Supervisorenschulung WEB: Unterschied zwischen den Versionen

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Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren ('''unabhängig von der Oberfläche''') mit Beginn Dienstplanung


=''' ABLAUF SUPERVISORENSCHULUNG WEB - Beginn mit Dienstplanung'''=
{| class="wikitable" style="" border="1" cellspacing="50" cellpadding="5"
|- style="background-color:#FFD317; text-align:center"
| colspan="2" |'''Ablauf'''
|-
|'''Inhalt'''
|'''Dauer'''
|- style="vertical-align:top"
|Supervisorenschulung Basis
|4 Stunden
|-
|Telefonschulung
|1 Stunde
|-
|Supervisorenschulung Aufbau
|4 Stunden
|}


Folgender Ablauf ist geplant:
='''SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS'''=
* I. Supervisorenschulung 1 (Dauer ca. 3,5 Stunden)
* II. Telefonschulung
* III. Supervisorenschulung 2 (Dauer ca. 3,5 Stunden)


='''I. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 1'''=
==Begrüßung==


== '''Begrüßung / Anfang'''==
*Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
* Kurze Begrüßung und Info über Alex (Seit 1992, ...)
*Ablauf
**1. Schulung: Dienstplanung
**Telefontermin zur Istzeiterfassung
**2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
*Verwendung Google Chrome
*Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
**Newsletter anmelden (jetzt)
**Webinare (Übersicht zeigen)
**Wiki mit Schulungsinhalten
*Login erklären
**Kundenkennung + Benutzername + Passwort


* Ablauf
==Benutzeroberfläche==
** heute 1. Schulung: Dienstplanschulung
** Telefontermin zur Stempel-/Istzeiten-Bearbeitung
** 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage


* Google Chrome verwenden
*Systemmenü
** Es wird eine Mail mit dem Link zum Herunterladen geschickt
**Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
**Passwort ändern
**Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
*Navigator
**zuletzt verwendet (20 Punkte)
**einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
**Navigatoransichten erklären


* Login erklären
==Dienstplan==
** Kundenkennung + Benutzername (Nachname = klein geschrieben) + Passwort


===Benutzeroberfläche erklären===
===Dienstplan öffnen===
*Symbolleiste
** Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
** Passwort ändern / undo / redo / Speichern


*Navigator mit Navigatorpunkten
*über Dienstplansuche
** zuletzt verwendet (20 Punkte)
*Reiter erklären
** einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
*Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
*Dienstplan öffnen & wieder schließen
*über zuletzt verwendet öffnen


===Kunde steigt in ALEX ein===
===Dienstplanoberfläche===
*Kunde steigt sofort mit korrektem Benutzer ein


*Änderung des Passwortes
*Werkzeugleiste
**Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
*Balken verziehen
*Monitor
**Benachbarte Wochen anzeigen
**Standard wiederherstellen
*Arbeitsblatt besprechen
**Namensspalte
***Personal sortieren
**Kalenderzeile
**Summenspalten
**Legende
***Zellen optimale Breite


*Passwort vergessen erklären
'''→ Bildschirmeinstellungen speichern'''


== '''Monatsplan''' ==
==Dienstplanung==
 
=== Monatsplan öffnen ===
* über Monatsplansuche
* Reiter erklären
* Monatsplan schließen
* über zuletzt verwendet öffnen
 
=== Monatsplan erklären ===
* Werkzeugleiste
** Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
** ein- / mehrzeilig
 
* Monitor
** Benachbarte Wochen anzeigen
** Wochensumme anzeigen
** Standard wiederherstellen (andere Computer – andere Ansicht)
 
* Arbeitsblatt besprechen
** Namensspalte
** Personal - kann sortiert werden
** Kalenderzeile (in Tooltip Kalenderwoche)
** Summenspalten
** Legende
 
--> KUNDE STELLT SICH BILDSCHIRM EIN
 
==''' Dienstplanung'''==
===Grundlagen===
===Grundlagen===


* Dienste
*Dienste eintragen
** Dienstzeiten in Ordnung?
**an einem Tag
** ev. Änderungen gleich machen
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
 
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
* Dienste eintragen
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
** Dienst anklicken – in den Tag reinklicken
*Dienste löschen
** Dienst mit durchziehen zeigen
**an einem Tag
** Dienst mit Löschsymbol löschen
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
** Dienste/Löschsymbol --> Achtung wieder zurücklegen
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger
** Kombidienst (T & ND) – mit rechter Maustaste in den Tag
*Kombidienst
 
*WZM anlegen (wenn notwendig)
* Planungscodes eintragen
**1. volle Woche Dienste erfassen
** Welche Planungscode sind vorhanden
**[[Wochenzeitmodell_erstellen |Wochenzeitmodell-Editor]] oder [[Wochenzeitmodell_aus_Muster_übernehmen#Wochenzeitmodell_aus_eingetragenen_Diensten_.C3.BCbernehmen | Muster übernehmen]]
** Planungscodes eintragen
*Planungscodes ganzer Tag
** kurz erklären wie die einzelnen Planungscode rechnen
**an einem Tag
 
**an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
* Besetzungsreport im Monatsplan erklären
**zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
** wie oft ist welcher Dienst pro Tag eingetragen
**löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
** 3. Kalenderzeile
**3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
 
*Planungscodes stundenweise
* Navigator ein- und ausblenden
 
WICHTIG: ALLES WIEDER RÜCKGÄNGIG MACHEN & NEU EINSTEIGEN
 
=== Kunde übt - Monatsplan öffnen / Dienste erfassen / Urlaub eintragen ===


=== Statuswechsel erklären ===
→ '''Alles rückgängig machen'''
* Nicht erzeugt
** es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)
** Dienste/Abwesenheiten können eingetragen werden --> Keine Summen
** Urlaubsplanung in Zukunft


* Planung
===[[Statustreppe]]===
** wenn Dienstplan geplant wird
** Summen werden nun mitgerechnet
** gesetzeskonform planen


* IST
*vollständig erklären
** nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
*Wechsel in Planung
** wie wird wirklich gearbeitet (Stempelungen, Diensttausch, Vertretungen)
*Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig
** AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)


=== Echt-Planung erfassen / WZ-Modelle anlegen ===
===Dienstplan erfassen===


=== Wochenzeitmodell===
===Arbeitszeitgesetz-Prüfungen===
→ Haben Sie Diensträder ?!
* JA: Wochenzeitmodellanlage herzeigen (STATUS „NICHT ERZEUGT“)


=== Kunde erfasst die "Echt-Planung" FERTIG ===
*Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen


=== Summenspalten erklären ===
===Summenspalten===
* angelegte Summenspalten erklären
* Wechsel Summenspalten erklären


'''Tankstellen'''
*Konten erklären
* Wochensummen erklären
* Wochensummen anzeigen / Monatssummen anzeigen


=== Arbeitszeitgesetz-Prüfungen===
===Statuswechsel ins IST===
*AZGs werden laut Einstellung geprüft
** Mindestruhe zwischen 2 Diensten: 11h
** maximale tägliche Arbeitszeit:
** max. wöch. Arbeitszeit: 
** max. wöch. Arbeitzeit im Schnitt    in    Wochen
** Mindestruhe in der Woche: 36h    (Montag 00:00 – Sonntag 24:00)


* Bei Verletzung
*spätestens am Monatsersten
** In der Planung schwerer Fehler (rotes X) – kann nicht in das IST gesetzt werden
**kann [[Statustreppe#Statusautomatik | automatisiert]] werden
** Im IST nur eine Warnung (gelbes Dreieck) – aber muss eig. Gesetzeskonform sein
*Stempelungen nur im IST sichtbar
** Im Monatsplan herzeigen (mehr Dienste eintragen)


=== Statuswechsel ins IST ===
==Istzeiterfassung==
* nur im Status IST sind Stempelungen sichtbar
 
== '''Istzeitenerfassung''' ==
===Grundlagen===
===Grundlagen===
* Besprechung von Dienstplanabweichungen
** Zusatzdienst
** Dienst löschen
** geplanten Dienst durch anderen ersetzen
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
** Pause gearbeitet, Pause verlängern
** Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
** Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen
* bei Bedarf Farbmarkierung anlegen
* Texte erfassen
* nächsten / vorigen Monat öffnen


=== optional Apotheken: Inanspruchnahme===
*Dienst ändern
* Bei Nachtdienst im Monatsplan über "spezielle Tageswerte" eintragen
*Zusatzdienst
* Lohnartenliste drucken - dort ist Inspruchnahme sichtbar
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*K/G Änderungen
**Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Pause gearbeitet, Pause verlängern
*Summen besprechen
*Texte erfassen
*optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
*nächsten / vorigen Monat öffnen


=== optional Tankstellen: Vertretungen ===
==Automatische Zeiterfassung==
* Vertretungen eintragen
* Lohnartenliste drucken --> Vertretungsstunden sichtbar


=== Optionale Funktionen===
*Lesegerät anschließen
* Erfassungswerkzeug zum Informationsaustausch
*Chips im Personalstamm hinterlegen
** Die Mitarbeiter können sich über den Jahresplan Texte anzeigen lassen
*Stempeluhr öffnen & erklären
** Mitarbeiter kann auf Textnachricht antworten (rechts klick auf Nachricht)


* Wunschurlaub
==Selbstbedienungsbenutzer==
** Selbstbedienungsbenutzer kann einen gewünschten Urlaub im Jahresplan über den Button Wunschurlaub eintragen (kann in jedem Status erfasst werden)
** Supervisor: mit "von-bis-Report" Wunschurlaub auswerten


==''' Stempeln & Selbstbedienungsbenutzer''' ==
*Berechtigungen nochmals besprechen
===Stempeln===
*Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
*Stempeluhr
*Info: Schulungen für SB-Benutzer müssen vom Kunden eingeplant werden
** Kunde bekommt Link per Mail
** Stempeluhr öffnen -> herzeigen
** Empfehlung Stempeluhr auf Desktop verknüpfen
*** Rechts oben Tool -> Tools -> App Verknüpfung erstellen
*** PC braucht Internet für Stempeluhr
* Lesegerät mit USB einstecken
* Chips den MA zuweisen
* Bei Austritt eines Mitarbeiters löscht sich Chipzuteilung automatisch
* bei Stempelfehler müssen Tage einzeln bearbeitet werden – Telefonschulung


=== Selbstbedienungsbenutzer===
==Ausdruck==
* mit Kunden abklären, welche Rechte der Selbstbedienungsbenutzer haben darf
* Anlage aller Selbstbedienungsbenutzer
** Achtung: E-Mail-Adresse hinterlegen für Passwort rücksetzen


== '''Ausdruck''' ==
*Stundennachweis
**für einen bzw. alle Mitarbeiter
*Dienstplan drucken
*Druckeinstellungen
**Anzahl Mitarbeiter pro Seite
**Summenschema hinterlegen
*Wochenausdruck


* Ausdruckeinstellungen: Auf Benutzerebene
==Jahresplan==
** Allgemein: Anzahl Seite pro Mitarbeiter in der Planung
** Monatsplan in Planung setzen: Planzeile drucken
** Monatsplan ins IST setzen: Istzeile drucken


* Monatsplan drucken
*Zeitbereich einstellen
** Monatsplan mit der Summenspaltenansicht "LEER" drucken, damit am Aushang keine Summen stehen (Datenschutz)
*nächsten öffnen
*Urlaubsplanung


*Woche drucken
==Abschluss==
** wenn gewünscht


* Stundennachweis
*Hilfe (Systemmenü)
** Für alle Mitarbeiter drucken
*Termine vereinbaren: Telefontermin &  2. Schulung
** Nur für einen Mitarbeiter drucken
*Zusammenfassung Aufgaben für Kunde
** kurz erklären:
***Datum, Dienst, Kommt/Geht (gestempelte Zeit), Soll, Ist, Anzahl der Dienste, Summen je nach Einstellung
** Hinweis: jene Zeitbereiche mit * wurde manuell korrigiert
** kann Stundennachweis ausdrucken und unterschreiben lassen
** bei Bedarf eigene Summenspaltenansicht für Stundennachweis anlegen und diese am System hinterlegen


=='''Jahresplan'''==
='''TELEFONSCHULUNG'''=


=='''Abschluss'''==
==Automatische Zeiterfassung==
* Resumee: so funktioniert ALEX - Fragen?
* Hilfe -> Kompaktübersicht herzeigen
* Einzugsermächtigung übergeben (bekommt man vom Christian)
* Viel mit Alex arbeiten am Anfang, Dienstpläne der nächsten Monate eintragen
* Termin Telefontermin besprechen  & 2. Schulung
* E-Mail Adresse für Handout erfragen, wenn nicht bekannt
* Arbeitsbericht unterschreiben lassen


= ''' II. TELEFONSCHULUNG WEB''' =
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


== '''Automatische Zeiterfassung (Stempelung)''' ==
==Manuelle Zeiterfassung==
Stempelfehler werden per Telefon gemeinsam korrigiert
* Standeskontrolle einschalten
* Stempelfehler immer mit der Standeskontrolle bearbeiten


* Umrandungen erklären / bearbeiten
*Umrandungen erklären
** Rot:    Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
*Istzeiterfassung wiederholen
** Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
**Dienst ändern
** Grün:    +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeit verschoben, richtig gestempelt
**Zusatzdienst
**Dienst löschen
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


* Fragezeichen bearbeiten
==Istzeiterfassung bestätigen==
** Oranges Fragezeichen:    kein Dienst hinterleg ->  Stempelung an freiem Tag
** Schwarzes Fragezeichen:  falsch gestempelt
*** Kommt ohne Geht
*** Mehrere Kommt-Zeiten für einen Tag
*** Mehrere Geht-Zeiten für einen Tag
*** Eine Kommt und 2 Geht-Stempelungen
** Grünes Plus:            bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
*** ev. System – erweiterte Organisation – Standeskontrolle – Minuten eingeben


* Stempelzeitbearbeitung
*Kalenderzeile
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
*** Einstempeln vor Dienstbeginn
*** Ausstempeln nach Dienstende
** Einstempeln nach Dienstbeginn
** Ausstempeln vor Dienstende
**Arztbesuch in Arbeitszeit


* rotes X → Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
='''SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU'''=


== '''Manuelle Zeiterfassung (es wird nicht gestempelt) '''==
==Begrüßung==
* offene Fragen klären


* IST-Zeitenberarbeitung noch einmal kurz durchgehen
*Ablauf
** Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
**Abrechnung
** Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Personalanlage
** Pause gearbeitet, Pause verlängern
**Dienstanlage
** Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
** Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)


== '''IST-Zeiten-Bestätigung '''==
==Offene Fragen==
* wurde Stempelung oder IST-Zeit bearbeitet, kann am Kalendertag "Istzeiterfassung bestätigen" ausgewählt werden, damit klar ersichtlich ist, dass dieser Tag schon korrigiert wurde


= ''' III. SUPERVISORENSCHULUNG WEB 2''' =
*Fragen auf Flipchart sammeln


== '''BEGRÜßUNG''' ==
==Wiederholung==
* Herzlich Willkommen
* Ablauf heute
** Abrechnung
** Personalanlage
** Dienstanlage


=== Offene Fragen klären ===
===Automatische Zeiterfassung===


== '''WIEDERHOLUNG''' ==
*Umrandungen erklären
*Dienst ändern
*Zusatzdienst
*Dienst löschen
*Planungscode eintragen
**ganzer Tag / stundenweise
*Standeskontrolle einschalten
**Schwarzes Fragezeichen
**Oranges Fragezeichen
**Grünes Plus
***ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
*Stempelfehler bearbeiten
**Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
**Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
*Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur


=== Stempelung ===
===Manuelle Zeiterfassung===
* rotes X: Hinweis, dass noch wo ein Stempelfehler ist
* Umrandungen erklären / bearbeiten
** Rot:  Minus zum geplanten Dienst, hohe Minuswerte ansehen
** Schwarz: Plus zum geplanten Dienst
** Grün: +/- 0 zum geplanten Dienst, jedoch Zeitverschoben, richtig gestempelt
* Fragezeichen bearbeiten
** Oranges Fragezeichen:    kein Dienst hinterlegt
** Schwarzes Fragezeichen:  falsch gestempelt
** Grünes Plus:            bestimmte Minuten über Kannzeit gestempelt
* Stempelzeitbearbeitung
** Stempelzeit im "Nicht-rechnen" -> wenn gewünscht Zeit anrechnen
** Arztbesuch in Arbeitszeit


=== IST-Zeitenbearbeitung (wenn nicht gestempelt wird) ===
*Umrandungen erklären
* Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
*Istzeiterfassung wiederholen
* Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
**Dienst ändern
* Pause gearbeitet, Pause verlängern
**Zusatzdienst
* Dienst fällt durch Krankenstand / Urlaub aus - Planungscodes hinterlegen
**Dienst löschen
* Dienstkombination (max. mit zwei Diensten möglich / Kombinationsdienst direkt anlegen)
**Planungscode eintragen
***ganzer Tag / stundenweise
**K/G Änderungen
***Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
***Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
***Pause gearbeitet, Pause verlängern


WICHTIG: IST-ZEITEN müssen alle richtig erfasst sein, damit richtig abgerechnet werden kann
→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann


=== Stundennachweis drucken ===
===Stundennachweis===
* für alle und nur einen Mitarbeiter drucken und erklären
* bei Kommt/Geht ein "Stern":  manuelle Korrektur
* nur im ersten Monat wird Korrekturwert angeführt (Zeitguthaben und Urlaubsrest)


*Empfehlung
*für einen bzw. alle Mitarbeiter
** kann den Stundennachweis von den Mitarbeitern unterschreiben lassen
*<nowiki>* bei manueller K/G-Korrektur</nowiki>
** nachdem der Stundennachweis von den Mitarbeitern kontrolliert wurde, abrechnen


===Summenspalten erklären ===
==Abrechnung==
* aktuelle Summenspaltenansichten nochmal besprechen
* Wechsel Summenspalten besprechen


== '''ABRECHNUNG''' ==
===Summenspalten===


=== Umbuchungen Ende [[Durchrechnungszeitraum]] ===
*Konten der Planungsansicht erklären
* Umbuchung bei einzelnen ausgewählten Mitarbeitern (Sonderfälle zuerst z.B. nur ein Mitarbeiter bekommt Stunden ausbezahlt)
*Wechsel Summenansicht
* Umbuchung aller Stunden bei allen Mitarbeitern
*Konten der Abrechnungsansicht erklären
* veränderte Summen / Werte lfd. besprechen


* Bedeutung Umbuchungen
===Abrechnung Ende [[Durchrechnungszeitraum]]===
** Verfallen lassen: Stunden werden gelöscht
** Bestätigen: Stunden werden MIT Bewertung ins nächste Monat mitgenommen
** Rollieren: Stunden werden 1:1 ins nächste Monat mitgenommen
** Auszahlen: Stunden werden mit jeweiliger Wertigkeit ausbezahlt


* schwarzes Dreieck bei D-Konto
*Abrechnung gemeinsam besprechen
** Abrechnung ist gemacht
*Abschlussbuchungen ausführen
** fährt man mit der Maus drauf, sieht man was mit den Stunden gemacht wurde
*veränderte Summen besprechen
*Umbuchung in Konten zeigen
**löschen der Umbuchung
*bei Bedarf Stunden auszahlen


* Fehlerhafte Umbuchungen können rückgängig gemacht werden
===[[Statustreppe]]===
** rechte Maustaste - Zeitkonto-Umbuchung - Umbuchung löschen


=== Plan in Status ABGESCHLOSSEN setzen ===
*vollständig erklären
*Plan abschließen


=== Überleitung/Abnahme ===
===Lohnarten===
* Lohnartenliste drucken
** werden alle gewünschten Daten übermittelt?
* optional: Erzeugen der Schnittstellen
** Kontaktaufnahme mit Steuerberater ob Schnittstelle eingespielt werden konnte / ob noch Änderungen vorzunehmen sind


--> '''Alles rückgängig machen'''
*Lohnartenliste
*Lohnartenexport (optional)


=== Kunde führt Abrechnung durch ===
→ '''Alles rückgängig machen'''


== '''[[Statustreppe]]''' ==
→ '''Kunde führt Abrechnung durch'''
* Erklärung: vollständige [[Statustreppe]] anhand von Flipchart


* Wiederholung:
===Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss===
** Nicht erzeugt
** es werden keine Summen gerechnet (außer Urlaub)  - sonst ist Alex so langsam
** es dürfen Dienste auch eingetragen werden, jedoch werden die Summen nicht richtig gerechnet.


*Planung
*Istzeiten korrekt
** wenn Dienstplan geplant wird
*keine schweren Fehler
** Summen werden nun mitgerechnet
*Abschlussbuchungen ausführen
** gesetzeskonform planen
*Statuswechsel auf Abgeschlossen
*Lohnartenliste, Stundennachweis,...


* IST
==Personal==
** nun sind 2 Zeilen vorhanden (Planung und IST)
** wie wird wirklich gearbeitet (Diensttausch, Vertretungen eintragen)
** AZG Verletzungen sind nur mehr Warnungen (gelbes Dreieck)


* Wechsel mit grünem Pfeil
===Anlage Personal===
** automatisch am 1. des Monats ins IST


* Info
*Kalenderzeile - "Neues Personal"
** abgeschlossene Pläne nach ca. 3 Monaten nicht mehr öffnen
*Erklärung: Stichtag - nicht verändern '''(IMMER 1. des Monats!)'''
** Korrektur über spezielle Monatswerte und erfasstem Text
*notwendige Stammdaten hinterlegen
*Anspruchszeilen anlegen
*Benutzer für neues Personal überarbeiten (optional)


== '''Stunden korrigieren''' ==
===Wechsel Beschäftigungsausmaß===
* über „spezielle Moantswerte“
* Vormonat -> tatsächlicher Wert
* Urlaub Korrekturwert -> +/- Wert


== '''ALEX - THE BIG PICTURE - Stammdaten'''==
*über Verlauf im Personalstamm anpassen


==''' Personalanlage''' ==
===Inaktivzeiten===


=== Anlage eines Mitarbeiters (über den Monatsplan) ===
===Austritt===
* Rechtsklick in der Kalenderzeile auf den Tag des Eintritts und „Neues Personal“ auswählen
* Erklärung: Stichtag
* Allgemein: Soll, Berufsgruppe, ...
* Urlaubszeile anlegen
** Stichtag: nicht verändern
** Zubuchungstag = Eintrittsdatum (Arbeitsjahr) / 01.01.1900 (Kalenderjahr)
** Zusatzanspruch
*** 0 bei Stunden
*** 25 bei Tagen (bei einer 5 Tage Woche)
*** bei 6 Urlaubswoche den Vollzeitwert z.B. 40 Stunden bzw. 30 Tage eingeben
 
=== Ansprüche (Korrekturwert oder Startwert) ===
*Bei Korrekturwert: Wird im 1. Jahr die Zubuchung aliquotiert
*Bei Startwert: Wird im 1. Jahr nichts aliquotiert, da keine Zubuchung drinnen ist


Bei Änderung von Ein-/Austritt oder Beschäftigungsausmaß in einem Anspruchsjahr mit manueller Korrektur, können die Anspruchskonten falsche Werte enthalten
*Rechte-Maus-Klick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"
 
Dies betrifft im Besonderen das erste Anspruchsjahr in ALEX
 
===Wechsel des Beschäftigungsausmaß===
* In jenes Monat im Monatsplan gehen, wo neues Beschäftigungsausmaß ist
* Mitarbeiter öffnen und Beschäftigungsausmaß einfach ändern
 
===Austritt===
* Über Monatsplan – rechtklick am letzten Tag - Austritt
* wurde Austritt falsch eingeben bitte bei uns anrufen, wir ändern es


===Wiedereintritt===
===Wiedereintritt===
* über Kalenderzeile im Monatsplan
'''--> alles rückgängig machen!!!''''
=== Kunde legt Testmitarbeiter an ===
== '''Dienste''' ==


=== Dienstanlage an einem Beispiel vorzeigen - Empfehlung Dienst KOPIEREN ===
*Kalenderzeile - "Wiedereintritt"
* Allgemein
** Plansymbol – wie der Dienst am Monatsplan angezeigt wird
* Korrektur des Zeitbereichs mit dem UHRENSYMBOL
* Pausen
** bei Bezahlte Pausen: Anmerkung – bezahlte Pause: Zeit dazu schreiben (nach 5h Dienst)
** bei unbezahlter Pause: Pausenzeit als nicht rechnen hinterlegen (wenn gestempelt wird)
** nach 6. Std. Dienst → ½ Stunde Pause 
** nach 10. Std. Dienst → 1 Stunde Pause


* Zeitbereiche erklären
'''→ Alles rückgängig machen'''
** Normalzeit; hier muss der MA hier sein
** Kann-Zeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
** Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet


* Dienst auslaufen lassen
'''→ Kunde legt Testmitarbeiter an'''
** ein Kreuz bei einem Dienst bedeutet im Monatsplan bedeutet, das der Dienst abgelaufen ist, die Zeit rechnet Alex trotzdem


*Achtung: man kann bei einem Dienst der schon einmal im IST verwendet wurde, den Zeitbereich nicht ändern
==Dienste==
** alten Dienst kopieren
** neuen bearbeiten
** alten Dienst auslaufen lassen


* bei Bedarf "Individualdienst" anlegen
===Anlage Dienst===
** Kannzeit von 00:00 Heute – 00:00 Morgen hinterlegen
** rechnet keine Stunden ins Total, kann jederzeit stempeln


'''--> alles rückgängig machen'''
*Dienst kopieren
**Kopierten Dienst abändern
**Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt


=== Kunden selbst einen Dienst anlegen lassen ===
*Zeitbereiche erklären
**Normalzeit: hier muss der MA hier sein
**Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
**Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet


'''→ Alles rückgängig machen'''


'''→ Kunde legt Dienst an'''


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[[Kategorie: Schulungschecklisten]]

Aktuelle Version vom 6. November 2024, 08:36 Uhr

Checkliste zur kompakten Schulung von Supervisoren (unabhängig von der Oberfläche) mit Beginn Dienstplanung

Ablauf
Inhalt Dauer
Supervisorenschulung Basis 4 Stunden
Telefonschulung 1 Stunde
Supervisorenschulung Aufbau 4 Stunden

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT BASIS

Begrüßung

  • Kurze Einleitung und Info über Alex (Seit 1993, ...)
  • Ablauf
    • 1. Schulung: Dienstplanung
    • Telefontermin zur Istzeiterfassung
    • 2. Schulung: Abrechnung, Personal- und Dienstanlage
  • Verwendung Google Chrome
  • Regelmäßig Up-To-Date bleiben:
    • Newsletter anmelden (jetzt)
    • Webinare (Übersicht zeigen)
    • Wiki mit Schulungsinhalten
  • Login erklären
    • Kundenkennung + Benutzername + Passwort

Benutzeroberfläche

  • Systemmenü
    • Unterschied erklären: Aussteigen über die Tür bzw. über das X
    • Passwort ändern
    • Rückgängig/Wiederherstellen/Speichern
  • Navigator
    • zuletzt verwendet (20 Punkte)
    • einblenden und wegblenden über Navigatorsymbol
    • Navigatoransichten erklären

Dienstplan

Dienstplan öffnen

  • über Dienstplansuche
  • Reiter erklären
  • Datumsauswahl erklären + AUSFÜHREN
  • Dienstplan öffnen & wieder schließen
  • über zuletzt verwendet öffnen

Dienstplanoberfläche

  • Werkzeugleiste
    • Zellen kleiner / größer / breiter / schmäler / höher / niedriger
  • Balken verziehen
  • Monitor
    • Benachbarte Wochen anzeigen
    • Standard wiederherstellen
  • Arbeitsblatt besprechen
    • Namensspalte
      • Personal sortieren
    • Kalenderzeile
    • Summenspalten
    • Legende
      • Zellen optimale Breite

→ Bildschirmeinstellungen speichern

Dienstplanung

Grundlagen

  • Dienste eintragen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Dienste löschen
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger
  • Kombidienst
  • WZM anlegen (wenn notwendig)
  • Planungscodes ganzer Tag
    • an einem Tag
    • an mehreren Tagen (einzeln oder "durchziehen")
    • zurücklegen bzw. blauer Zeiger oder wechseln
    • löschen mit rechter Maustaste - "Planungscode löschen"
    • 3. Kalenderzeile (Anzahl pro Tag)
  • Planungscodes stundenweise

→ Alles rückgängig machen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Wechsel in Planung
  • Bildschirmeinstellung ein-/mehrzeilig

Dienstplan erfassen

Arbeitszeitgesetz-Prüfungen

  • Einstellungen besprechen und Beispiele herzeigen

Summenspalten

  • Konten erklären

Statuswechsel ins IST

  • spätestens am Monatsersten
  • Stempelungen nur im IST sichtbar

Istzeiterfassung

Grundlagen

  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • K/G Änderungen
    • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
    • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
    • Pause gearbeitet, Pause verlängern
  • Summen besprechen
  • Texte erfassen
  • optional: Sonderabrechnung erfassen (Inanspruchnahmen, etc.)
  • nächsten / vorigen Monat öffnen

Automatische Zeiterfassung

  • Lesegerät anschließen
  • Chips im Personalstamm hinterlegen
  • Stempeluhr öffnen & erklären

Selbstbedienungsbenutzer

  • Berechtigungen nochmals besprechen
  • Regelung für Benutzer + Passwort besprechen
  • Info: Schulungen für SB-Benutzer müssen vom Kunden eingeplant werden

Ausdruck

  • Stundennachweis
    • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • Dienstplan drucken
  • Druckeinstellungen
    • Anzahl Mitarbeiter pro Seite
    • Summenschema hinterlegen
  • Wochenausdruck

Jahresplan

  • Zeitbereich einstellen
  • nächsten öffnen
  • Urlaubsplanung

Abschluss

  • Hilfe (Systemmenü)
  • Termine vereinbaren: Telefontermin & 2. Schulung
  • Zusammenfassung Aufgaben für Kunde

TELEFONSCHULUNG

Automatische Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Dienst ändern
  • Zusatzdienst
  • Dienst löschen
  • Planungscode eintragen
    • ganzer Tag / stundenweise
  • Standeskontrolle einschalten
    • Schwarzes Fragezeichen
    • Oranges Fragezeichen
    • Grünes Plus
      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
  • Stempelfehler bearbeiten
    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

  • Umrandungen erklären
  • Istzeiterfassung wiederholen
    • Dienst ändern
    • Zusatzdienst
    • Dienst löschen
    • Planungscode eintragen
      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

Istzeiterfassung bestätigen

  • Kalenderzeile

SUPERVISORENSCHULUNG KOMPAKT AUFBAU

Begrüßung

  • Ablauf
    • Abrechnung
    • Personalanlage
    • Dienstanlage

Offene Fragen

  • Fragen auf Flipchart sammeln

Wiederholung

Automatische Zeiterfassung

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      • ev. Einstellung der Minuten für Anzeige grünes Plus anpassen
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    • Farbliche Hinterlegung der Uhr im K/G erklären
    • Stempelzeit im "Nicht-rechnen" wenn gewünscht anrechnen
  • Stundennachweis: * bei manueller K/G-Korrektur

Manuelle Zeiterfassung

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      • ganzer Tag / stundenweise
    • K/G Änderungen
      • Verlängerung (vor Dienstbeginn, nach Dienstende)
      • Verkürzung (späterer Beginn, früheres Ende)
      • Pause gearbeitet, Pause verlängern

→ Istzeiten müssen richtig erfasst sein, damit abgerechnet werden kann

Stundennachweis

  • für einen bzw. alle Mitarbeiter
  • * bei manueller K/G-Korrektur

Abrechnung

Summenspalten

  • Konten der Planungsansicht erklären
  • Wechsel Summenansicht
  • Konten der Abrechnungsansicht erklären

Abrechnung Ende Durchrechnungszeitraum

  • Abrechnung gemeinsam besprechen
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • veränderte Summen besprechen
  • Umbuchung in Konten zeigen
    • löschen der Umbuchung
  • bei Bedarf Stunden auszahlen

Statustreppe

  • vollständig erklären
  • Plan abschließen

Lohnarten

  • Lohnartenliste
  • Lohnartenexport (optional)

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde führt Abrechnung durch

Zusammenfassung Abrechnung & Abschluss

  • Istzeiten korrekt
  • keine schweren Fehler
  • Abschlussbuchungen ausführen
  • Statuswechsel auf Abgeschlossen
  • Lohnartenliste, Stundennachweis,...

Personal

Anlage Personal

  • Kalenderzeile - "Neues Personal"
  • Erklärung: Stichtag - nicht verändern (IMMER 1. des Monats!)
  • notwendige Stammdaten hinterlegen
  • Anspruchszeilen anlegen
  • Benutzer für neues Personal überarbeiten (optional)

Wechsel Beschäftigungsausmaß

  • über Verlauf im Personalstamm anpassen

Inaktivzeiten

Austritt

  • Rechte-Maus-Klick am letzten Beschäftigungstag - "Austritt"

Wiedereintritt

  • Kalenderzeile - "Wiedereintritt"

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Testmitarbeiter an

Dienste

Anlage Dienst

  • Dienst kopieren
    • Kopierten Dienst abändern
    • Original Dienst auslaufen lassen, wenn nicht mehr benötigt
  • Zeitbereiche erklären
    • Normalzeit: hier muss der MA hier sein
    • Kannzeit: hier kann der MA hier sein, Stempelzeit wird automatisch gerechnet
    • Nicht rechnen: Zeit wird nicht gerechnet

→ Alles rückgängig machen

→ Kunde legt Dienst an

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