Stundennachweis

Der Stundennachweis ist der Arbeitsnachweis für einen Mitarbeiter eines Monats. Dort finden Sie sämtliche Informationen in detaillierter Form:

Dienstform mit Arbeitszeiten und Texten
Abwesenheiten
Tages-, Wochen- und Monatssummen (je nach Einstellung)

Dieser Stundennachweis steht wie alle Ausdrucke als PDF zur Verfügung und kann als E-Mail direkt an den Mitarbeiter zugestellt werden. In einer speziellen Variante kann der "intelligente Stundennachweis" verwendet werden: Dort werden sämtliche Dienstplanänderungen an den Mitarbeiter im Stundennachweis-Format per E-Mail verschickt.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter über An- und Abwesenheitszeiten zu informieren, ist die mobile Anwendung, unsere ALEX-Cockpit App.

Wählen Sie also zwischen folgenden Varianten

Drucken

Stundennachweise können entweder für einen einzelnen Mitarbeiter oder für alle Mitarbeiter gedruckt werden.

Einzeln

Klicken Sie mit der rechte Maustaste auf den Namen des Mitarbeiters in der Namensspalte.
Wählen Sie Stundennachweis öffnen aus.

Gesammelt

Klicken Sie neben dem Icon „Drucken“ auf den blauen Pfeil.
Wählen Sie „Stundennachweis“ aus.
Es öffnet sich ein PDF als eigene Registerkarte im Browser mit den Stundennachweise aller Mitarbeiter von diesem Monatsplan.

Ausdruck für alle MA

Es gibt auch die Möglichkeit, Stundennachweise für ein ganzes Jahr und über mehrere Monate zu drucken.

Formatvarianten

Zur Anzeige des Stundennachweises stehen zwei Formate zur Verfügung:

Stundennachweis `modern` im Hochformat
"alter" Stundennachweis im Querformat

Der Stundennachweis `modern` kann ab der Version 2020.2 gewählt werden. Vorteile des modernen Formates:

insgesamt übersichtlichere Darstellung
besser lesbare Schriftarten
Darstellung der Kommt-Geht-Paare in eigenen Zeilen

Stundennachweis `modern` Hochformat

Stundennachweis 'modern' im Hochformat

Systemeinstellungen für Stundennachweis `modern`

Systemeinstellungen vornehmen

Der Parameter Stundennachweis `modern` muss auf "Ja" gesetzt werden.
Der Parameter Stundennachweis Hochformat - MUSS - auf "Ja" gesetzt werden, da der Stundennachweis `modern` für dieses Format optimiert ist.
Die Parameter sind sofort wirksam, der Dienst muss nicht neu gestartet werden.

Hinweis: Ab der Version 2021.08 sind diese Parameter standardmäßig auch am Bereich sichtbar und können bei Bedarf auch auf der Planungseinheit oder beim Personal freigeschaltet werden.

"alter" Stundennachweis Querformat

Die Beschreibung der Vorgängerversion finden Sie hier: "alter" Stundennachweis im Querformat

Summen

Tagessummen

Standardmäßig werden folgende Tagesspalten angezeigt:

Soll (= vorgetragene Dauer des Dienstes)
Ist (tatsächlich eingetragene Stunden)
Saldo (Ist-Soll)

Monatssummen

Standardmäßig werden jene Monatssummen am Stundennachweis angedruckt, welche der Benutzer gerade am Monatsplan sieht.

Diese Summen werden in 3 Spalten angedruckt, wobei die Reihung zeilenweise erfolgt, deshalb ist es oft sinnvoll, für den Ausdruck der Stundennachweise eigene Summenansichten zu definieren, wo man die Reihenfolge je Zeile bereits berücksichtigt.

Wochensummen

Standardmäßig werden keine Wochensummen angedruckt. Wochensummen müssen am System/Bereich/Planungseinheit/Benutzer hinterlegt werden.

Sind Wochensummen definiert, sieht das am Ausdruck wie folgt aus:

Ausdruck mit Wochensummen

Definition der Summen in den Stammdaten

Es können für Tages- Wochen- und Monatssummen eigene Summenansichten angelegt werden.

Diese Ansichten können anschließend in den Systemeinstellungen/am Bereich/auf der Planungseinheit oder sogar beim einzelnen Benutzer in der Gruppe "Allgemein" hinterlegt werden:

Tages-Summenspaltenansicht für Stundennachweis
Wochen-Summenspaltenansicht für Stundennachweis
Monats-Summenspaltenansicht für Stundennachweis

Ansichten einstellen

Auswahl Summen im Monatsplan

Der einzelne Benutzer kann im Monatsplan in der Werkzeugleiste über folgende Buttons selbst seine gewünschten Tages- und Monatssummen für den Stundennachweis definieren:

ACHTUNG: Die ausgewählten Tagessummen sind auch für das Info-Popup bei den Diensten und Planungscodes wirksam.

Möchte der Benutzer hier wieder die Standard-Einstellung haben anstatt seiner ausgewählten Summen, so ist dies nur über die Benutzerstammdaten möglich.

Man kann diese Möglichkeit für die Benutzer auch in den Systemeinstellungen ausschalten (dann werden die beiden Buttons im Monatsplan "ausgegraut"):

Systemeinstellungen: Stundennachweis : Summen-Einstellung im Monatsplan deaktivieren auf JA stellen:

spezielle Einstellungen

Neu ab Version 2018.16 --> Stundennachweis-Icons in der Werkzeugleiste werden ausgeblendet.

Markierung von manuell eingetragenen Zeiten

Am Stundennachweis können manuell eingetragene Zeiten von Stempelungen unterschieden werden.

Manuell eingetragene Zeiten sind mit einem * markiert:

Markierte manuelle Einträge

Möchte man diese Markierung nicht, kann der Parameter "Markierung (*) für manuelle Stempelungen verbergen" auf JA gesetzt werden.

Lohnarten

Es ist auch möglich, die Lohnarten des Mitarbeiters am Stundennachweis unterhalb der Monatssummen anzeigen zu lassen.

Stundennachweis mit Lohnarten

Notwendige Einstellungen:

Diese Funktion muss in den Systemeinstellungen -> Stundennachweis aktiviert werden:

Systemeinstellungen ändern

Unterschriften

Weiters gibt es die Möglichkeit, drei Felder für Unterschriften am Stundennachweis zu hinterlegen.

Unterschriften anzeigen

Weitere Funktionen

Eine genauere Dokumentation der folgenden Funktionen ist über den jeweiligen Link zu finden: