Die Abschlussbuchungen dienen der Automatisierung der notwendigen manuellen Eingriffe am Monats- oder DRZ-Ende.
Dadurch muss am Monatsende in den Konten keine Auswahl mehr zwischen "Bestätigen/Auszahlen/Rollieren/Verfallen lassen" getroffen werden.
Die Vorteile davon sind:
- bei der Abrechnung können weniger Fehleingaben passieren
- unterschiedliche Mitarbeitergruppen können unterschiedlich behandelt werden ohne mühsame Einzelerfassung
Ausgangslage
| Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung |
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Bei einer "normalen" manuellen Abrechnung sind nun folgende Schritte notwendig:
In diesem Beispiel sollen alle Zeitguthaben mit der Bewertung ins nächste Monat übertragen werden.
Die folgenden manuellen Eingriffe sind dafür notwendig:
- Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle negativen Bestätigen
- Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-100%: alle positiven Bestätigen
- Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-125%: alle Bestätigen
- Rechte-Maus-Klick auf das Konto D-150%: alle Bestätigen
Dies führt zu folgendem gewünschten Ergebnis:
| Dienstplan am Monatsende VOR der Abrechnung |
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Verwendung
Wenn man die automatischen Abschlussbuchungen ausführen möchte, sollten zuerst alle manuellen Einträge fertiggestellt sein:
- Zeiten vollständig erfassen
- Tagesüberstunden am Dienstbeginn eintragen (automatisch werden diese am Dienstende eingetragen)
- Wochenüberstunden, welche nicht die letzten Stunden der Woche sind, eintragen (automatisch werden diese bei den letzten Stunden der Woche eingetragen)
- Manuelle Einträge bei Ausnahmen (z. B. Minus ausnahmsweise verfallen lassen statt bestätigen bei einem Mitarbeiter)
Anschließend kann die Abrechnung automatisiert durchgeführt werden:
Rechter Maus-Klick in irgendeine Überschrift in den Summenspalten: Abschlussbuchungen ausführen
| Rechte-Maus-Klick auf eine Summenspaltenbeschriftung + Auswahl |
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Abschlussbuchungen freigeben / im Hintergrund ausführen
Abschlussbuchungen können auch im Hintergrund (vom serverdaemon) ausgeführt werden.
Dies ist für jene Pläne sinnvoll, bei denen die Abschlussbuchungen einige Minuten dauern (aufgrund von vielen Mitarbeitern, Tages- und Wochenüberstunden, etc...)
Im Monatsplan wird dazu die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" ausgewählt:
| Abschlussbuchungen freigeben |
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Danach muss GESPEICHERT werden!
Im Hintergrund werden jetzt die Abschlussbuchungen ausgeführt und eine E-Mail gesendet, sobald die Ausführung abgeschlossen ist (beim Benutzer muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein).
Aktiviert wird diese Funktion in den Systemeinstellungen - Abschlussbuchungen - "Geplante Abschlussbuchungen aktivieren", dann erst hat man die neue Auswahlmöglichkeit im Kontextmenü.
| Systemeinstellung: geplante Abschlussbuchungen aktivieren |
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| Damit die Option "Für Abschlussbuchungen freigeben" sichtbar ist |
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