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Vor der Inbetriebnahme von Alex® ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären.

Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:

Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten
DienstplanWorkflow.JPG

Unternehmensstruktur

  • Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
    • Welche Bereiche gibt es?
  • Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in Alex® abgebildet werden?
  • Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in Alex® angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen

Interne Workflows

  • Wie gelangen Dienstpläne in Alex®?
  • Wie gelangen Istzeiten in Alex®?
    • Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
    • Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
    • Wer trägt die Abwesenheiten in Alex® ein?
  • Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
    • Urlaubsanträge + Genehmigungen
    • Überstundengenehmigungen
  • Einbinden der Mitarbeiter
    • Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
    • Stundennachweis per E-Mail versenden
    • Alex®-Cockpit App
      • nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
      • als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
      • als Stempeluhr verwenden
    • Arbeiten mit der Alex®-Wunschdienstplanung

Zeiterfassung mit Stempelungen

  • Welche Bereiche sollen stempeln?
  • Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
    • Alex®-Stempeluhr
    • PC + Lesegerät
    • Smartphone
    • Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips
  • Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
    • Arzt
    • RB Einsatz
  • Behandlung der gestempelten Zeiten
    • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
    • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
    • Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
    • Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
  • Gibt es Kannarbeitszeiten?
  • Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
  • Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
  • Pausen
    • Werden Pausen gestempelt?
    • Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
  • Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
    • Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
    • Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
  • Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?

Genehmigungsverfahren

Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:

  • Wer sind die Antragssteller?
    • Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
  • Wer genehmigt die Anträge?
    • Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
    • Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
    • Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
  • Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
  • Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
  • Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
    • Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
    • Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge

Schnittstellen zu Fremdsystemen

  • Welche Schnittstellen werden benötigt?
    • Variable Lohnarten
    • Abwesenheiten
  • Sonstige

Projektorganisation

  • Wer ist der Projektverantwortliche?
  • Gibt es Pilotabteilungen?
  • Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
  • Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
  • Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
  • Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
  • Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
  • Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt

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Vor der Inbetriebnahme von {{Alex}} ist einiges in Bezug auf die Unternehmensorganisation abzuklären. 
        
        
        
        Die Daten für die Dienstplanung wandern durch sämtliche Hierarchien eines Unternehmens, hier eine schematische Darstellung:
        
        
        
        {{AlexBildDunkel|'''Monatlicher Zyklus anfallender Arbeiten'''|[[Bild:DienstplanWorkflow.JPG|800px]]|}}
        
        
        
        ==Unternehmensstruktur==
        
        
        
        *Wie ist das Unternehmen aufgebaut?
        
        **Welche Bereiche gibt es?
        
        *Wie viele Mitarbeiter sollen in welchen Bereichen in {{Alex}} abgebildet werden?<br>
        
        *Welche Planungseinheiten/Berufsgruppen in {{Alex}} angelegt werden sollen, wird bei der Personalstammdatenübernahme besprochen
        
        
        
        ==Interne Workflows==
        
        
        
        *Wie gelangen Dienstpläne in {{Alex}}?
        
        *Wie gelangen Istzeiten in {{Alex}}?
        
        **Dürfen die Mitarbeiter diese selbst eintragen? (Selbstbediener)
        
        **Tragen die Dienstplaner die Zeiten ein?
        
        **Wer trägt die Abwesenheiten in {{Alex}} ein?
        
        *Gibt es spezielle Abläufe, die abzubilden sind?
        
        **Urlaubsanträge + Genehmigungen
        
        **Überstundengenehmigungen
        
        *Einbinden der Mitarbeiter
        
        **Lesender/Schreibender Zugriff auf das System
        
        **Stundennachweis per E-Mail versenden
        
        **[[Personal Cockpit|{{Alex}}-Cockpit App]]
        
        ***nur als Informationsmedium (lesender Zugriff)
        
        ***als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
        
        ***als Stempeluhr verwenden
        
        **[[Wunschdienstplan|Arbeiten mit der {{Alex}}-[[Wunschdienstplan|Wunschdienstplanung]]
        
        
        
        ==Zeiterfassung mit Stempelungen==
        
        
        
        *Welche Bereiche sollen stempeln?
        
        *Mit welcher Hardware soll gestempelt werden?
        
        **{{Alex}}-Stempeluhr
        
        **PC + Lesegerät
        
        **Smartphone
        
        **Gibt es bereits eigene Mitarbeiterkarten/Chips
        
        
        
        *Welche Abwesenheiten sollen an der Stempeluhr elektronisch erfasst werden?
        
        **Arzt
        
        **RB Einsatz
        
        
        
        *Behandlung der gestempelten Zeiten
        
        **Behandlung von Stempelungen VOR Dienstbeginn
        
        **Behandlung von Stempelungen NACH Dienstbeginn
        
        **Behandlung von Stempelungen VOR Dienstende
        
        **Behandlung von Stempelungen NACH Dienstende
        
        
        
        *Gibt es Kannarbeitszeiten?
        
        *Gibt es Gleitzeitvereinbarungen?
        
        *Wie wird mit Umkleidezeiten verfahren?
        
        
        
        *Pausen
        
        **Werden Pausen gestempelt?
        
        **Automatischer Pausenabzug nach Mindestanzahl an Arbeitsstunden?
        
        
        
        *Wie wird die Stempelnachbearbeitung organisiert?
        
        **Wer ist für die Kontrolle der Stempelungen und Korrektur verantwortlich?
        
        **Wer trägt die Abwesenheiten im Dienstplan ein (zb. Krankenstände, etc.)?
        
        
        
        *Sollen Mitarbeiter Informationen an der Stempeluhr erhalten?
        
        
        
        ==Genehmigungsverfahren==
        
        Ist ein Genehmigungsverfahren gewünscht, sind folgende Fragen zu klären:
        
        
        
        *Wer sind die Antragssteller?
        
        **Benötigen diese Einsicht in die Dienstpläne der Kollegen?
        
        *Wer genehmigt die Anträge?
        
        **Ist die Struktur des "Dienstplans" auch die des Genehmigungsverfahrens?
        
        **Ist der Vorgesetzte selbst auch am gleichen Dienstplan?
        
        **Dürfen sich die Vorgesetzten selbst genehmigen?
        
        *Darf derjenige der die Anträge genehmigt diese auch stornieren?
        
        *Dürfen die Mitarbeiter selbst einen Stornoantrag machen?`
        
        *Soll eine Benachrichtigung via E-Mail erfolgen?
        
        **Benachrichtigung für Mitarbeiter über Genehmigung/Stornierung
        
        **Benachrichtigung für Vorgesetzten über die Anträge
        
        
        
        ==[[Schnittstellen]] zu Fremdsystemen==
        
        
        
        *Welche Schnittstellen werden benötigt?
        
        **Variable Lohnarten
        
        **Abwesenheiten
        
        *Sonstige
        
        
        
        ==Projektorganisation== 
        
        
        
        *Wer ist der Projektverantwortliche?
        
        *Gibt es Pilotabteilungen?
        
        *Mit welchem Stichtag sollen die ersten Pläne in ALEX abgebildet werden?
        
        *Wie viele Supervisoren / Dienstplaner müssen eingeschult werden
        
        *Terminliche Abstimmung über Schulungstermine
        
        *Abrechnungs-/Organisationscheckliste wird zur Prüfung und Abnahme zugesendet
        
        *Importlisten werden zugesendet und müssen vorbereitet werden
        
        *Kontaktdaten IT-Ansprechpartner wird benötigt
        
        
        
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***als interaktives Medium verwenden (schreibender Zugriff)
 
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***als Stempeluhr verwenden
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**Arbeiten mit der {{Alex}}-[[Wunschdienstplan|Wunschdienstplanung]]
  
 
==Zeiterfassung mit Stempelungen==
 
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