Allgemeines
Mit Hilfe der Leistungserfassung können folgende Arbeitsabläufe abgebildet werden:
- Planung von speziellen Leistungen ("Aufgaben") für Mitarbeiter und Mitarbeitergruppen und Zuordnung auf Kostenstellen (eigene/fremde Betriebe) oder Kostenträger (Projekte)
- Planung und Abrechnung von Gerätschaften (alle Arten von Ausrüstungsgegenständen, die für die Leistungserbringung erforderlich sind)
- Hinterlegen von kalkulatorischen Stundensätzen für die interne Abrechnung
- Hinterlegen von Preislisten mit Verrechnungssätzen für die externe Abrechnung
- Erstellen von Arbeitsaufträgen, wahlweise auf Papier oder mobilen Endgeräten
- Zeitstempelverarbeitung für diese Tätigkeiten, wahlweise manuell auf einem Desktop oder direkt auf mobilen Endgeräten
- Vielfältige Auswertungsmöglichkeit
- Mitarbeiter-Stundennachweis mit Detailinformationen zur allen Tätigkeiten
- Rechnungen für eigene Betriebe ohne MwSt mit kalkulatorischen Stundensätzen
- Kunden-Rechnungen nach Preisliste mit MwSt-Ausweis
- Einnahmen-Übersichten für jeden Dienstleister
- Ausgaben-Übersichten für jeden Leistungsempfänger bzw. Kunden
Schematische Darstellung am Beispiel eines Gemeinde-Dienstleistungsbetriebs
Ansicht im Monatsplan
Für eine übersichtlich Ansicht der Tätigkeiten und Kostenstellen sollte bei der Darstellung "Zeitstempel anzeigen" eingestellt werden. Dann ist im Monatsplan genau ersichtlich, wo der Mitarbeiter welche Tätigkeit erbringt. Im Dienstplan werden in der Besetzung die jeweiligen Tätigkeiten angeführt.
Hier sind bspw. die Mitarbeiter von 8:00 - 12:00 in der Bücherei für die Brandschutzkontrolle.
Besetzung - Über/Unterbesetzung
Ausdruck Rechnungen
Wenn Mitarbeiter oder auch Geräte Leistungen für eine Kostenstelle erbringen, ist dies am Plan der jeweiligen Kostenstelle und der Rechnung ersichtlich. Hier werden die erbrachten Stunden mit dem jeweiligen hinterlegten Stundensatz berechnet.
Mit Klick auf das Symbol "Rechnung" kann die Rechnung geöffnet werden.
Preisliste/Preistyp
Wenn für gewisse Leistungen andere Stundensätze gelten, können diese mittels Preislisten/Preistyp extra hinterlegt werden. Bspw. wenn Leistungen anfallen für externe Versicherungen. Hier kann eine Rechnung an externe Versicherungen erstellt werden, welche andere Stundensätze enthält als für interne Leistungen.
Struktur im Alex:
- Eigenen Bereich für Externe Projekte
- Eigene Planungseinheit anlegen für jeweiliges externes Projekt (hier muss auch eine eigene Kostenstelle hinterlegt werden)
- Eigene Aufgabe anlegen (mit 'fixem' 'Kunden'-Plan)
Auf der Planungseinheit werden die Kostenstelle, die Lieferanten und die Preisliste hinterlegt.
Anlage Preistyp/Preisliste:
Dazu muss zuerst ein Preistyp definiert werden: Hier werden jene Geräte hinterlegt, für die ein anderer Stundensatz gelten kann. Ebenso kann hier ein Stundensatz für Mitarbeiter hinterlegt werden.
Danach muss über den Navigator eine Preisliste angelegt werden:
Bei der Preisliste werden dann die davor angelegten Preistypen hinterlegt. Pro Gerät kann dann der jeweilige Stundensatz hinterlegt werden.
Die angelegte Preisliste kann dann bei den jeweiligen Mitarbeitern/Geräten im Personalstamm hinterlegt werden. Wenn der Mitarbeiter Test Markus dann die Tätigkeit erbringt für die Kostenstelle Ext. Projekte, gilt der Stundensatz, welcher bei der Preisliste hinterlegt ist, und nicht der normale Stundensatz von 25.
