Einsatzmanagement

Das Alex^® Einsatzmanagement bietet die Möglichkeit, offene Dienste durch eigenes Personal zu besetzen. Dabei kommen verschiedene Alex^®-Tools zur Anwendung, um die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und dem dienstplanverantwortlichen Leitungspersonal zu steuern bzw. zu unterstützen.

Ziel ist es, im Falle von Dienstausfällen (z. B. aus Krankheitsgründen) diese Dienste abteilungsintern oder abteilungsübergreifend nachzubesetzen.

Folgende Standardwerkzeuge kommen mit speziellen Erweiterungen zum Einsatz:

Der Ablauf stellt sich wie folgt dar:

Mit einem Ersatzvorschlag existiert ein spezielles Auswahlverfahren zum Feststellen geeigneter Einspring-Mitarbeiter (AZG-Prüfung, Überstundenvermeidung, etc.); die Abteilungsleitung ermittelt auf der eigenen Abteilung jenes Personal, das einen Dienst übernehmen kann.
Es erfolgt eine Mitteilung an die relevanten Mitarbeiter via E-Mail oder über das Personal-Cockpit auf dem Smartphone
Der Mitarbeiter erhält eine Nachricht und kann entscheiden, ob der Dienst übernommen wird oder nicht: die Möglichkeit der Zu- oder Absage kann direkt aus der E-Mail erfolgen - es erfolgt die entsprechende Antwort an den Dienstplaner per E-Mail.
Wurde der Dienst von einem Mitarbeiter übernommen, erhalten die anderen Mitarbeiter, an welche die Anfrage verschickt wurde, eine Mitteilung, dass dieser Dienst bereits vergeben wurde.

Folgende Erweiterungen sind geplant:

Einbindung in die Personal-Cockpit-App: Push-Meldungen an das Mobiltelefon senden und direkt annehmen oder ablehnen
Poolfunktion implementieren: Mitarbeiter von anderen Abteilungen sollen in das Auswahlverfahren eingebunden werden.

Darstellung

Voraussetzung für das Einsatzmanagement ist ein Besetzungs-Report, dabei können individuell gestaltete Besetzungs-Reports oder auch die Standard-Besetzungsansicht verwendet werden.

Ersatzvorschlag

Mit der Option "Verfügbares Personal anzeigen" ermittelt Alex^® geeignete Vorschläge zur Deckung einer Unterbesetzung.

Verfügbare Mitarbeiter mit der erforderlichen Qualifikation werden angezeigt. Es ist ersichtlich,

wann der Mitarbeiter an diesem Tag Dienst hat
ob er eine Abwesenheit eingetragen hat

Im Kontextmenü "Verfügbares Personal anzeigen" auswählen

Einsatzanfrage versenden

Auswahl der gewünschten Mitarbeiter im Auswahlfenster für "Verfügbares Personal"
"Einsatzanfrage versenden" auswählen
-> die gewählten Mitarbeiter sowie der ausführende Benutzer bekommen eine E-Mail

Gewünschtes Personal auswählen und "Einsatzanfrage versenden"

E-Mail-Versand

Es werden folgende E-Mails versendet:

der Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat, bekommt ein E-Mail zur Übersicht
die Mitarbeiter bekommen ein E-Mail mit der Anfrage
- aus diesem E-Mail heraus können sie den angefragten Dienst oder die Aufgabe übernehmen

E-Mail-Versand für Einsatzanfrage
an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat	an die Mitarbeiter

Beim Mitarbeiter, welcher diese Einsatzanfrage annimmt, öffnet sich folgende Webseite zur Bestätigung:

Webseite bei Übernahme

Sollten noch weitere Mitarbeiter diese Einsatzanfrage übernehmen, so öffnet sich folgende Webseite zur Information:

Webseite falls Dienst bereits von einem Kollegen übernommen wurde

Weiters werden bei Übernahme eines Dienstes auch der zuständige Dienstplaner sowie die Kollegen per E-Mail informiert

E-Mail-Versand nach Übernahme
an den Dienstplaner, welcher die Anfragen versendet hat	an die Kollegen

Übersicht

Der Dienstplaner kann über den Navigator eine Übersicht aller Einsatzanfragen aufrufen:

Aufruf der Einsatzanfragen über den Navigator

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