Externe Anspruchsverwaltung

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Allgemeines

Bei externer Anspruchsverwaltung werden die Ansprüche (z.B. Urlaub) nicht in Alex^® verwaltet, sondern in einem externen Programm.

Da für die Dienstplanung der Restanspruch jedoch von Bedeutung ist, können die Reststände in Alex^® importiert werden.

Folgende Einstellungen sind zu treffen:

Modul "Externe Anspruchsverwaltung" importieren
Kein Entitlement.dll
Standardmäßig Urlaub in Tagen --> wenn Urlaub in Stunden importiert werden soll, dann ist ein Eingriff im Kundenmodul notwendig

Hier gehts zum Standardsatzaufbau für die Externe Anspruchsverwaltung

Folgende Konten stehen bei externer Anspruchsverwaltung zur Verfügung:

Urlaub Vormonats Rest
Urlaub in Stunden / Tagen
Urlaub Rest

Einmalige Einstellungen

System

Bei den Systemparametern muss angegeben werden, ob der Urlaub in Tagen oder Stunden importiert wird.

Zusätzlich ist beim "Basiskonto für Urlaubskonsum" das Abrechnungsschema des Urlaubsanspruchs hinterlegt werden.

Systemparameter bearbeiten

Benutzer

Der Import muss während eines Shutdowns durchgeführt werden, damit zu dieser Zeit niemand im Dienstplan arbeitet und so einen Mitarbeiter sperrt.

Damit der Benutzer, welcher die Urlaube importiert, während des Shutdowns einsteigen kann, muss auf diesem Benutzer folgender Parameter auf JA gesetzt sein:

User sperren

ACHTUNG! Diesen Parameter darf nur 1 Benutzer im gesamten System hinterlegt haben!!!

Daher wird hier oftmals ein eigener Benutzer z.B. "Urlaubsimport" angelegt.

Sonderabrechnung

Mit Hilfe der Sonderabrechnung "Korr. Urlaubsanspruch" können Sie importierte Urlaube auch im Dienstplan manuell korrigieren.

Die Sonderabrechnung muss dafür jedoch am Bereich unter "Verwendete Sonderabrechnungen" hinterlegt werden:

Sonderabrechnung hinterlegen

Monatlicher Ablauf

1) Hinterlegung eines Shutdowns

2) Einstieg mit User "Urlaubsimport"

3) Anlegen eines neuen Imports (erst während der Shutdownzeit): Navigator --> Import Anspruch --> grünes Plus (immer neuen Import anlegen)

Import durchführen

Bezeichnung: Hier vergeben Sie eine beliebige Bezeichnung für den Import. z.B. Jänner 2014
Importdatei für Restanpassung: Hier wählen Sie die zu importierende Datei aus.

Anschließend bestätigen Sie die Eingaben mit "OK" in der Werkzeugleiste und speichern die Änderungen.

Funktion deaktivieren für einzelne Berufsgruppen

Wenn für bestimmte Berufsgruppen (z. B. Praktikanten) nie ein Urlaubsrest übermittelt wird, kann für diese Berufsgruppe die Funktion deaktiviert werden.

Alex^® sucht nämlich bei jedem Mitarbeiter zur Berechnung vom Konto "Urlaub Rest" die letzte Korrektur vom Urlaubsrest.

Wird bei einem Mitarbeiter keine Urlaubskorrektur gefunden kann es dadurch zu Performanceproblemen kommen.

Deshalb kann die Funktion mit dem Parameter "Externe Anspruchsverwaltung: deaktivieren" ausgeschalten werden.

Systemeinstellungen: Funktion deaktivieren