Wochenzeitmodell-Generator

Wochenzeitmodelle sind regelmäßige Diensträder, die sich jede Woche - oder alle x Wochen - wiederholen.

Es werden 2 Arten von Wochenzeitmodell-Typen unterschieden:

• Wochenzeitmodelle mit Diensten
• Wochenzeitmodelle mit Uhrzeiten (ohne Dienste)

Der Wochenzeitmodell-Generator dient der Hinterlegung von Wochenzeitmodellen ohne Dienste:

• Eingabe direkt mittels Uhrzeiten
• keine Dienstkürzel
• Dienste werden im Hintergrund generiert
• Dienste scheinen nicht in der Legende auf
• Das Beschäftigungsausmaß kann automatisch berechnet werden

Es gibt 2 Varianten, wie der Wochenzeitmodell-Generator verwendet werden kann:

• Eingabe von Uhrzeiten direkt im Dienstplan
• Eingabe der Uhrzeiten mittels Tabelle

Wochenzeitmodell-Generator: schnelle Anlage von Diensträdern ohne Dienstanlage

Sollte bei Ihnen nur ein unbewegtes Bild angezeigt werden, dann klicken Sie bitte drauf, um das Video zu sehen.

Dienstzeiten im Dienstplan erfassen

Dienstzeiten definieren

Im Dienstplan wird über das Kommt/Geht-Fenster beim Mitarbeiter am jeweiligen Tag die Dienstzeit des Mitarbeiters angegeben:

Beispiel: Herr Test arbeitet jeden Montag 8-12, Dienstag 12-19 und Donnerstag 8-12/13-18 sowie jeden 2. Samstag 8-14:

Erfassen der Uhrzeiten im Dienstplan

Kommt-Geht für Donnerstag

WICHTIG: Es muss immer die gesamte Kalenderwoche bzw. der gesamte mehrwöchige Rhythmus erfasst werden!

Planungscodes oder Aufgaben im Dienstrad

Wiederkehrende Planungscodes und Aufgaben können ebenfalls bereits im Dienstrad erfasst werden:

• Stundenweise: Im Kommt-Geht-Fenster die Planungscodes und Aufgaben hinterlegen oder
• Tageweise: den Planungscode oder die Aufgabe über den ganzen Tag legen

Wie die Planungscodes richtig eingetragen werden müssen, wird hier beschrieben.

Muster übernehmen

Wenn die Wochen fertig definiert sind, kann dieses Muster für die Zukunft übernommen werden:

1. Gesamte Woche(n) von Montag bis Sonntag markieren

2. Rechte-Maus-Klick: Muster übernehmen

Muster übernehmen auswählen

Bereich markieren und Muster übernehmen

Die eingetragenen Zeiten werden für die Zukunft übernommen.

• Darstellung "Wochenansicht":

Wochenansicht mit Kommt-Geht-Zeiten

• "Klassische" Monatsansicht:

Monatsansicht mit Dienstkürzeln

Gut zu wissen - das alles passiert automatisch im Hintergrund:

• Wochenzeitmodelle werden automatisch angelegt
• Dienste werden automatisch angelegt
• Dienste haben alle das Kürzel "D"
• Dienste sind in der Legende nicht sichtbar
• Dienste können über die Dienstsuche eingesehen werden
• automatische Berechnung des Beschäftigungsausmaßes des Mitarbeiters

Dienste auch am Feiertag eintragen

Wenn man das Wochenzeitmodell auch an Feiertagen eintragen möchte, so wählt man bei Muster übernehmen die Option "auch an Feiertagen":

"auch an Feiertagen" auswählen

• die Beispielwoche wird als Wochenzeitmodell übernommen und für die folgenden Wochen weitergeschrieben
• an Feiertagen wird ebenfalls ein Dienst eingetragen, je nach Kalendertag

Wochenzeitmodell beginnt in einer Rumpfwoche

Wenn das neue Wochenzeitmodell in einer Rumpfwoche beginnt, ist Folgendes zu beachten:

1. Die Dienstzeiten werden im Dienstplan erst in der ersten GANZEN Woche eingetragen.
2. Die Woche wird anschließend ausgewählt INKLUSIVE der Rumpfwoche (z. B. ab Mittwoch, 1. Mai)
3. Rechte-Maus-Klick: Muster übernehmen

Das Wochenzeitmodell wird somit bereits ab 1. des Monats hinterlegt.

Dienstkürzel definieren

Durch die Hinterlegung der Uhrzeiten und dem Muster übernehmen, werden im Hintergrund Dienstkürzel erstellt.

Diese haben immer automatisch das Kurzzeichen "D".

Soll das Kurzzeichen definiert werden, so kann dies über die Eingabe eines Tagtextes erfolgen.

Der hinterlegte Tagtext wird sodann als Kurzzeichen herangezogen.

Tagtext nicht für Dienst-Plansymbol verwenden

Ist eine Anpassung der Dienstkürzel bei Eingabe von Tagtexten nicht gewünscht, kann diese Funktion mit Hilfe der Parameters "Tagtext nicht für Dienst-Plansymbol verwenden" (Gruppe "Vorlage-Dienste") deaktiviert werden.

Wechsel Dienstzeiten

Wechselt ein Mitarbeiter seine Dienstzeiten, so kann das aktuelle Wochenzeitmodell zuerst beendet werden (Rechtsklick auf den letzten gültigen Tag -> Wochenzeitmodell beenden).

Dadurch sind die folgenden Tage wieder leer und die Dienstzeiten können wie oben beschrieben wieder neu definiert werden.

Wenn sich bei dem Mitarbeiter z. B. nur ein einzelner Tag ändert, so kann einfach dieser Tag abgeändert, die ganze Woche markiert und die Funktion "Muster übernehmen" ausgeführt werden.

Man muss somit nicht die ganze Woche neu definieren.

Dienstzeiten über Dialog eintragen

Die Dienstzeiten des Mitarbeiters - inklusive zugehörige Aufgaben - können auch über einen tabellarischen Dialog eingetragen werden.

1. Rechte-Maus-Klick am Tag, ab welchem das neue Wochenzeitmodell gültig sein soll
2. Muster über Dialog eingeben -> Anzahl der Wochen auswählen oder über Wochenanzahl eingeben eine beliebige Wochenanzahl festlegen.

Über Dialog eingeben

Anschließend wird man noch gefragt, wie viele Kommt/Geht-Zeiten pro Tag definiert werden sollen:

Anschließend öffnet sich der Dialog, mit welchem man die Dienstzeiten und Aufgaben (=Kurzzeichen der Aufgabe) erfassen kann:

Beispiel: Herr Test arbeitet jeden Montag 8-12 Aufgabe1 (a1), Dienstag 12-19 Aufgabe2 (a2) und Donnerstag 8-12 /13-18 sowie jeden 2. Samstag 8-14:

2 Wochen mit 1 Kommt/Geht

Im Dialog können folgende Parameter gesetzt werden:

• auch an Feiertagen eintragen:
  • nein -> Dienst wird am Feiertag nicht eingetragen
  • ja -> Dienst wird auch am Feiertag eingetragen
• Startwoche: Mit welcher Woche soll das Wochenzeitmodell am ausgewählten Tag starten (Der Tag ist in der Titelleiste neben dem Namen des Mitarbeiters sichtbar)
• Pause nach:
  • wird in den Kommt-/Gehtzeiten keine Pause freigelassen (durchgehende Eingabe 8-18), so kann man hier definieren, nach wie vielen Stunden automatisch eine Pause (=Lücke) im Dienst eingetragen wird
  • Die Pause verhält sich dann so, als ob man die Kommt-/Gehtzeiten aufgeteilt eingetragen hätte (8-12 und 13-18)
• Pause Dauer: Hier wird definiert, wie lange die hinterlegte Pause dauern soll (0,5 = halbe Stunde)
• Pause vor Mitternacht: wird dieser Parameter ausgewählt, so wird die automatisch hinterlegte Pause bei Nachtdiensten immer direkt VOR Mitternacht eingetragen (23:30-00:00)

In der Tabelle werden dann die jeweiligen Kommt-/Gehtzeiten eingetragen.

Sobald man die Zeiten mit OK bestätigt, wird das definierte Muster übernommen.

Aktuelles Wochenzeitmodell als Vorlage

Ändern sich nur einzelne Tage bzw. möchte man das aktuell hinterlegte Wochenzeitmodell als Vorlage verwenden, so muss man DIREKT auf "Muster über Dialog eingeben" klicken.

Anschließend öffnet sich die Tabelle mit den bereits aktuell hinterlegten Dienstzeiten und Aufgaben, welche dann direkt hier bearbeitet werden können.

Stichtag für die Änderung ist der Tag, an dem man den Rechte-Maus-Klick ausgeführt hat (Sichtbar in der Titelleiste neben dem Namen des Mitarbeiters):

Aktuell eingetragenes Wochenzeitmodell verwenden

Spezialitäten "Muster über Dialog eingeben"

Zukünftiges Wochenzeitmodell wird nicht überschrieben:

• Wurde in Zukunft für den Mitarbeiter bereits ein neues Wochenzeitmodell definiert und es wird davor noch ein WZM über Dialog erfasst, so überschreibt dieses nicht das Wochenzeitmodell der Zukunft
  • Beispiel: Mitarbeiter hat ab 01.06.2022 bereits ein neues Wochenzeitmodell für den Sommer hinterlegt, ab 01.10.2021 ändert sich das bestehende Wochenzeitmodell
    • Wird das Wochenzeitmodell mit 01.10.2021 mittels "Muster über Dialog eingeben" hinterlegt, so wird dieses nur von 01.10.2021 - 31.05.2022 für den Mitarbeiter hinterlegt
    • Ab 01.06.2022 bleibt das vorher bereits hinterlegte Wochenzeitmodell erhalten

Automatische Berechnung des Beschäftigungsgrades

Eine manuelle Pflege des Parameters "Beschäftigungsgrad in %" ist nicht mehr nötig.

Beispiel: MA arbeitet im 2-Wochenrad
    Woche 1: Mo 4 Std
             Di 7 Std
             Do 9 Std
    Woche 2: Mo 4 Std
             Di 7 Std
             Do 9 Std
             Sa 6 Std
   Summe der 2 Wochen: 46 Stunden
   Schnitt in 2 Wochen: 23 Stunden 
   Stunden Basis Vollzeit: 40 Stunden
   Beschäftigungsgrad: 23/40 = 57,50 Prozent

Der Beschäftigungsgrad wird mit Beginn des neuen Wochenzeitmodells in den Personalstammdaten automatisch hinterlegt:

Mitarbeiter-Stammdaten

Hinweis:

Damit diese automatische Berechnung aktiviert wird, muss der Parameter "Stunden Basis Vollzeit" gesetzt sein (im o.a. Beispiel also der Wert "40,00").

Verwendung bei Vorbereitungszeiten (Kindergärten)

Bei der Anlage von Vorlage-Diensten in Kindergärten, wenn im Dienstrad Vorbereitungszeiten eingeteilt werden, sind einige Punkte zu berücksichtigen.

Diese sind hier beschrieben.

Spezielle Anwendung: Vorlage-Dienste für den gesamten Dienstplan neu generieren lassen

Wenn sich die Einstellung in den Vorlage-Diensten ändert, wie beispielsweise:

• eine Kannarbeitszeit oder
• Nicht rechnen in die Dienste aufgenommen oder entfernt werden soll

Dann müsste man bei jedem Mitarbeiter die Dienstmuster neu übernehmen, damit die Dienste neu generiert werden.

Die kann für alle Mitarbeiter am Plan mit nur einem Mausklick ausgeführt werden:

• Rechte-Maus-Klick auf den Kalendertag, ab welchem die Dienste neu angelegt werden sollen

• Auswahl Muster neu übernehmen für Alle
• damit werden für alle Mitarbeiter die Wochenzeitmodelle und Dienste neu angelegt auf Basis
  • der aktuell hinterlegten Dienstzeiten und
  • der in den Systemeinstellungen hinterlegten Parameter für die Vorlage-Dienste

Muster neu übernehmen für Alle

Spezielle Anwendung: Vorlage-Dienste als Grundlage zum Kopieren von Diensten

Die Parametrierung der Vorlage-Dienste kann auch dazu genutzt werden, bestehende Dienste um Kannarbeitszeiten, Geht-zu-Spät, Kommt-zu-Früh usw. zu erweitern.

Eine Beschreibung dazu ist hier zu finden.

Weitere Links

• Wochenzeitmodell manuell erstellen (alte Methode)
• Wochenzeitmodell aus Muster übernehmen (neue Methode ab 2018.10)
• Parametrierung der Vorlage-Dienste