank: dürfen jene Benutzer, welche momentan auf dem SYSTEM berechtigt sind, auch zukünftig alle Bereich einsehen?
Wenn nein -> Berechtigungen ändern (Info an Bit Factory)
Berufsgruppen aller Instanzen auf eine gemeinsame Liste bringen (Kunde)
Künftig wird es eine gemeinsame Liste möglicher Berufsgruppen geben, man kann Berufsgruppen nicht je Bereich einschränken.
Wenn in der zukünftigen gemeinsamen Datenbank nicht alle benötigten Berufsgruppen vorhanden sind, dann müssen die fehlenden angelegt werden (vom Kunden).
WICHTIG: es darf jedes Kurzzeichen nur einmal geben in der zukünftigen gemeinsamen Datenbank. Wenn es mehrere Berufsgruppen mit dem gleichen Kürzel gibt, so sind diese zu ändern.
Sollte die Kurzbezeichnung der Berufsgruppe in der aktuellen Datenbank eine andere sein als in der zukünftig gemeinsamen Datenbank, wäre es ideal, wenn das Kurzzeichen bei den bestehenden Berufsgruppen auch in der alten Datenbank geändert wird (vom Kunden). (Begründung: Dann würde auch der Personalexport passen)
Bereiche, Planungseinheiten und Bereichssupervisoren anlegen (Projektmanagement Bit Factory)
Die Bereichssupervisoren benötigen das Recht "Supervisor" am Bereich sowie das Recht "Benutzergruppenverwalter" am System.
Die restlichen Benutzer können von den Supervisoren angelegt werden.
Dienstmodelle anlegen (Kunde)
In der gemeinsamen Datenbank müssen alle Dienstkürzel angelegt werden auf den neuen Planungseinheiten.
Personalstammdatenexport (Projektmanagement Bit Factory)
Liste der Personalstammdaten erstellen (aufpassen, im Excel die 1. Spalte, wo die Personalnummer reinkopiert wird, als TEXT formatieren!!!, sonst sind danach führende Nullen weg) und zur Kontrolle an den Kunden senden.
Das Format für den Import ist hier beschrieben: Standardsatzaufbau
ACHTUNG: Bei Sollberechnungsvariante "2) Soll Mo, Di ... aliquot" müssen die Spalten für Soll Montag, Soll Dienstag, ... Soll Feiertag leer bleiben im File!
Sollte es vereinzelte Mitarbeiter geben mit Soll direkt, muss die Sollberechnungsvariante manuell gesetzt werden (für diese Mitarbeiter die Sollstunden im File ausfüllen).
Personalstammdaten kontrollieren (Kunde)
Die erhaltene Liste kontrollieren. Insbesondere das Kurzzeichen für die Stammplanungseinheit und für die Berufsgruppe ist wichtig, dieses muss dem Kurzzeichen in der zukünftigen gemeinsamen Datenbank entsprechen!
Liste bei Bedarf anpassen (aber keine Spalten löschen, dazugeben oder die Reihenfolge der Spalten verändern, das Format muss so bleiben, wie es ist!) und an Bit Factory zum Import schicken.
Vormonat abrechnen (Kunde) und Saldenlisten erstellen
Wenn die Daten ab Jänner übernommen werden sollen, dann muss der Dezember abgerechnet werden in den "alten" Datenbanken und dann die Salden mittels Konto-Report exportiert werden. Salden an Bit Factory schicken.
Konto-Report für Jänner machen mit den gewünschten Salden, welche übernommen werden sollen:
- Vormonat S100
- Vormonat S125
- Vormoant S150
- Vormonat S200 ...
- Vormonat NSCHWAG
- Vormonat Urlaubsrest
Datenbankzusammenführung (Projektmanagement Bit Factory)
- Lizenzen in der gemeinsamen Datenbank neu einstellen: Summe aller bisherigen Instanzen
- Personal einspielen
- Salden einspielen (DRZ +/- Übertrag mit Sonderabrechnung "Setze DRZ-Bilanz Total Übertrag aus Vormonat")
- Anspruchszeilen einspielen (aus Stammdaten und Urlaubsrest zusammenfügen, mit Korrekturwert einspielen; ACHTUNG: VORHER kontrollieren, ob beide Datenbanken den gleichen Grundanspruch bei der Anspruchsart haben)
Nachtrag der Planung in der gemeinsamen Datenbank (Kunde)
Die Planung erfolgte noch in den alten Datenbanken, diese kann nun in der gemeinsamen nachgetragen werden. Alle Änderungen erfolgen ab jetzt nur noch in der gemeinsamen Datenbank, die alten Datenbanken werden nur noch als Archiv verwendet. (Außer man rechnet noch ein Monat parallel in beiden ab)
