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Vor der Inbetriebnahme von Alex<sup>®</sup> ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.  
Vor der Inbetriebnahme von {{Alex}} ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.  


Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:
Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:


[[Bild:DienstplanWorkflow.JPG|800px]]
{{AlexBildDunkel|'''Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten'''|[[Bild:DienstplanWorkflow.JPG|800px]]|}}


== Unternehmensstruktur ==
==Unternehmensstruktur==
* Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
** Welche Bereiche gibt es?
* Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in ALEX<sup>®</sup> abgebildet werden?<br>
* Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in ALEX<sup>®</sup> angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen


== Interne Workflows ==
*Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
* Wie gelangen Dienstpläne in ALEX<sup>®</sup>?
**Welche Bereiche gibt es?
* Wie gelangen Istzeiten in ALEX<sup>®</sup>?
*Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in {{Alex}} abgebildet werden?<br>
** Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
*Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in {{Alex}} angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen
** Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
** Wer trägt die Abwesenheiten in ALEX<sup>®</sup> ein?
* Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
** Urlaubsanträge + Genehmigungen
** Überstundengenehmigungen
** Wunschdienstplanung
* Einbinden der Mitarbeiter
** Lesender/Schreibender Zugriff auf das Zentralsystem
** Stundennachweis per E-Mail versenden
** ALEX<sup>®</sup>-Cockpit App
*** nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
*** als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
*** als Stempeluhr verwenden


== Zeiterfassung mit Stempelungen ==
==Interne Workflows==
* Welche Bereiche sollen stempeln?
 
* Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
*Wie gelangen Dienstpläne in {{Alex}}?
** ALEX-Stempeluhr
*Wie gelangen Istzeiten in {{Alex}}?
** PC + Lesegerät
**Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
** Smartphone
**Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
** Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips
**Wer trägt die Abwesenheiten in {{Alex}} ein?
*Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
**Urlaubsanträge + Genehmigungen
**Überstundengenehmigungen
*Einbinden der Mitarbeiter
**Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
**Stundennachweis per E-Mail versenden
**[[Personal Cockpit|{{Alex}}-Cockpit App]]
***nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
***als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
***als Stempeluhr verwenden
**Arbeiten mit der {{Alex}}-[[Wunschdienstplan|Wunschdienstplanung]]
 
==Zeiterfassung mit Stempelungen==
 
*Welche Bereiche sollen stempeln?
*Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
**{{Alex}}-Stempeluhr
**PC + Lesegerät
**Smartphone
**Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips


*Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
*Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
** Arzt
**Arzt
** RB Einsatz
**RB Einsatz


* Behandlung der gestempelten Zeiten
*Behandlung der gestempelten Zeiten
** Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
**Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
** Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
**Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
** Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
**Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
** Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
**Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende


* Gibt es Kannarbeitszeiten?
*Gibt es Kannarbeitszeiten?
* Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
*Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
* Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
*Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?


* Pausen
*Pausen
** Werden Pausen gestempelt?
**Werden Pausen gestempelt?
** Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
**Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?


* Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
*Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
** Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
**Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
** Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
**Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?


* Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?
*Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?


==Genehmigungsverfahren==
==Genehmigungsverfahren==
Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:
Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:
* Wer sind die Antragssteller?
** Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
* Wer genehmigt die Anträge?
** Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
** Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
** Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
* Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
* Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
* Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
** Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
** Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge


== [[Schnittstellen]] zu Fremdsystemen==
*Wer sind die Antragssteller?
**Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
*Wer genehmigt die Anträge?
**Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
**Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
**Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
*Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
*Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
*Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
**Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
**Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge
 
==[[Schnittstellen]] zu Fremdsystemen==
 
*Welche Schnittstellen werden benötigt?
**Variable Bezüge (Lohnarten)
**Abwesenheiten
*Sonstige


* Welche Schnittstellen werden benötigt?
==Projektorganisation==
** Variable Lohnarten
** Abwesenheiten
* Sonstige


== Projektorganisation ==
*Wer ist der Projektverantwortliche?
* Wer ist der Projektverantwortliche?
*Gibt es Pilotabteilungen?
* Gibt es Pilotabteilungen?
*Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
* Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
*Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
* Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
*Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
* Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
*Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
* Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
*Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
* Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
*Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt
* Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt


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zurück zur [[Projektorganisation]]

Version vom 24. September 2021, 07:52 Uhr

Vor der Inbetriebnahme von Alex® ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.

Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:

Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten
DienstplanWorkflow.JPG

Unternehmensstruktur

  • Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
    • Welche Bereiche gibt es?
  • Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in Alex® abgebildet werden?
  • Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in Alex® angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen

Interne Workflows

  • Wie gelangen Dienstpläne in Alex®?
  • Wie gelangen Istzeiten in Alex®?
    • Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
    • Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
    • Wer trägt die Abwesenheiten in Alex® ein?
  • Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
    • Urlaubsanträge + Genehmigungen
    • Überstundengenehmigungen
  • Einbinden der Mitarbeiter
    • Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
    • Stundennachweis per E-Mail versenden
    • Alex®-Cockpit App
      • nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
      • als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
      • als Stempeluhr verwenden
    • Arbeiten mit der Alex®-Wunschdienstplanung

Zeiterfassung mit Stempelungen

  • Welche Bereiche sollen stempeln?
  • Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
    • Alex®-Stempeluhr
    • PC + Lesegerät
    • Smartphone
    • Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips
  • Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
    • Arzt
    • RB Einsatz
  • Behandlung der gestempelten Zeiten
    • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
    • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
    • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
    • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
  • Gibt es Kannarbeitszeiten?
  • Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
  • Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
  • Pausen
    • Werden Pausen gestempelt?
    • Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
  • Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
    • Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
    • Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
  • Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?

Genehmigungsverfahren

Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:

  • Wer sind die Antragssteller?
    • Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
  • Wer genehmigt die Anträge?
    • Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
    • Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
    • Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
  • Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
  • Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
  • Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
    • Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
    • Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge

Schnittstellen zu Fremdsystemen

  • Welche Schnittstellen werden benötigt?
    • Variable Bezüge (Lohnarten)
    • Abwesenheiten
  • Sonstige

Projektorganisation

  • Wer ist der Projektverantwortliche?
  • Gibt es Pilotabteilungen?
  • Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
  • Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
  • Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
  • Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
  • Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
  • Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt

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