Kompaktübersicht WEB (Wochenabrechnung)

Einstieg in ALEX

Der Einstieg erfolgt über unsere Homepage: http://www.bitfactory.at/

Kunde: at.xx.xxx

Benutzer: Nachname in Kleinbuchstaben

Kennwort: persönliches Kennwort

Symbolleiste

In der „Symbolleiste“ können folgende Aktionen durchgeführt werden:

Tür: Aussteigen vom System

Navigator ein/ausblenden und Ansicht wechseln(Normalansicht, Stammdatenansicht, Anpassungsansicht)

Goldener Schüssel: Passwort ändern

Pfeil: Rückgängig

Blaues Dreieck: Alles Rückgängig, bis zur letzten Speicherung

Pfeil: Wiederherstellen

Diskette: Speichern

Blaue Pfeile: Datenaktualisierung

Stern: Aktive Benutzer anzeigen

Fragezeichen: Hilfe öffnen

Bei Erfassung oder Bearbeitung von Daten und Bestätigung durch Enter oder Ausführen werden die Symbole Rückgängig, Wiederherstellen und Speichern sichtbar.

Navigatoransicht

Mit Hilfe des Navigators können die verschiedenen Navigatorpunkte angesprochen werden. Nach dem Öffnen von Alex® ist der Navigator immer sichtbar. Abhängig von der Bildschirmgröße kann dieser unterschiedlich für die Anzeige eingestellt werden. Er ist entweder

immer im Vordergrund oder
immer im Hintergrund

Immer im Vordergrund

Der Navigator ist ständig am linken Bildschirmrand angezeigt. Abhängig von der eingestellten Ansicht sind die verschiedenen Navigatorpunkte (Zuletzt verwendet, Personal, Monatsplan, ...) sichtbar. Der Navigator kann jederzeit durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü ausgeblendet werden.

Immer im Hintergrund

Der Navigator ist nicht sichtbar. Der Arbeitsbereich schließt ganz links an. Durch Klick auf das Navigator-Symbol im Systemmenü wird der Navigator wieder angezeigt.

Schulungsvideo: Aufbau Benutzeroberfläche

Es können drei verschiedene Navigatoransichten für die Bearbeitung gewählt werden. Ein Wechsel erfolgt über den Pfeil rechts neben dem Navigator-Symbol im Systemmenü. Die zuletzt verwendete Navigatoransicht wird für diesen Benutzer gespeichert und beim nächsten Programmstart angezeigt.

Normalansicht

Die Normalansicht bietet die Grundfunktionen für die Planungsverantwortlichen.

Stammdatenansicht

Die Stammdatenansicht bietet erweiterte Funktionen für Supervisoren.

Zusätzlich zu den Programmpunkten, die in der „Normalansicht“ angezeigt werden, kommen hier noch stammdaten- und abrechnungsrelevante Programmpunkte hinzu:

Anpassungsansicht

Die Anpassungsansicht beinhaltet alle Programmpunkte, auch jene die sehr selten aufgerufen werden.

Symbole - Bezeichnung/Verwendung

Zum Abruf und zum Ablegen von Daten stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Schulungsvideo: Ausführen / Anzeigen / OK / Abbrechen / Speichern

Ausführen

Beim Suchen von Daten wird die Abfrage ausgeführt.
Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten werden die bisher erfassten Eingaben überprüft, ohne die Eingabemaske zu schließen.

Öffnen

Nach dem Abfragen von Daten kann ein Datensatz mit diesem Symbol geöffnet werden. Verhält sich wie ein Doppelklick auf den Datensatz.

OK

Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Ablegen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

ACHTUNG: Die Daten werden noch nicht gespeichert.

Abbrechen

Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Daten steht es zum Verwerfen der bisher erfassten Informationen mit anschließendem Verlassen der Eingabemaske.

Speichern

Alle, seit dem letzten Speichervorgang, eingegebenen Veränderungen werden im Hintergrund gespeichert.

Ist man gleichzeitig mit anderen Benutzern in ALEX und es wurden Daten von einem anderen ALEX Benutzer geändert und gespeichert, so können diese Daten über den Button "Objekte neu laden" in ALEX aktualisiert werden.

Statustreppe

Nicht erzeugt: Pläne, die noch nicht erzeugt wurden. (ALEX rechnet noch keine Summen, außer Urlaub)

Plan: Solldienstplan (1. Zeile)

Ist: Istdienstplan (2. Zeile)

Abgeschlossen: Abgeschlossene und an die Lohnverrechnung übergeleitete Pläne.

Sobald Sie mit der Planung eines Monats beginnen möchten, müssen Sie bei geöffnetem Monatsplan den Status von „nicht erzeugt“ auf „Planung“ mit dem Symbol für „Planstatus nach vor“ (grüner Pfeil) durchführen.

Wenn Sie dies nicht machen, können Sie zwar Dienste und Abwesenheiten im Plan eintragen, es erfolgt aber keine Berechnung (Summen sind leer)!

Mit 1. eines Monats muss der aktuelle Monatsplan im Status "IST" sein. (Dies kann auch automatisch durch ALEX erfolgen. Dies muss am System eingestellt werden - Bitte bei uns nachfragen)

Der Planstatus muss immer chronologisch nach vor bzw. zurückversetzt werden. Das heißt, wenn z.B. der Jänner in „Planung“ ist, kann der Februar nicht im Status „Ist“ sein.

Sobald in den Summenspalten keine roten Felder mehr aufscheinen (alle Summen wurden bestätigt, ausbezahlt...) kann der Status auf „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Erst dann kann mit der Überleitung in die Lohnverrechnung begonnen werden.

Summenbezeichnung

Standardsummen

Hier werden die häufigst verwendeten Summen beschrieben, falls Sie noch spezielle Summen haben, dann finden Sie die Beschreibung in der ALEX-Abrechnungscheckliste oder Sie fragen bitte bei uns nach.

DRZ V.gÜ.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter in den Vormonaten aufgebaut hat

MSoll: Sollstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat

MTtl: Totalstunden des Mitarbeiters im aktuellen Monat (gesamte geleistete Arbeitszeit)

M+/-: Differenz von Soll und Totalstunden

SÜ Änd: Summe aller angefallenen Zeitzuschläge des aktuellen Monats

DRZ V g.: Zeitguthaben, das der Mitarbeiter ins nächste Monat mitnimmt

UiT -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat

UiT Rest: Urlaub in Tagen Rest zum Ende des Monats

UiS -: Urlaubskonsum im aktuellen Monat

UiS Rest: Urlaub in Stunden Rest zum Ende des Monats

D100%: Stunden, die am Ende des Monats übertragen werden (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)

D125%: Mehrstunden einer Teilzeitkraft, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,25 bewertet werden können (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)

D150%: Stunden, die am Ende des Durchrechnungszeitraums mit 1:1,5 bewertet werden können (Dieses muss am Ende vom DRZ bearbeitet werden)

€100%:* Auszahlung Grundstunde (Ohne Bewertung)

€125%:* Auszahlung Mehrstunden (Grundstunde + 25%)

€150% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 50%)

Saldenauszahlung

*S100%*: Zeitguthaben 1:1

*S125%:* Zeitguthaben 1:1,25

*SR125%:* Zeitguthaben 1:1 in Zeit, bei Auszahlung mit 25%

*S150%:* Zeitguthaben 1:1,5

*SR150%:* Zeitguthaben 1:1 in Zeit, bei Auszahlung mit 50%

€100%:* Auszahlung Grundstunde (Ohne Bewertung)

€125%:* Auszahlung Mehrstunden (Grundstunde + 25%)

€150% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 50%)

€200% g:* Auszahlung Überstunde (Grundstunde + 100%)

*S+50:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 50% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)

*S+70:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 70% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)

*S+100:* Zeitguthaben Zeitzuschlag 100% (Aus diesem Topf kann ausbezahlt werden)

€+50:* Auszahlung Zeitzuschlag 50%

€+70:* Auszahlung Zeitzuschlag 70%

€+100:* Auszahlung Zeitzuschlag 100%

Spezielle Wochensummen

WSÜ g.B. Zeitguthaben (W) Übertrag aus Vorwoche gesamt bewertet --> Zeit mit jener der Mitarbeiter aus der letzten Wochendurchrechnung kommt (4 bzw. 13 Wochen)

WSoll W-DRZ Bilanz Soll --> Mitarbeiter hat in der ersten Woche ein Soll von 40 Stunden. In der zweiten Woche ein Soll von 80 Stunden, usw…

WTtl W-DRZ Bilanz Total --> Mitarbeiter hat in der ersten Woche tatsächlich 44 Stunden gearbeitet

W+/- W-DRZ +/- --> Mitarbeiter hat ein Plus von 4 Stunden im DRZ (4 Wochen)

WD 100% W-DRZ Bilanz Überstunden Rest 100%

WD 125% W-DRZ Bilanz Überstunden Rest 125%

WD 150% W-DRZ Bilanz Überstunden Rest 150% --> Stunden, die am Ende vom DRZ (4 bzw. 13 Wochen) mit 50% bewertet werden

W*S100% Zeitguthaben (W) 100%

€100% Auszahlung 100%

€125% Auszahlung 125%

€150g Auszahlung Alle 150% (Tages, Wochenüberstunden)

WDRZ v g.* W-DRZ Bilanz Vorschau gesamt --> Stunden die der Mitarbeiter in die nächste Woche mitnimmt