Wird Alex^® im Verbund mit anderen HR-Informationssystemen betrieben, erfolgt der Datenaustausch über Schnittstellen. Jedes dieser Systeme benötigt Personalstammdaten und produziert im Rahmen der eigenen Arbeitsprozesse Daten, die von anderen Systemen (zum Teil) zur Weiterverarbeitung benötigt werden.

HR-Informationssysteme

Im HR-Management können unterschiedliche IT-Systeme zur Anwendung kommen:

Alex^®-Dienstplanung
Elektronische Zeiterfassung (als externes System; kann auch von Alex^® als integriertes Modul verwendet werden)
Lohn- und Gehaltsabrechnung
Personalinformation
Business-Intelligence Systeme
Schulverwaltung (z. B.: für Pflegeschüler)
Aus- und Weiterbildungsmanagement
Dokumentationsmanagement
Mobile Einsatzplanung mit Klientenabrechnung
Pflegedokumentation
usw.

Datenaustausch mit Alex^®

Jedes System kann aufgrund seiner Spezialisierung ein anderes System mit Daten versorgen:

Alex^® liefert monatlich variable Bezüge (Zulagen, Zuschläge) für die Lohnverrechnung
Alex^® liefert monatliche Abwesenheiten für die Lohnverrechnung und/oder das Personalinformationssystem
Alex^® liefert geplante Arbeitszeiten und Abwesenheiten für die mobile Einsatzplanung
Alex^® liefert Arbeitszeiten und erhält Aus- und Weiterbildungsdaten im Rahmen dieser Arbeitszeit
Ein externes Lohnverrechnungs- oder Personalinfo-System liefert Personalstammdaten
Ein externes Zeiterfassungssystem liefert Zeitstempelungen an Alex^®
Eine Pflegeschulverwaltung liefert Einsatzzeiträume und Ferienzeiten von Pflegeschülern
Ein Personalinformationssystem liefert die jährlichen Urlaubsansprüche an Alex^®

Personalstammdaten

Jedes HR-System benötigt Personalstammdaten, wobei die Schnittmenge nur einen kleinen Teil ausmacht. Der wesentlich größere Teil ist die Differenzmenge, also jene speziellen Personalstammdaten, die nur im eigenen System Bedeutung haben. Bei den Personalstammdaten sprechen wir von 'Eigenschaften des Mitarbeiters'.

Schnittmenge

Die Schnittmenge ist der kleinere Teil der Personalstammdaten, wie

Personalnummer
Vorname
Zuname
Geburtsdatum
Eintrittsdatum

wobei die Personalnummer als eindeutige Identifikation systemübergreifend zur Anwendung kommt.

Differenzmenge

Jedes System benötigt seine eigenen Personalstammdaten, die im Fremdsystem völlig unbedeutend sind (Sozialversicherungs- oder Lohnsteuerschlüssel sind ausschließlich für das Lohnverrechnungssystem selbst relevant). Alex^® weist folgende Differenzmenge an Personalstammdaten auf, um die Planungs- und Abrechnungsprozesse abbilden zu können:

Beschäftigungsausmaß in Prozent
Beschäftigungsausmaß pro Tag (siehe Sollstundenberechnung)
Berufsgruppe
Stammplanungseinheit (Abteilung)
Bewertungskriterien (siehe Abrechnung Österreich / Abrechnung Deutschland)
Lohnartenumschlüsselung
Rahmenplanmitarbeiter
Passwort für Selbstbedienungsbenutzer
Urlaubsanspruch (mit Zusatzanspruch für Invalidität, Stichtage für Staffelung bei höheren Ansprüchen)

Datensynchronisation

Bei der zentralen Verwaltung der Stammdaten zur automatischen Synchronisation sind die im folgenden beschriebenen Aspekte zu berücksichtigen:

Fremdschlüssel

Einige Eigenschaften der Differenzmenge sind Alex^®-Fremdschlüssel:

Berufsgruppe
Stammplanungseinheit
Beschäftigungsausmaß, falls mit Sollverträgen gearbeitet wird
Lohnartenumschlüsselung

Diese Keys müssen ebenfalls synchronisiert werden, um die eigentlichen Personalstammdaten zentral verwalten zu können.

Stichtagsbezogene Bereitstellung

Alex^® verwaltet die Mitarbeitereigenschaften fast ausschließlich (Ausnahme: Vorname, Geburtstag) stichtagsbezogen, da der Stichtag (Monatserster, ggf. auch untermonatig) maßgebend die Prozesse beeinflusst.

Beispiel: 

Stammplanungseinheit ab 15.11. nicht mehr "Abteilung A" sondern "Abteilung B" --> der Mitarbeiter steht der Dienstplanverantwortlichen der Abteilung "B" zur Verfügung

Beschäftigungsausmaß ab 01.12. nicht mehr "100%" sondern "75%" --> ab 01.12. werden sämtliche Berechnungen SOFORT mit Eigenschaftsänderung korrigiert.

Auslösung von Aufrollungen

Mit Ausnahme von Personalnummer und Name haben alle Eigenschaften eine unmittelbare Auswirkung auf die Berechnung:

Geburtstag: AZG-Prüfungen
Geschlecht: Schwerarbeitsverordnung
Eintritt: Sollstunden, Anspruch
usw.

Durch Erfassen dieser Eigenschaften in Fremdsystemen können Erfassungsfehler nicht sofort erkannt werden; bei Erfassung dieser Daten im Dienstplanformular ergibt sich eine sofortige Plausibilitätsprüfung der erfassten Situation durch den Planer.

Eine Korrektur von Eigenschaften im Fremdsystem führt beim automatischen Import zu Problemen, da möglicherweise die Statustreppe verletzt wird und Dokumente mit falschen Ergebnissen in Umlauf sind.

Technologische Umsetzung

Alex^® liefert eine Reihe von Import- und Export-Schnittstellen, wobei derzeit zwei unterschiedliche Technologien zur Anwendung kommen:

im ASCII-Format
als Webservice

Der Großteil des Datenaustausches erfolgt derzeit in Form von sequentiellen Files:

Eine automatische Übermittlung der variablen Bezüge per Mail ist bereits verfügbar.

Betriebswirtschaftliche Betrachtung

Der Einsatz einer Schnittstelle ist nur dann zielführend, wenn keine manuellen Nachbearbeitungen erfolgen müssen. So erzielen beispielsweise folgende Schnittstellen eine sehr hohe Wertschöpfung:

Export von variablen Bezügen (Zuschläge, Zulagen, ...)
Export von Abwesenheiten (Urlaube, Krankenstände, ...)
Import von Zeitstempelungen externer Zeiterfassungsterminals
Import von Schüler-Einsatzplänen (Krankenpflegeschüler)

Einen kritischen Blick MUSS man auf die Inbetriebnahme einer Personalstammdatenschnittstelle werfen:

Jede Eigenschaft, die  NICHT  oder  FALSCH  elektronisch zur Verfügung gestellt wird, erfordert eine manuelle Nachbearbeitung. 
Es ist somit zu prüfen, ob die Daten so zur Verfügung gestellt werden können, dass kein manueller Eingriff erforderlich ist.

Folgende Überlegungen müssen bei der Entscheidungsfindung über die Inbetriebnahme berücksichtigt werden:

Zu welchem Zeitpunkt wird der Mitarbeiter im Gesamtsystem benötigt (Alex^®: zum Planungszeitpunkt, Lohnverrechnung: zum 'Eintrittstag')
Wie lange dauert die Anlage von Neuzugängen? (Alex^®: ca. 1 Minute pro MA --> bei 10 Neuzugängen im Monat: 10 Minuten Arbeitszeit).
Wie lange dauert die Änderung von Mitarbeiterstammdaten? (welche sind das, wie oft)
Rechtfertigt das Ergebnis den (organisatorischen / technologischen / kommerziellen) Aufwand?

Schnittstellen