Selbstbedienungsbenutzer

Selbstbedienungsbenutzer haben die Möglichkeit, ihre eigene "Zeile" im Dienstplan zu lesen oder zu bearbeiten und sich aus den vordefinierten Summenansichten ihre gewünschten Summen anzusehen. Für den Selbstbedienungsbenutzer ist nur der eigene Dienstplan in Form des Jahresplanes ersichtlich.

Es gibt verschiedene Arten des SB-Benutzers:

• nur lesenden Zugriff auf die eigene Zeile
• Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit (Zeiten ändern im Kommt-Geht-Fenster)
• Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit mit zwingender Texteingabe
• Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit in Zukunft nur mit Planungscode
• Bearbeitung der kompletten Plan-Zeile und/oder
• Bearbeitung der kompletten Ist-Zeile
• Erlaubnis zum Stempeln im Personal Cockpit

Es ist natürlich auch eine Bearbeitung mit eingeschränkter Istzeit-Erfassung möglich. Informationen dazu finden Sie unter Steuerung "Istzeiterfassung"

Wird beim Mitarbeiter ein Austritt eingegeben, wird der Selbstbedienungsbenutzer automatisch ab dem Austrittsdatum gesperrt und gelöscht.

Automatische Anlage aller SB-Benutzer

Selbstbedienungsbenutzer können automatisch vom System angelegt werden.

Dazu muss in den Systemeinstellungen unter "Selbstbediener automatisch erstellen mit Berechtigung" die Rolle ausgewählt werden:

Es stehen folgende Standard-Rollen zur Verfügung:

• SELBSTBEDIENUNG
• SELBSTBEDIENUNG LESEND

Es kann aber auch eine Kundenspezifische Rolle angelegt und hier verwendet werden.

Beim erstmaligen Auswählen dieser Option wird nach "Ausführen" bzw. "Speichern" für das gesamte Personal, welches noch keinen Selbstbedienungsbenutzer hinterlegt hat, ein Selbstbedienungsbenutzer angelegt.

Bei zukünftiger Neuanlage eines Personals wird ebenfalls ab "Ausführen" bzw. "Speichern" sofort ein Selbstbedienungsbenutzer angelegt, sofern die Felder "Personalnummer" und "Zuname" bereits befüllt sind.

• Benutzername = Personalnummer
• Passwort = Zuname des Mitarbeiters (allerdings alles in Kleinbuchstaben!)

Wurde bereits in der Vergangenheit eine Berechtigung für Selbstbediener ausgewählt und die Berechtigung wird geändert, so hat dies keine Auswirkung auf bestehende Selbstbedienungsbenutzer. Nur bei zukünftigem neuem Personal wird dann je nach gewählter Berechtigung ein Selbstbedienungsbenutzer mit der entsprechenden Rolle angelegt.

Alle automatisch erstellten Selbstbedienungsbenutzer sind der Benutzergruppe "Automatisch erstellte Selbstbedienungsbenutzer" zugeteilt.

Anlage eines SB-Benutzer (manuelle Variante)

SB mit lesendem Zugriff erstellen

In der Werkzeugleiste kann die "Selbstbedienung lesend" angelegt werden. Mit Klick auf das Symbol öffnet sich sofort die Maske zur Anlage des SB-Benutzers.

Als Benutzername wird die Personalnummer verwendet und als Passwort der Zuname des Mitarbeiters. Benutzername und Passwort können natürlich verändert werden.

Die Berechtigung ist sofort richtig hinterlegt.

Benutzermaske SB-Lesend

SB mit Rechten zur Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit

In der Werkzeugleiste kann die "Selbstbedienung" angelegt werden. Mit Klick auf das Symbol "Selbstbedienung anlegen" öffnet sich sofort die Maske zur Anlage des SB-Benutzers.

Als Benutzername wird auch hier die Personalnummer verwendet und als Passwort der Zuname des Mitarbeiters. Benutzername und Passwort können natürlich verändert werden. Die Berechtigungen sind sofort richtig hinterlegt.

Bildschirmeinstellungen zuweisen

Die Selbstbedienungsbenutzer haben nur Zugriff auf den eigenen Jahresplan. Da die Bildschirmeinstellungen jedoch nur im Monatsplan bearbeitet werden können, kann der Supervisor die Darstellung bearbeiten.

Dazu muss die ALEX-Benutzer-Suche geöffnet werden -> Auswahl der Selbstbedienungsbenutzer, bei denen die Einstellungen geändert werden sollen (Multiselect ist möglich!).

Rechtsklick auf den Selbstbedienungsbenutzer:

Neue Darstellung zuweisen

Anschließend öffnen sich die Bildschirmeinstellungen. Alle hier eingestellten Optionen werden für den/die ausgewählten Selbstbedienungsbenutzer übernommen:

Bildschirmeinstellungen

Systemeinstellungen Selbstbedienungsbenutzer

Unter Systemeinstellungen gibt es einen eigenen Reiter "Selbstbedienungsbenutzer", in dem folgende Parameter sichtbar sind:

Parameter am System

Darf 'Schweren Fehler' produzieren

• Wenn durch eine Eingabe des Selbstbedienungsbenutzers ein schwerer Fehler entstehen würde und dieser Parameter ist auf Nein, so kann diese Änderung vom Benutzer nicht durchgeführt werden.
• D.h., dass z.B. Eingaben, welche einen AZG-Fehler oder Tages/Wochenüberstunden auslösen würden, durch den SB-Benutzer nicht getätigt werden können, solang hier auf NEIN gestellt ist.

Prefix für Benutzername

• Ist der Parameter "Prefix für Benutzername" befüllt, dann wird bei der automatischen Benutzeranlage dieses Kürzel immer der Personalnummer vorangestellt.
• In diesem Beispielfall wir der Personalnummer immer das fixe Kürzel "BFX" vorangestellt werden (siehe Selbstbedienungsbenutzer:_Prefix_für_Benutzername)

Erlaubte 'Schwere Fehler'

• Ist der Parameter "Darf 'Schweren Fehler' produzieren" auf "Nein", dann können Ausnahmen für bestimmte Fehlergruppen wie z.B. "Zeitstempelverarbeitung", erstellt werden.
• In diesem Beispielfall kann der SB-Benutzer keine schweren Fehler produzieren, außer es handelt sich um Zeitstempelfehler (siehe Standeskontrolle)

• Stempeluhr bei Selbstbedienungsbenutzer zeigen
  • nähere Infos siehe hier

Text bei KG-Änderung erzwingen

• Wenn eine Änderung der Totalstunden erfolgt, kann ein Text (Begründung) erzwungen werden
• der Mitarbeiter kann also die Änderung nur übernehmen, wenn er auch einen Text eingibt

Zukünftige KG-Änderungen nur mit Planungscode

• Siehe Selbstbediener: zukünftige Änderungen im K/G nur mit Planungscode

Freigabe der Zeiterfassung aktivieren

• Siehe Zeiterfassung freigeben

Umbuchungen für 'Selbstbedienungsbenutzer' sperren

• Siehe Umbuchungen für poolzugeteilte 'Einzeilzeiterfassung' sperren

Planstatus Planung verstecken

• Siehe Planstatus ab IST anzeigen bei Selbstbedienungsbenutzer

Weitere Einstellungsmöglichkeiten für Selbstbedienungsbenutzer

Sofort speichern

Es ist möglich, dass die Eingaben der SB-Benutzer sofort gespeichert werden. Dieser Parameter kann in den Systemeinstellungen unter der Gruppe "Allgemein" gesetzt werden.

Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren

Ist der Parameter auf JA, so ist es nicht mehr möglich, in die jeweiligen Stammdaten (z.B. Personal, Planungseinheit, Aufgaben, Dienste,...) zu gelangen. (Sobald das Recht zum ändern auf das jeweilige Objekt vergeben ist, können die Stammdaten geöffnet werden)

Parameter "Bearbeitungsmaske bei lesender Zugriffserlaubnis sperren" ist auf JA:

• Im Monatsplan im Kontextmenü gibt es kein Bearbeiten und kein Neues Personal

• Gilt für alle Bearbeitungsmasken - nicht nur für das Personal. Auch Konto-Reports können dann nicht mehr mit Doppelklick geöffnet werden.

• Benutzer kann mittels Doppelklick nicht in die Personalstammdaten

• Über die Personalsuche können die Mitarbeiter gesucht werden. Mit Doppelklick auf den Mitarbeiter erscheint folgende Meldung:

Fehlermeldung

• In der Personalsuche können keine anderen Ansichten ausgewählt werden - der Benutzer sieht nur die Standardansicht.

Zusatzfunktionen für den Selbstbedienungsbenutzer "lesend"

Antwortmöglichkeit auf erfasste Texte

Selbstbedienungsbenutzer (lesend) können für sie erfasste Texte über die im Jahresplan sichtbare Schaltfläche "Erfasste Texte" lesen und auch darauf antworten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch-ALT

Texterfassung

Um der bestehenden Standardrolle "SELBSTBEDIENUNG LESEND" das Recht zu geben, Texte zu erfassen, muss das Modul Selfservice_AllowText.BfxMODULES eingespielt werden.

Wunschurlaub erfassen

Mit einem speziellen Plugin können Selbstbedienungsbenutzer, welche nur Leserechte haben, einen Wunschurlaub erfassen. Informationen dazu finden Sie unter Wunschurlaub eintragen.

Erweiterte Bearbeitung des Selbstbedieners

Wenn ein Mitarbeiter zusätzlich zu der Standardrolle "SB bearbeiten" ("Kommt-Geht-Zeit im Ist verändern") noch die komplette Planungszeile oder Istzeile bearbeiten darf, werden bestimmte Module benötigt. Die Vorgehensweise zur Anlage des SB-Benutzers ist jedoch ident. (siehe weiter oben: "Anlage eines SB-Benutzer")

Standardrecht für Selbstbedienungsbenutzer

Wird kein Zusatzmodul eingespielt, so haben alle Selbstbedienungsbenutzer mit Bearbeitungsrechten das Recht zur Bearbeitung der Kommt-Geht-Zeit.

Der Benutzer kann nur Eingaben im Kommt-Geht-Fenster machen:

• Zeiten ändern
• Zeilen löschen im Kommt-Geht-Fenster
• Planungscodes auswählen im Kommt-Geht-Fenster
• Texte erfassen

Der Benutzer kann keine Dienste löschen und keine Planungscodes aus der Legende heraus eintragen.

Es ist jedoch möglich durch Einspielen eines Zusatzmoduls die Rechte für alle Selbstbedienungsbenutzer mit Schreibrechten wie folgend beschrieben zu erweitern:

Bearbeitung der kompletten Plan-Zeile

Wenn die Selbstbedienungsbenutzer die komplette Plan-Zeile verändern dürfen, wird hier folgendes Modul benötigt: "Selfservice_AllowChangePlaned". Mit diesem Modul kann der SB-Benutzer im Status PLANUNG nicht nur die Kommt-Geht-Zeit bearbeiten, sondern auch Dienste und Planungscodes eintragen. Im Status IST kann der SB-Benutzer dann nur die "Kommt-Geht"-Zeit ändern (es sei denn, das Modul "Selfservice_AllowChangeActual" ist ebenfalls aktiviert).

Bearbeitung der kompletten Ist-Zeile

Wenn die Selbstbedienungsbenutzer die komplette Ist-Zeile verändern dürfen, wird hier folgendes Modul benötigt: "Selfservice_AllowChangeActual". Mit diesem Modul kann der SB-Benutzer im Status IST nicht nur die Kommt-Geht-Zeit bearbeiten (Standard), sondern auch Dienste und Planungscodes eintragen.

Eingeschränkte Berechtigung zur Bearbeitung der Plan- und Ist-Zeile

Wenn die Selbstbedienungsbenutzer die Abwesenheiten in Planung und Ist eintragen dürfen, wird dazu folgendes Modul benötigt: "SelfService_AllowChangePlanSymbol". Mit diesem Modul kann der Selbstbedienungsbenutzer stunden- und tagesweise Abwesenheiten eintragen, sowie die Kommt/Geht Zeile bearbeiten. Jedoch kann er keine Dienständerungen vornehmen.

Erlaubnis zum Stempeln im Personal Cockpit

Mit den beiden Standardrollen

• SELBSTBEDIENUNG
• SELBSTBEDIENUNG LESEND

erhalten die Benutzer nicht automatisch das Recht zu stempeln in der ALEX^® Personal Cockpit-App.

Wenn die Benutzer im Personal Cockpit auch stempeln dürfen, müssen neue Rollen angelegt werden, welche das Recht Personal Cockpit - Zeitstempel erfassen enthalten:

Rolle für Zeitstempel erfassen im Personal Cockpit App

Selbstbediener + Reports

Nähere Details finden Sie hier: Selbstbediener + Reports

Auszahlen aus Konten erlauben

Es kann definiert werden, dass Selbstbedienungsbenutzer auf definierte Konten die Zeitkontoumbuchung "Auszahlen" durchführen können.

Haben die Selbstbediener das Recht, die Umbuchung durchzuführen, so können Sie diese Umbuchung auch wieder selbstständig rückgängig machen.

Die erlaubten Summenspalten müssen in einer Summenansicht eingestellt werden - diese Summenansicht muss direkt beim Benutzer unter "Selbstbedienungsbenutzer" beim Parameter "Erlaubte Kontoauswahl 'Umbuchungen: Auszahlen' für Selbstbedienungsbenutzer" hinterlegt werden.

Konten für Auszahlungen

Links

• Videomitschnitt vom Webinar