Intelligenter Dienstplan

Allgemein

Der intelligente Dienstplan dient dazu, Änderungen im Ausdruck des Monatsplans hervorzuheben.

Im Ausdruck des "iMonatsplans" werden nur die seit dem vorherigen Aufruf entstandenen Änderungen angezeigt.

Der intelligente Dienstplan kann im Monatsplan über das Drucksymbol in der Werkzeugleiste und "iMonatsplan" geöffnet werden.

Zusätzlich ist es möglich, automatisch E-Mails an die auf der Planungseinheit hinterlegten Benutzer (und die dort hinterlegte E-Mailadresse) zu senden, sobald sich der Dienstplan geändert hat.

Weiters ist es auch möglich, Benachrichtigungen an hinterlegtes Personal zu schicken, dabei werden allerdings keine Informationen bezüglich Genehmigungen gesendet.

iDienstplan

Am intelligenten Dienstplan werden folgende Änderungen angezeigt:

• Änderung von Diensten
• Änderung von Planungscodes am Tag

iDienstplan

E-Mail Versand

Der Intelligente Dienstplan kann bei Änderung auch an definierte ALEX-User versendet werden.

Im E-Mail werden folgende Informationen angezeigt:

• Intelligenter Dienstplanausdruck (iDienstplan)
  • Änderung eines Dienstes / Planungscode (Löschen/Eintragen)
• geänderte Tagessummen (sofern nicht die Standard-Summen ausgewählt wurden)
• geänderte Texte
• Genehmigungsverfahren
  • Bei Genehmigung des Planungscodes (Ub wird zu Ug)
  • Bei Stornierung des Planungscodes (Ub wird zu Dienst)
• Besetzungsreport

Aus dem E-Mail heraus kann direkt der Dienstplan geöffnet werden.

Weiters kann direkt aus dem E-Mail heraus ein Genehmigungsverfahren bearbeitet werden.

Beispiel eines E-Mails:

iDienstplan E-Mail

Wurde auch ein Besetzungsreport eingestellt, so wird dieser auch noch im E-Mail angezeigt.

iDienstplan E-Mail Besetzungsreport

Parametrierung

Systemeinstellungen

In der Kategorie "Intelligenter Planausdruck"

iPlanausdruck

Prüfintervall [Min, 0=Aus]:

Hier kann definiert werden, wie oft der Dienstplan auf Änderung überprüft werden soll.

Angabe in Minuten [min]

Überwachte Tages-Summenspaltenansicht:

Hier kann eine Summenspaltenansicht hinterlegt werden, welche auf Änderungen überwacht wird.

Wird hier nichts hinterlegt, so werden keine Summen überprüft.

Für Status 'Nicht erzeugt' prüfen:

JA: Es wird auch der Status 'nicht erzeugt' überwacht

Für Status 'Planung' prüfen:

JA: Es wird auch der Status 'Planung' überwacht

Für Status 'Ist' prüfen:

JA: Es wird auch der Status 'Ist' überwacht

Anzahl Monate nicht erzeugt:

Hier wird die Anzahl der Monate definiert, in denen der Status "nicht erzeugt" geprüft wird.

Achtung: Bei Genehmigergruppen verhält sich die Einstellung des Prüfzeitraums wie folgt:

• Es wird einzig der Parameter "Anzahl Monate nicht erzeugt" verwendet und als "Anzahl der zu prüfenden Monate" interpretiert.
• Die Prüfung beginnt dabei im Vormonat.

Beispiel: Prüfzeitraum bei Genehmigergruppen

Einstellung:

• Anzahl Monate nicht erzeugt = 6
• Aktuelles Monat = Juni

Ergebnis:

• Prüfung erfolgt ab Mai bis Oktober

Hintergrund:

Der Grund dafür ist, dass ein Genehmigergruppenplan keinen eindeutigen Status besitzt, da er Mitarbeiter von verschiedenen Plänen mit unterschiedlichen Status zusammenfassen kann.

Benachrichtigungen unterdrücken:

Sollen die Benachrichtigungen für einzelne Planungseinheiten unterdrückt werden, so kann dies hier auf JA gestellt werden.
Sollen die Benachrichtigungen z.B. für einen gewissen Zeitraum unterdrückt werden, so kann dies über den Verlauf gemacht werden.

Beispiel:

Im Zeitraum von Dezember bis Mitte Februar wird die Urlaubsplanung für die Sommermonate gemacht. Für diesen Zeitraum sollen keine E-Mails versendet werden.

Benachrichtigungen ohne Genehmigungsverfahren unterdrücken:

Sollen Benachrichtigungen die keine Genehmigungsanträge enthalten unterdrückt werden, so kann dies hier auf JA gestellt werden.

Beispiel:

Benutzer X ist bei der Genehmigergruppe für die E-Mail Benachrichtigung hinterlegt, hat jedoch keine Berechtigung für das Genehmigungsverfahren "Arztbesuch".

In diesem Fall würde bei einem beantragten "Arztbesuch" ein E-Mail ohne Genehmigungsanträge gesendet werden, was mithilfe dieses Parameters unterbunden werden kann.

Sobald dieser Parameter gesetzt ist, bekommt der hinterlegte Benutzer für jede Änderung eine Benachrichtigung - unabhängig davon ob er diese im System selbst durchgeführt hat bzw. ob er diese Situation im Alex selbst schon abgespeichert hat.

Wenn Benachrichtigungen nur für Genehmigungsverfahren gesendet werden sollen, so sollen die Benachrichtigungen auch immer per Mail kommen, unabhängig davon, ob diese im System selbst schon vom Genehmiger abgespeichert wurden oder nicht - das E-Mail muss gesendet werden.

Nur bei Änderung von Planungscode:

Ist dieser Parameter auf "JA" gesetzt, so wird nur eine Änderung angezeigt, welche einen Planungscode betrifft. Wird z.B. ein Dienst durch einen anderen ersetzt, so wird keine Änderung angezeigt.

Nur bei Änderung von bestimmten Planungscodes:

Werden hier Planungscodes hinterlegt, so werden nur diese Planungscodes auf Änderungen überwacht. Planungscodes, welche hier nicht eingetragen sind, werden auch nicht überwacht.

Einstellungen auf Planungseinheit/Überplan

Besetzungsreport:

Hier kann ein Besetzungsreport hinterlegt werden, welcher auf Änderungen geprüft wird.

Ergibt sich hier eine Änderung, so wird diese im E-Mail dargestellt. (Siehe oben)

E-Mailbenachrichtigung für Benutzer:

Hier müssen die Benutzer hinterlegt werden, welche die E-Mails mit den Änderungen erhalten sollen. Die E-Mailadresse wird direkt am Benutzer hinterlegt.

Sollten Genehmigergruppen eingerichtet sein, muss hier nichts eingetragen werden.

iPlanausdruck Parameter

E-Mailbenachrichtigung für Personal:

Hier muss das Personal hinterlegt werden, welche die E-Mails mit den Änderungen erhalten soll. Die E-Mailadresse wird direkt im Personalstamm hinterlegt. In diesem Fall werden aber keine Informationen bezüglich Genehmigungsprozessen geschickt.

iPlanausdruck Personal

Bit Factory interne Zusatzinfos

• Genehmigung via E-Mail für Intern prüfen
• Aktivierung