Organisationscheckliste: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 5. Oktober 2020, 16:32 Uhr

Vor der Inbetriebnahme von Alex^® ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.

Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:

Unternehmensstruktur

Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
- Welche Bereiche gibt es?
Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in ALEX^® abgebildet werden?
Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in ALEX^® angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen

Interne Workflows

Wie gelangen Dienstpläne in ALEX^®?
Wie gelangen Istzeiten in ALEX^®?
- Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
- Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
- Wer trägt die Abwesenheiten in ALEX^® ein?
Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
- Urlaubsanträge + Genehmigungen
- Überstundengenehmigungen
- Wunschdienstplanung

Zeiterfassung mit Stempelungen

Welche Bereiche sollen stempeln?
Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
- ALEX-Stempeluhr
- PC + Lesegerät
- Smartphone
- Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips

Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
- Arzt
- RB Einsatz

Behandlung der gestempelten Zeiten
- Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
- Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
- Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
- Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende

Gibt es Kannarbeitszeiten?
Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?

Pausen
- Werden Pausen gestempelt?
- Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?

Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
- Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
- Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?

Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?

Genehmigungsverfahren

Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:

Wer sind die Antragssteller?
- Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
Wer genehmigt die Anträge?
- Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
- Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
- Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
- Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
- Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge

Schnittstellen zu Fremdsystemen

Welche Schnittstellen werden benötigt?
- Variable Lohnarten
- Abwesenheiten
Sonstige

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 [[Bild:DienstplanWorkflow.JPG|800px]]
-Wir bitten Sie, diese Checkliste sowie die [[Abrechnungscheckliste]] ausgefüllt zum [[Projektorganisation | Organisationsgespräch]] mitzubringen. Danke!
-== Technische Voraussetzungen ==
-(Details zu den [[Mindestanforderungen an Hardware und Software]] finden Sie [[Mindestanforderungen an Hardware und Software|hier]].)
 == Unternehmensstruktur ==
+* Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
-* Wer ist der Alex<sup>®</sup>-Projektverantworliche?
+** Welche Bereiche gibt es?
+* Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in ALEX<sup>®</sup> abgebildet werden?<br>
+* Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in ALEX<sup>®</sup> angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen
-* Wer wird mit Alex<sup>®</sup> arbeiten? Welche Aufgaben sind in Alex<sup>®</sup> zu erledigen?
- <u>Alex-Anwender      Aufgabe                 </u>
- * <span style="color:#8B8B83;">Hr. Huber        SUPERVISOR für die gesamte Einrichtung </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Fr. Berger       DIENSTPLANUNG Station/Abteilung x </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Fr. Bauer        LOHNVERRECHNUNG </span>
- *
- *
- *
-* Welche Bereiche und Planungseinheiten werden in Alex<sup>®</sup> abgebildet?
- <u>Kurzzeichen        Bezeichnung              </u>
- * <span style="color:#8B8B83;">1.OG             Bereich Pflege: Pflege 1. Obergeschoss</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">1.OG             Bereich Pflege: Pflege 2. Obergeschoss</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">CHIR             Bereich Pflege: Chirurgie </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">CHIR             Bereich Pflege: Radiologie </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">DOC_CHIR         Bereich Ärzte: Anästhesie </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">VERW             Bereich Verwaltung: Personalbüro </span>
- *
- *
- *
-* Mit welchen Planungseinheiten wird gestartet - welche sind die Piloteinrichtungen?
- <u>Kurzzeichen        Bezeichnung</u>
- * <span style="color:#8B8B83;">1.OG             Bereich Pflege: Pflege 1. Obergeschoss</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">CHIR             Bereich Pflege: Chirurgie </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">DOC_CHIR         Bereich Ärzte: Anästhesie </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">VERW             Bereich Verwaltung: Personalbüro </span>
- *
- *
- *
-* Welche Berufsgruppen werden benötigt?
- <u>Kurzzeichen        Bezeichnung</u>
- * <span style="color:#8B8B83;">FA               Facharzt</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">DGKP             Diplomiertes Gesundheits- und Krankenpflegepersonal</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">MTA              Medizinisch - Technische AssistentIn</span>
- *
- *
- *
 == Interne Workflows ==
+* Wie gelangen Dienstpläne in ALEX<sup>®</sup>?
+* Wie gelangen Istzeiten in ALEX<sup>®</sup>?
+** Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
+** Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
+** Wer trägt die Abwesenheiten in ALEX<sup>®</sup> ein?
+* Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
+** Urlaubsanträge + Genehmigungen
+** Überstundengenehmigungen
+** Wunschdienstplanung
-Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
+== Zeiterfassung mit Stempelungen ==
+* Welche Bereiche sollen stempeln?
-* Überstundengenehmigungen
+* Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
-* Urlaubsanträge - z. B.: [[Wunschdienstplan]]
+** ALEX-Stempeluhr
-* Arztwege (Anträge/Bestätigungen)
+** PC + Lesegerät
+** Smartphone
-Wenn ein Genehmigungsverfahren in ALEX gewünscht ist, müssen folgende Checkliste ausgefüllt werden: [[Organisationscheckliste_Genehmigungsverfahren]]
+** Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips
-== [[Schnittstellen]] ==
-* Welche Schnittstellen zu Fremdsystemen werden benötigt?
-(Welche [[Schnittstellen]] möglich sind erfahren Sie [[Schnittstellen|hier]].)
-Wir bitten Sie Musterschnittstellen für das Organisationsgespräch vorzubereiten. Danke!
- <u>Schnittstelle             Fremdsystem</u>
- * Lohnverrechnung            <span style="color:#8B8B83;">z.B.: SAP</span>
- * Abwesenheiten
- * Stationseinsätze (Pooleinsätze Schüler)
- * Zeiterfassung
- * Spezielle Planungstools (z. B.: Therapieplaner, OP-Planer)
-== [[Zeiterfassung]] ==
-Sie möchten die Zeitstempelungen ("Kommt/Geht-Zeiten") elektronisch über eine [[Stempeluhr]] erfassen? Hier finden Sie einen Leitfaden, worauf Sie bei der Inbetriebnahme achten sollen:
-Für wieviele Mitarbeiter soll die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?  __________________
-Betrifft dies das gesamte Personal oder nur Teile (z. B. bestimmte Berufsgruppen oder Abteilungen)?
- * <span style="color:#8B8B83;">Pflegepersonal </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Ärztepersonal </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Radologie </span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Verwaltung </span>
- *
-Welche ABWESENHEITEN und BESONDEREN ANWESENHEITEN sollen elektronisch erfasst werden?
- * <span style="color:#8B8B83;">Arztweg</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Behördenweg</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Besprechung </span>
- *
-Sind die Begriffe „Kernarbeitszeit“ / „Kannarbeitszeit“ im Sprachgebrauch verankert und wenn ja, gibt es einheitliche Zeitgrenzen für Kern-/Kannarbeitszeit.
-* Kernarbeitszeit: hier MUSS der Mitarbeiter anwesend sein
-* Kannarbeitszeit: der Gleitzeitrahmen, der dem Mitarbeiter außerhalb der Kernarbeitszeit zum Ein/Ausstempeln zur Verfügung gestellt wird
-Gibt es interne Vereinbarungen (Betriebsvereinbarungen) oder sonstige Richtlinien für die Bewertung der gestempelten Zeiten?
- * <span style="color:#8B8B83;">minutengenaue Abrechnung</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">früheste Einstempelungen / späteste Ausstempelungen</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Überstundenargumentation via Texteingabe</span>
- *
-Bitte beachten Sie:
-* Je nach Aufstellungsort der Stempeluhr entstehen Wegzeiten oder Umkleidezeiten, die als Arbeitszeit anfallen können.
-Wie ist mit Pausenzeiten zu verfahren?
- * <span style="color:#8B8B83;">Pausenzeiten sind abhängig von Diensten</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Pausenzeiten sind abhängig von einer geleisteten Mindeststundenanzahl (lt. AZG: 6.0 Std.)</span>
- *
-Durch die Einführung des Echtzeitsystems sind tägliche Arbeiten zu erledigen sind (haben alle gestempelt, welche Ausnahmen gibt es, wer hat vergessen und warum, Nachtrag von Auswärtseinsätzen wie Dienstreisen, ...)? Wie wird die Verantwortung verteilt?
+*Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
+** Arzt
+** RB Einsatz
- * <span style="color:#8B8B83;">Verantwortung beim Dienstplanverantwortlichen</span>
+* Behandlung der gestempelten Zeiten
- * <span style="color:#8B8B83;">Verantwortung in den Personalstellen</span>
+** Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
- * <span style="color:#8B8B83;">Verantwortung beim Mitarbeiter selbst</span>
+** Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
- *
+** Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
+** Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
-Welche Informationen sollen die Mitarbeiter an der [[Stempeluhr]] erhalten?
+* Gibt es Kannarbeitszeiten?
+* Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
+* Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
- * <span style="color:#8B8B83;">Vormonatsguthaben</span>
+* Pausen
- * <span style="color:#8B8B83;">Stundenkonto des aktuellen Monats</span>
+** Werden Pausen gestempelt?
- * <span style="color:#8B8B83;">Plus-Minus-Konto des aktuellen Monats</span>
+** Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
- * <span style="color:#8B8B83;">Gesamtguthaben (Vormonat plus aktueller Monat</span>
- * <span style="color:#8B8B83;">Resturlaub</span>
- *
+* Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
+** Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
+** Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
-Wie ist mit Zeiten zu verfahren, die ausserhalb der Kannarbeitszeit („Überzeit zu früh / zu spät“) geleistet werden?
+* Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?
- * <span style="color:#8B8B83;">Stunden bei Bedarf auszahlen</span>
+==Genehmigungsverfahren==
- * <span style="color:#8B8B83;">Stunden bei Bedarf gutschreiben</span>
+Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:
- *
+* Wer sind die Antragssteller?
+** Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
+* Wer genehmigt die Anträge?
+** Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
+** Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
+** Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
+* Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
+* Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
+* Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
+** Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
+** Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge
+== [[Schnittstellen]] zu Fremdsystemen==
+* Welche Schnittstellen werden benötigt?
+** Variable Lohnarten
+** Abwesenheiten
+* Sonstige
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