Unter Y-Index verstehen wir die
- Zusammenfassung (WER, WIEVIEL, zu welcher UHRZEIT)
- eines bestimmten Dienstplaneintrages (Dienste, Planungscodes, Aufgaben, ...)
- an einem bestimmten Tag.
Der Y-Index wird standardmäßig nur
- lokal
- für die aktuelle Ansicht und nur
- für die im ausgewählten Besetzungsreport verwendeten Objekte
- des eingeloggten Benutzers
berechnet.
| Y-Index: Eintrag für ein bestimmtes Objekt an einem bestimmten Tag |
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Der Y-Index kann neben der schnellen Übersicht in Besetzungsreport/Besetzungsansicht auch dazu dienen, die Einteilung von Diensten/Aufgabe/Planungscodes von mehreren Benutzern untereinander zu synchronisieren.
Zum Beispiel um zu verhindern, dass bei der Wunschdienstplanung von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig an einem Tag ein Nachtdienst eingetragen wird, obwohl nur ein Nachtdienst pro Tag benötigt wird.
Um diese Synchronisation zu aktivieren, kann im Reiter "Y-Index" des Dienstes (Aufgabe/Planungscodes/...) die Option '... Y_Index abgespeichert" aktiviert werden:
| Y-Index: Parameter in den Stammdaten des Dienstes |
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Wird dieser Parameter auf "JA" gesetzt, wird der Y-Index für dieses Objekt nicht mehr nur für den einen Benutzer berechnet, sondern global am Server verwaltet.
Dieser abgespeicherte Index hat auch noch den Vorteil, dass er in Besetzungsreports zur Verfügung steht, ohne dass die zugehörigen Dienstpläne eingelesen werden müssen. Das ist praktisch, wenn der Plan sehr groß ist, oder Mitarbeiter von mehreren Plänen betroffen sind (z. B. Kombi-Projekte von Nachtdiensten über alle Pläne).
Besetzungsreports sind eine wichtige Komponente für
- Aufgabenplanung,
- Wunschdienstplanung oder
- Leistungserfassung
Somit ist gerade bei diesen Themen auch die Frage nach dem Abspeichern des Y-Indexes relevant.
Damit die Gruppe "Y-Index" am Dienst bzw. Kombi-Projekt sichtbar wird, muss diese über das vereinfachte UI freigeschaltet werden.
Beispiel zur Erklärung
Zwei Mitarbeiter haben das Recht auf dem gleichen Plan ihre Wunschdienste einzutragen.
Der Besetzungsreport liefert dazu die Grenzen, wie oft jeder Dienst maximal pro Tag für diese Planungseinheit eingetragen sein darf: z. B. pro Tag maximal 1 Nachtdienst.
Arbeiten nun diese beiden Mitarbeiter gleichzeitig, dann könnten diese beiden Benutzer für einen gleichen Tag jeweils einen Nachtdienst eintragen und somit würden auf der Planungseinheit 2 Nachtdienste eingetragen werden können.
Das möchte man aber vermeiden.
Lösung
Bei allen Diensten / Kombiprojekten / Planungscodes, welche im Besetzungsreport für die Wunschplanung relevant sind, wird der Parameter "Y-Index abgespeichert" auf JA gesetzt.
Somit wird der Y-Index für diese Objekte zentral am Server verwaltet.
Trägt nun ein Mitarbeiter einen Nachtdienst z. B. am 07.07.2022 ein und speichert nicht, dann kann kein anderer Mitarbeiter einen Nachtdienst am 07.07.2022 eintragen.
Hat der Mitarbeiter bereits gespeichert, werden beim Versuch eines anderen Mitarbeiters einen Nachtdienst am 07.07.2022 einzutragen, zunächst die Objekte neu geladen und dann kann der Dienst eingetragen werden, die Besetzung zeigt die korrekte Anzahl an.
Wird - wie in unserem Beispiel - nur 1 Nachtdienst benötigt, so bekommt der Mitarbeiter nun einen schweren Fehler, weil die Maximal-Besetzung überschritten ist.
