Stempelnachbearbeitung

Bei der elektronischen Zeiterfassung können unterschiedlichste Stempelfehler auftreten, die manuell nachzubearbeiten sind, z.B.:

• Der Mitarbeiter verwechselt die Felder auf der Stempeluhr
• Der Mitarbeiter stempelt mehrmals (bspw. 2 Mal für den Dienstbeginn)
• Der Mitarbeiter vergisst auf eine Stempelung

Typen von Stempelungen

Mögliche Stempelungen und deren Bearbeitung werden hier beschrieben. Dabei muss zwischen drei Typen von Stempelungen unterschieden werden:

• KOMMT / GEHT: Stempelungen zu Dienstbeginn und Dienstende
• ABWESENHEITEN: Stempelung von Abwesenheiten wie Arztbesuche, Behördengänge etc. (beim Planungscode muss bei Planungscodeart "Abwesend" hinterlegt sein)
• ANWESENHEITEN: Stempelung von Anwesenheiten wie Besprechungen, interne Fortbildungen etc. (beim Planungscode muss bei Planungscodeart "Anwesend" hinterlegt sein)

Darstellung auf der Stempeluhr

Auf der Stempeluhr gibt es die unterschiedlichsten Felder, die zum Stempeln verwendet werden. Diese sind in der oben angeführten Abbildung farblich gekennzeichnet:

• Rot: KOMMT / GEHT
• Grün: ABWESENHEIT (Bsp.: Arztbesuch)
• Blau: ANWESENHEIT (Bsp.: Besprechung)

Hier gibt es nähere Informationen, wie ein Planungscode auf der Stempeluhr angezeigt werden kann: Stempeluhr

Wie kann man nachzubearbeitende Stempelungen erkennen?

Ob eine Stempelung nachzubearbeiten ist, kann auf zwei Varianten erkannt werden:

• Meldungsfenster: Ein schwerer Fehler erscheint in der Namenspalte und im Meldungsfenster gibt es eine Information zu einem fehlerhaftem Zeitstempel

• Standeskontrolle: Durch Einschalten der Standeskontrolle werden die Tage im Dienstplan mit einem Symbol gekennzeichnet.

Nachbearbeitung

Vorgehensweise

Fehlende Stempelungen werden am besten über "Stempel manuell erfassen" nacherfasst. Eine Bearbeitung über das Kommt-/Geht-Fenster ist auch möglich. Erstere Variante hat jedoch Vorteile:

• Fehlt eine Beginn-Stempelung (KOMMT, Beginn Planungscode) und soll diese unmittelbar nacherfasst werden (aktueller Tag) sollte dies über die "Stempel manuell erfassen" erfolgen, da bei es bei Eingabe im Kommt-/Geht-Fenster ansonsten zu Problemen mit der GEHT-Stempelung kommt (Darstellung). Dies würde beispielhaft wie folgt aussehen:

Beispiel: Die KOMMT-Stempelung wird unmittelbar nach Dienstbeginn manuell im Kommt-/Geht-Fenster nacherfasst. Der Mitarbeiter stempelt sein Dienstende.

• Wird ein Dienst im Monatsplan gelöscht, gehen alle manuellen Änderungen und Eingaben im Kommt-/Geht-Fenster verloren. Stempelungen (von der Stempeluhr, über "Stempel manuell erfassen") bleiben erhalten.

Stempel manuell erfassen

Die Funktion "Stempel manuell erfassen" kann wie folgt aufgerufen werden:

• Personalsuche - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
• Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste auf den Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen
• Im Monatsplan - Klick rechte Maustaste in eine beliebige Summenspalte beim jeweiligen Mitarbeiter - Kontextmenü: Stempel manuell erfassen

Die Maske zum Erfassen der Stempelungen sieht wie folgt aus:

1. Es kann ausgewählt werden, ob es sich um eine KOMMT- oder GEHT-Stempelung handelt.
2. Datum
3. Uhrzeit
4. Auswahl Plaungscode

Zeitstempel anzeigen

Befindet man sich im Monatsplan, kann man sich durch Klick mit der rechten Maustaste in eine beliebige Summenspalte des jeweiligen Mitarbeiters mit der Funktion "Zeitstempel anzeigen" sämtliche Stempelungen des Mitarbeiters anzeigen lassen. Das Fenster sieht wie folgt aus:

Bei Bedarf könnten einzelne Stempelungen in diesem Fenster storniert werden (falls eine Stornierung im Kommt-/Geht-Fenster nicht möglich ist). Dazu muss die jeweilge Zeile markiert werden (durch Klick). Durch Klick auf den Button "Storno" wird die Stempelung storniert. Wurde eine Stempelung storniert, bleibt sie weiterhin in der Liste stehen. Es steht jedoch als Text "Storniert" dabei. Eine Stornierung kann mittels gleicher Vorgehensweise auch wieder rückgängig gemacht werden.

Beispiele

Die Nachbearbeitung nachfolgender Beispiele wird ausschließlich über das Kommt-/Geht-Fenster beschrieben. Fehlende Stemeplungen sind jedoch bevorzugt - wie im Punkt Vorgehensweise beschrieben - nachzuerfassen.

Stempel Autokorrektur

Im Kommt-Geht-Fenster sowie in der Werkzeugleiste des Dienstplans gibt es zwei Buttons zur Korrektur von Stempelfehlern.

Stempelfehler automatisch korrigieren	Fehlende Stempel auf "geplant" ändern

Verwendet man diese Buttons aus der Werkzeugleiste heraus, werden die Stempelfehler für den gesamten Plan automatisch korrigiert (so wie unten einzeln beschrieben).

Stempelfehler automatisch korrigieren:

Stempelfehler im Kommt-Geht automatisch korrigieren

Es ist auch möglich, dies für den gesamten Dienstplan aufzurufen - Button in der Werkzeugleiste

Dieser Button kann bei folgenden Stempelfehlern verwendet werden:

• Mehrere Kommt-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
• Mehrere Geht-Stempelungen innerhalb von 2 Minuten hintereinander: nur die Erste wird behalten, die anderen werden storniert
• Zwei Mal Kommt länger als 2 Minuten getrennt wird zu einem Kommt/Geht-Paar umgewandelt
• Abwesenheitsstempelung (z.B. Arztbesuch) mit fehlender Ende/Beginn Buchung des Planungscodes

Anmerkung zu den folgenden Beispielen: die AutoPause entsteht nicht durch die automatische Korrektur der Zeitstempel, sondern weil in diesem System eine automatische Ruhepause hinterlegt ist.

Beispiel 1:

Mitarbeiter hat mehrmals Kommt gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 2:

Mitarbeiter hat mehrmals Geht gestempelt:	Nach Korrektur:

Beispiel 3:

Mitarbeiter hat statt Geht um 16 Uhr Kommt gestempelt	Nach Korrektur:

Beispiel 4:

Diese Variante funktioniert seit V2021.04

Mitarbeiter hat statt Kommt um 6:30 Uhr Geht gestempelt.	Nach Korrektur:

Beispiel 5:

Mitarbeiter hat statt Ende Arzt um 11:00 Uhr Kommt gestempelt.	Nach Korrektur:

Fehlende Stempel auf "geplant" ändern:

Wenn Mitarbeiter einzelne Kommt/Geht-Stempelungen vergessen, kann mittels dieses Buttons die fehlende Stempelung mit der geplanten Sollzeit des Dienstes ergänzt werden.

Beispiel:

Mitarbeiter hat nur Kommt gestempelt, die Ausstempelung fehlt jedoch. Mit einem Klick auf den Korrektur-Button wird das geplante Dienstende übernommen.

Fehlende Geht-Stempelung	Nach Korrektur

Links

Videomitschnitt vom Webinar