Dienstpläne im Kalender anzeigen

Mit dieser Funktion können sich Ihre Mitarbeiter den ALEX - Dienstplan im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen lassen.

Besetzungsreport anlegen

Um festzulegen, welche Dienste in den Google- oder Outlook-Kalender übertragen werden sollen, ist es notwendig einen Besetzungsreport anzulegen. Dabei gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Im Navigator bei dem Punkt „Besetzungsreport“ auf das grüne Plus klicken (= neuen Report anlegen)

• Den Besetzungsreport umbenennen, indem Sie in der Werkzeugleiste auf klicken

• Fügen Sie anschließend jene Dienste ein, die Sie gerne im Google- oder Outlook-Kalender angezeigt haben möchten
  • Machen Sie dazu einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen“ -> „Dienst“ aus
  • Wählen Sie nun jene Planungseinheit aus, für die Sie den Besetzungsreport anlegen → Planungseinheit mit Doppelklick auswählen
  • Klicken Sie auf „Ausführen“
  • Es werden alle Dienste der Planungseinheit angezeigt.
  • Markieren Sie die relevanten Dienste und klicken Sie auf „Öffnen“

• Wenn Sie auch Planungscodes/Einzeilige Projekte etc. im im Google- oder Outlook-Kalender anzeigen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
  • Machen Sie einen Rechtsklick im grauen Feld und wählen Sie „Projekt einfügen" -> „Planungscode“ / "einzeiliges Projekt" etc. aus
  • Markieren Sie die gewünschten Planungscodes/Projekte etc. und klicken Sie anschließend auf „Öffnen“

iCal-Link per E-Mail versenden oder generieren

iCal-Link per Mail versenden

• Versenden an einzelnes Personal:
  • im Navigator bei Personal auf das Fernglas klicken
  • Mitarbeiter suchen
  • beim Mitarbeiter Rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"

• Versenden an gesamtes Personal:
  • im Navigator bei Personal auf das Fernglas klicken
  • beim Suchbegriff einen "*" eingeben und die Suche ausführen
  • alle Mitarbeiter markieren -> Rechtsklick -> "iCal-Link für Personal als E-Mail versenden"

• WICHTIG!: E-Mailadresse eintragen
  • Im Mitarbeiterstammblatt finden Sie im Reiter "Allgemein“ das Feld „E-Mail Adresse". Um den Link senden zu können, muss eine gültige E-Mail Adresse bei jedem Mitarbeiter eingetragen werden.

OPTIONAL: iCal-Link generieren

• Dienstplan eines bestimmten Mitarbeiters für den Google- oder Outlook-Kalender freigeben:
  • im Navigator bei Besetzungsreport auf das Fernglas klicken
  • gewünschten Besetzungsreport suchen
  • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
  • es öffnet sich das Fenster „Personal“ → gewünschten Mitarbeiter suchen und mittels Doppelklick auswählen
  • den nun generierten Link an den Mitarbeiter weitergeben

• Dienstplan des gesamten Personals für den Google- oder Outlook-Kalender freigeben (in diesem Fall wird der gesamte Dienstplan dh. von allen Mitarbeitern in den Google- oder Outlook-Kalender importiert)
  • im Navigator bei Besetzungsreport auf das Fernglas klicken
  • gewünschten Besetzungsreport suchen
  • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal"
  • den nun generierten Link an den Mitarbeiter weiter geben

Installation im Kalender

Google-Kalender

• unter „Weitere Kalender“ auf „Über URL hinzufügen“ klicken

• den Link im Feld „URL“ einfügen und anschließend auf „Kalender hinzufügen“ klicken

Outlook-Kalender

• iCal-Link Datei auf Ihrem PC speichern:
  • im Navigator bei Besetzungsreport auf das Fernglas klicken
  • gewünschten Besetzungsreport suchen
  • beim Besetzungsreport Rechtsklick -> "iCal Link für Personal" bzw. „iCal Link“ auswählen
  • Um den generierten Link zu speichern, muss dieser markiert und mit Rechtsklick „Zu http://alex...“ ausgewählt werden

• Es öffnet sich ein Fenster, um die Datei zu speichern

bis Outlook 2007

• Im nächsten Schritt fragt Sie Outlook nach dem zu importierenden Format. Wählen Sie "iCalendar oder vCalendar Date importieren".

• Wählen Sie nun die zuvor auf Ihrem PC gespeicherte ics-Datei aus (zb: alex_calender.ics)

• Wenn Sie die Datei ausgewählt haben, werden Sie gefragt ob Sie den Kalender als neuen Kalender öffnen möchten, oder ob Sie die Termine in Ihren Kalender integrieren möchten

• Als neuen Kalender öffnen: Hier wird ein neuen Kalender im Outlook erstellt

• Importieren: Hier werden die Termine in Ihren bestehenden Kalender integriert

Outlook 2010

• Starten Sie Ihr Outlook-Programm. Klicken Sie auf “Datei” – “Öffnen” und auf “Kalender öffnen“. Suchen Sie die iCalendar-Datei (*.ics).

Outlook 2013

• Starten Sie Ihr Outlook-Programm, klicken auf “Datei” – “Öffnen und exportieren” und auf “Kalender öffnen“. Suchen und öffnen Sie die iCalendar-Datei (*.ics).

Technische Inbetriebnahme

Hier finden Sie die notwendigen Konfigurationen in ALEX: Einstellungen Config-File