Der Personalstamm eines Mitarbeiters besteht aus mehreren Menüpunkten, welche verschiedene Parameter beinhalten. Diese Menüpunkte und deren Parameter werden in weiterer Folge näher beschrieben.
Allgemein
Im Menüpunkt "Allgemein" werden die wichtigsten Personalstammdaten eines Mitarbeiters definiert.
Folgende Eigenschaften des Mitarbeiters werden hier festgelegt:
- Personalnummer
- Zuname
- Vorname
- Kurzname
- Geschlecht
- Geburtstag
- Berufsgruppe
- Beschäftigt
- Stammplanungseinheit
- Beschäftigungsausmaß
- Überstundenbewertung
- Lohnartenumschlüsselung
- Selbstbedienungsbenutzer
- E-Mail-Adresse
Änderungen im Bereich der Personalstammdaten sollten mit Hilfe des 
in der Multifunktionsleiste erfolgen.
In weiterer Folge werden die wichtigsten Eigenschaften genauer erklärt.
Personalnummer
Die Personalnummer dient der eindeutigen Identifikation des Mitarbeiters und darf im System nur einmal vergeben werden.
Kurzname
Dieses Feld kann optional ausgefüllt werden und wird in der Praxis dazu verwendet, um im Dienstplan wichtige Informationen wie z.B. die Telefonnummer, das Beschäftigungsausmaß, etc. ersichtlich zu machen. Weiters kann der Kurzname im Besetzungsreport auf Wunsch angezeigt werden.
Berufsgruppe
Das zuweisen einer Berufsgruppe ist notwendig, um die bei der Berufsgruppe hinterlegten Eigenschaften, auf den einzelnen Mitarbeiter zu übertragen. Hierbei ist auf den Stichtag und den Verlauf zu achten, da bei Wechsel der Berufsgruppe (z.B. Schüler --> DGKP) eventuell andere Abrechnungsgrundlagen etc. beachtet werden müssen.
Beschäftigt
In diesem Feld wird das Eintrittsdatum des Mitarbeiters in das Unternehmen bzw. das Austrittsdatum angegeben.
Mutterschutz
Dieses Feld ist mit dem Datum zu befüllen, mit dem eine Mitarbeiterin ihre Schwangerschaft dem Arbeitgeber meldet. Ab diesem Datum treten für schwangeren Mitarbeiterinnen zusätzliche arbeitszeitgesetzliche Regelungen ein (z.B. dürfen diese ab Meldung der Schwangerschaft keine Nachtdienste mehr machen), welche von ALEX ab diesem Datum überprüft werden.
Stamm-Planungseinheit
Die Stamm-Planungseinheit stellt jene Planungseinheit dar, auf welcher der Mitarbeiter arbeitet. Bei Änderungen in diesem Feld ist der Verlauf zu betrachten, da die alte Stationszuteilung zu beenden ist.
Beschäftigungsausmaß
Anhand dieses Feldes werden die Sollstunden des Mitarbeiters im Monat berechnet. Diese Feld ist nur zu befüllen, sofern im Unternehmen mit sogenannten Sollverträgen gearbeitet wird.
Überstundenbewertung
Über den Bewertungsvertrag kann die Bewertung von Überstunden für den Mitarbeiter festgelegt werden.
Lohnartenumschlüsselung
Hier muss die jeweilige Lohnartenumschlüsselung dem Mitarbeiter zugewiesen werden, welche im vorhinein im Menüpunkt unter Lohnartenumschlüsselung zu definieren ist. Die Lohnartenumschlüsselung definiert, welche variablen Bezüge der Mitarbeiter erhält.
Selbstbedienungsbenutzer
In ALEX besteht auch die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre IST-Zeiten selbst erfassen. Dafür werden sogenannte "Selbstbedienungsbenutzer" angelegt. In diesem Punkt wird der Selbstbedienungsbenutzer dem Mitarbeiter zugewiesen, was bei Anlage des Selbstbedienungsbenutzers automatisch geschieht.
E-Mail Adresse
Die E-Mail-Adresse wird dann benötigt, wenn der Stundennachweis per E-Mail versendet wird. Stundennachweis_per_E-Mail Weiters wird sie benötigt, wenn ALEX-Apps im Einsatz sind, um die App-Configuration dem Mitarbeiter zu senden.
