Allgemein
Der intelligente Dienstplan dient dazu, den Dienstplanverantwortlichen über Änderungen im Dienstplan und zu informieren, die nicht von ihm selbst gemacht wurden.
Um diese Änderungen, darstellen zu können, wird die Situation, die der Dienstplanverantwortliche das letzte Mal gesehen hat abgespeichert. Ein Hintergrundprozess prüft dann regelmäßig, ob jemand anders etwas am Dienstplan geändert hat. Ist dies der Fall werden diese Änderungen werden in einer speziellen Form des Monatsplans dargestellt, und dieser Ausdruck als E-Mail an den Dienstplanverantwortlichen verschickt.
Sind Genehmigungsverfahren aktiv, werden für die dargestellten Änderungen die anstehenden Aktionen wie Genehmigen, Stornieren, u.s.w, Befehle im E-Mail eingebettet.
Die Empfänger der automatisch generierte E-Mail werden gesteuert über
- am Plan hinterlegte User
- am Plan hinterlegtes Personal (ohne Befehle für Genehmigungsverfahren)
- Genhemigergruppen
Testen
Der intelligente Dienstplan kann im Monatsplan über das Drucksymbol in der Werkzeugleiste mit "iMonatsplan" direkt angestoßen werden. Dann werden die Änderungen (seit dem letzten Speichern) vom Dienstplaner selbst so behandelt, als ob sie von anderen Benutzern gemacht worden wären, und der so entstandene "iDienstplan" dargestellt.
Eine Test E-Mail kann über das Kontektmenü im Tab der Dienstplans mit dem Befehl "Intelligenten Planausdruck manuell auslösen" angestoßen werden.
ACHTUNG: Nur in einer Testumgebung ausführen und vorher im ALEX-Config-File dann unbedingt "mail" : { "allTo" : "zum.beisbiel@irgend.wo" } einstellen!
Einfaches Beispiel für Darstellung von iDienstplan
Auf diesem intelligenten Dienstplan werden folgende Änderungen angezeigt:
- Änderung von Diensten
- Änderung von Planungscodes am Tag
| iDienstplan |
|
E-Mail Versand
Im E-Mail für den ist enthalten:
- Intelligenter Dienstplanausdruck (iDienstplan)
- Änderung eines Dienstes / Planungscode (Löschen/Eintragen)
- geänderte Tagessummen (sofern nicht die Standard-Summen ausgewählt wurden)
- geänderte Texte
- Genehmigungsverfahren
- Bei Genehmigung des Planungscodes (Ub wird zu Ug)
- Bei Stornierung des Planungscodes (Ub wird zu Dienst)
- Besetzungsreport
Aus dem E-Mail heraus kann direkt der Dienstplan geöffnet werden.
Weiters kann direkt aus dem E-Mail heraus ein Genehmigungsverfahren bearbeitet werden.
Beispiel eines E-Mails:
| iDienstplan E-Mail |
|
Wurde auch ein Besetzungsreport eingestellt, so wird dieser auch noch im E-Mail angezeigt.
| iDienstplan E-Mail Besetzungsreport |
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Parametrierung
Systemeinstellungen
In der Kategorie "Intelligenter Planausdruck"
| iPlanausdruck |
|
Prüfintervall [Min, 0=Aus]:
Hier kann definiert werden, wie oft der Dienstplan auf Änderung überprüft werden soll.
Angabe in Minuten [min]
Überwachte Tages-Summenspaltenansicht:
Hier kann eine Summenspaltenansicht hinterlegt werden, welche auf Änderungen überwacht wird.
Wird hier nichts hinterlegt, so werden keine Summen überprüft.
Für Status 'Nicht erzeugt' prüfen:
JA: Es wird auch der Status 'nicht erzeugt' überwacht.
Für Status 'Planung' prüfen:
JA: Es wird auch der Status 'Planung' überwacht.
Für Status 'Ist' prüfen:
JA: Es wird auch der Status 'Ist' überwacht.
Anzahl Monate nicht erzeugt:
Hier wird die Anzahl der Monate definiert, in denen der Status "nicht erzeugt" geprüft wird.
Achtung: Bei Genehmigergruppen wird der Parameter "Anzahl Monate nicht erzeugt" als "Anzahl der zu prüfenden Monate" interpretiert. Die Prüfung beginnt dabei im Vormonat.
Beispiel: Prüfzeitraum bei Genehmigergruppen
Einstellung:
- Anzahl Monate nicht erzeugt = 6
- Aktuelles Monat = Juni
Ergebnis:
- Prüfung erfolgt ab Mai bis Oktober
Hintergrund:
Der Grund dafür ist, dass ein Genehmigergruppenplan keinen eindeutigen Status besitzt, da er Mitarbeiter von verschiedenen Plänen mit unterschiedlichen Status zusammenfassen kann.
Benachrichtigungen unterdrücken:
Sollen die Benachrichtigungen für einzelne Planungseinheiten unterdrückt werden, so kann dies hier auf JA gestellt werden.
Sollen die Benachrichtigungen z.B. für einen gewissen Zeitraum unterdrückt werden, so kann dies über den Verlauf gemacht werden.
Beispiel:
Im Zeitraum von Dezember bis Mitte Februar wird die Urlaubsplanung für die Sommermonate gemacht. Für diesen Zeitraum sollen keine E-Mails versendet werden.
Benachrichtigungen ohne Genehmigungsverfahren unterdrücken:
Sollen Benachrichtigungen, die keine Genehmigungsanträge enthalten, unterdrückt werden, so kann dies hier auf JA gestellt werden.
Beispiel:
Benutzer X ist bei der Genehmigergruppe für die E-Mail Benachrichtigung hinterlegt, hat jedoch keine Berechtigung für das Genehmigungsverfahren "Arztbesuch".
In diesem Fall würde bei einem beantragten "Arztbesuch" eine E-Mail ohne Genehmigungsanträge gesendet werden, was mithilfe dieses Parameters unterbunden werden kann.
Sobald dieser Parameter gesetzt ist, bekommt der hinterlegte Benutzer für jede Änderung eine Benachrichtigung - unabhängig davon, ob er diese im System selbst durchgeführt hat bzw. ob er diese Situation im Alex selbst schon abgespeichert hat.
Wenn Benachrichtigungen nur für Genehmigungsverfahren gesendet werden sollen, so sollen die Benachrichtigungen auch immer per Mail kommen, unabhängig davon, ob diese im System selbst schon vom Genehmiger abgespeichert wurden oder nicht - das E-Mail muss gesendet werden.
Achtung: Wird im Dienstplan die Funktion "Drucken/ iDienstplan" ausgewählt, so werden die aktuellen Änderungen angezeigt. Wird anschließend gespeichert, so werden keine Benachrichtigungen per E-Mail versendet!
Nur bei Änderung von Planungscode:
Ist dieser Parameter auf "JA" gesetzt, so wird nur eine Änderung angezeigt, welche einen Planungscode betrifft. Wird z.B. ein Dienst durch einen anderen ersetzt, so wird keine Änderung angezeigt.
Nur bei Änderung von bestimmten Planungscodes:
Werden hier Planungscodes hinterlegt, so werden nur diese Planungscodes auf Änderungen überwacht. Planungscodes, welche hier nicht eingetragen sind, werden auch nicht überwacht.
Einstellungen auf Planungseinheit/Überplan
Besetzungsreport:
Hier kann ein Besetzungsreport hinterlegt werden, welcher auf Änderungen geprüft wird.
Ergibt sich hier eine Änderung, so wird diese in der E-Mail dargestellt. (Siehe oben)
E-Mailbenachrichtigung für Benutzer:
Hier müssen die Benutzer hinterlegt werden, welche die E-Mails mit den Änderungen erhalten sollen. Die E-Mail-Adresse wird direkt am Benutzer hinterlegt.
Sollten Genehmigergruppen eingerichtet sein, muss hier nichts eingetragen werden.
| iPlanausdruck Parameter |
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E-Mailbenachrichtigung für Personal:
Hier muss das Personal hinterlegt werden, welche die E-Mails mit den Änderungen erhalten soll. Die E-Mailadresse wird direkt im Personalstamm hinterlegt. In diesem Fall werden aber keine Informationen bezüglich Genehmigungsprozessen geschickt.
| iPlanausdruck Personal |
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